公司存货内部控制实施细则.docx

存货内部控制实施细则 1 存货管理目标 1．1 存货业务目标 存货业务目标是指企业对各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料、代销代管存货、委托加工存货、代修存货等进行经营管理业务中应达到的目标，具体内容如图1所示。  图1 存货业务目标 1．2 存货财务目标 3 存货管理业务流程 1 请购与采购控制流程 请购与采购控制流程 业务流程 序号 责任 部门/人 配合/支持 部门 不相容 职责 监督检查 方法 相关 制度 1 仓储部 相关部门 审核 审批 检查预算方案是否符合企业预算管理要求 《存货采购申请制度》 2 仓储部 采购部 审核 审批 检查安全库存和订货批量制定是否科学合理 《存货采购申请制度》 3 采购部 相关部门 检查申请汇总是否属实 《存货采购申请制度》 4 仓储部 检查物资库存是否账实相符 《存货采购申请制度》 5 仓储部 采购部 审核 审批 检查补仓采购计划是否和库存分析一致 《存货采购申请制度》 6 采购部 质检部、 技术部 审核 审批 检查供应商的选择谈判是否符合企业要求 《采购与验收管理制度》 7 采购部 审核 审批 检查合同审批流程以及物资跟踪工作 《采购与验收管理制度》、 《合同法》 8 仓储部 采购部、 质检部 检查物资入库验收的规范性和账务处理的真实性 《验收与保管制度》 2 验收与保管控制流程 验收与保管控制流程 业务流程 序号 责任 部门/人 配合/支持 部门 不相容 职责 监督检查 方法 相关 制度 1 仓储部 采购部、 质检部 检查收货人员组织是否到位 《验收与保管制度》 2 仓储部 采购部 检查物资与采购单据是否一致 《验收与保管制度》 3 质检部 采购部、 仓储部 审核 检查是否按照检验规范进行物资验收 《验收与保管制度》 4 采购部 仓储部 检查与供应商的沟通情况，问题解决办法 《验收与保管制度》 5 仓储部 采购部 检查入库验收流程是否依照企业规程操作 《验收与保管制度》 6 仓储部 检查存货是否合理、是否符合企业库位管理规定 《验收与保管制度》 7 仓储部 相关部门 检查是否执行企业日常仓储管理规定，是否存在安全隐患 《验收与保管制度》 8 仓储部 检查存货信息更新的及时性和完备性，是否账实相符 《验收与保管制度》 4 存货业务流程相关细则、办法、制度 4．1 验收与保管制度 制度名称 验收与保管制度 制度编号 受控状态 执行部门 监督部门 生效日期 第1章 总则 第1条 目的 为加强对存货验收与保管的控制与管理，维护存货的安全与完整，根据国家相关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。 第2条 范围 本制度适用于公司存货验收与保管的相关控制与管理工作。 第3条 职责分工 1．仓储部是存货归口管理部门，负责协助存货验收工作，办理入库手续，进行仓库管理和存货储存管理等工作。 2．采购部、质检部负责存货数量、质量等的验收工作。 财务部负责存货结算、付款工作。 第2章 存货验收控制 第4条 公司对于外部购买的原材料等存货，入库前必须办理验收入库手续。 1．仓储部人员、采购部人员根据采购订单、入库通知单上的物资信息，与供应商提供的存货核对是否一致，名称、价格、数量、规格等如不一致，应通知采购部相关人员处理。 2．仓储部人员检查供应商提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据。 仓储部人员检查包装完好程度，清点实物数量，质检人员对实物进行质量检查。 4．物资经过清点与检查后，相关人员进行签字验收并填制《验收单》，仓库管理人员填制《外购存货入库单》，在物资外包装处注明存货编号、名称、规格、数量、入库日期等，并准备入库。 5．采购人员应将《验收单》、《外购物资入库单》、合法的商业发票等相关资料送交财务部门办理付款手续。 6．如有破损、受潮、变质等情况，质检人员应进行初步的损失预估，在物资包装上贴不合格标签，并在《验收单》（如下表所示）上注明。 验收单 编号： 日期： 年 月 日 物资名称 规格 批号 数量 采购日期 到货日期 供应商编号 供应商名称 检验记录 检验项目 检验标准 检验结果 合格 不合格 备注 总评 □合格 □不合格 采购 经办人 检验员 仓储部 验收数量 □足额 □短缺 7．仓储部人员根据采购合同所规定的细则登记损失情况并办理入库手续或者拒绝入库，由采购相关人员与供应商协商处理。 第5条 公司自制的产成品、材料等入库时需经质检人员检验，通过后才可以作为存货办理入库手续，仓储部人员进行入库登记并填制自制存货台账。 第6条 对于采购后不直接入库而发至使用现场的外购存货，按公司规定采用适当的方法进行检验并办理出入库手续。 第7条 对于已售商品的退货入库，仓储部应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。 第3章 存货结算与付款 第8条 财务部按照公司付款、外购物资审批手续要求采购人员办理好相关的审批，对采购人员提交的付款资料（订货单、采购合同、验收报告、入库单、合法的商业发票等）进行财务审核。 第9条 财务部重点审查存货采购的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，审核无误后再办理付款手续。 第10条 财务部及时、准确地编制记账凭证并将支持性凭证（订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票等）附在记账凭证的后面，每月应根据记账凭证准确、及时地记入“存货”、“货币资金”、“应付账款”等分类明细账中。 第11条 财务部定期与仓储部进行账账核对，确保账目正确。 第12条 财务部每月月底与供应商进行货款结算核对，考虑到买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素，公司与供应商的月末余额应保持一致。 第4章 存货验收过程中的问题处理 第13条 对于实物已到但结算发票未到的外购存货，每月月底仓储部人员与财务部应根据采购人员提供的资料（如采购合同等），及时办理暂估入库手续并在下月初及时冲回。 第14条 交货数量超过“采购量”部分应予退回，超过量较小的，仓储部人员需询问采购部经办人和部门负责人意见，同意入库的办理验收入库手续，并备注超交数量。 第15条 交货数量未达订购数量时，以补足为原则，仓储部应通知采购部联络供应商处，经总经理或主管副总同意的，可免予补交，但需附相关记录说明。 第16条 紧急存货交货时，若仓储部尚未收到入库通知，仓储部经办人员应先洽询采购部，确认无误后，方可办理验收入库手续。 第5章 存货入库与储存 第17条 存货进出库需进行登记，仓储部建立库存台账，每日根据出入库凭单及时登记核算，编报库存日报和库存月报。 第18条 装卸、搬运存货过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证完好无损。 第19条 公司进行仓储定位管理，将不同的存货分类、分区管理。 第20条 仓储部建立码放位置图、标记、存货卡片，并置于明显位置以便出入库存取。存货卡片上载明存货名称、编号、规格、型号、产地或厂商、有效期限、储备定额等。 第21条 仓储部注意仓库的温度与湿度，保持良好的通风，保持干燥、不潮湿。 第22条 仓库内需设有防水、防火、防盗等设施，仓库管理人员需定期检查与保养，发现故障及时维修排除，保证库内存货的安全。 第23条 仓库管理人员每日清扫并保持仓库环境卫生，做好防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘等各项工作，每次作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。 第24条 考虑到效率与安全，公司制定仓库作业时间，并保证各相关人员严格执行。 第25条 仓库管理人员需做好安全保卫工作，严禁无关人员进入库区。 第26条 公司建立健全出入库登记制度，对因工作需要出入库的人员、车辆按规定进行盘查和登记，签收“出门证”或填写“出入门证”。 第27条 夜间定时巡逻，提高警惕。 第28条 仓储部会同财务部、采购部等部门协商制定合理的采购批量和库存安全量，经公司总经理审批通过后执