内部控制-采购与验收控制细则.docx

采购与验收控制细则 细则名称 采购与验收控制细则 细则编号 受控状态 执行部门 监督部门 生效日期 第1章 总则 第1条 目的 为规范公司采购与验收作业，明确采购及验收人员的工作职责，加强采购过程控制与采购质量控制，特制定本细则。 第2条 适用范围 公司的采购活动以及采购物资验收活动均应遵照本细则办理。 第3条 职责 1．采购部负责采购的计划、组织与实施工作。 2．仓储部收货人员负责物资的清点、登记以及按照实际数量填报验收单等工作。 3．质检部人员根据标准严格执行质量检查验收，不合格品验收不予通过。 第4条 控制原则 1．结合生产经营需要开展物资采购工作，保障原材料和各项物资的连续供应。 2．在保障供应的前提下，选择优质物资，确保采购物资质量合格。 3．开拓货源基地，优化供应渠道，降低采购成本。 4．验收工作严格执行公司验收标准，杜绝违规、违法及暗箱操作。 第2章 采购申请与审批 第5条 物资需求部门填写《物资需求单》，详细注明需求物资的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等，并提交部门经理审批。 第6条 物资需求部门将经部门经理审批通过后的《物资需求单》提交采购部，采购部汇总并结合年度采购计划和库存情况编制公司的《采购申请单》，按权限规定报相关领导审批。 第7章 采购部将经审批通过的《采购申请单》交财务部，财务部根据本期预算及财务总监的意见审核批准并盖章。 第8条 若无法于需用日期办妥采购申请单，必须及时通知请购部门。 第9条 物资需求部门若需要变更申请采购物资的规格或数量，必须立即通知采购部，及时根据实际情况更改采购计划。 第10条 紧急采购应填写《紧急采购申请表》，经部门经理审批后，由公司采购总监核准后才能列入采购范围。 第11条 紧急采购时，由请购部门于“备注”栏注明原因并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。 第12条 材料检验须试车方能实施者，物资需求部门应于“备注”栏注明“试车检验”及“预定试车期限”。 第13条 免开请购单事项规定如下。 公司规定零星采购及小额零星采购物资项目、招待用品采购项目免开请购单，请购部门填写《行政总务品申请单》委托行政部办理。 第3章 采购过程管理 第14条 公司采购部根据采购物资的性质选择采购方式，一般采用招标采购、询价议价采购、定价采购、公开市场采购等方式（如下表所示）。 采购方式说明表 采购方式 采用说明 适用范围 招标采购 1．对物资采购的所有条件，包括物资名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则以及投标押金等信息予以详细列表，登报公告 2．在规定时限内收齐投标供应商的标书并准备开标工作 3．根据供应商报价、服务等进行评标，确定中标单位 4．招标过程出现舞弊行为或结果高于底价时，采购人员有权废标，以议价处理 对于大宗、贵重和批量性物资的采购可采取招标采购的方式 询价、议价采购 1．选择3家以上符合采购条件的供应商作为询价对象 2．供应商提供报价的物资规格与请购规格不同时，采购人员应送需求部门确认 3．对于已核定的材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据 4．针对品质、交期、服务等方面进行谈判 对于市场供应充足的材料、用品或项目物资，可采用询价议价方式获得最优价格 定价采购 通过定价以现款收购 采购物资数量巨大、无法由一两家供应商全部提供，或是市面上该物资匮乏时，可采用定价采购的方式 公开市场采购 公开市场采购是指采购人员在公开交易或拍卖场所进行的随时动机式的采购，价格的变动较为频繁 一般适合用于大宗物料的采购 第15条 供应商选择程序 1．采购人员应不定期收集供应商信息，收集内容包括供应商的资质、经营范围、服务质量等。 2．采购人员应从生产需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商，根据考察结果编写《供应商情况分析表》，详细登记供应商各方面的情况。 3．采购部经理根据《供应商情况分析表》初步筛选符合条件的供应商，分析各供应商优劣，确定两家以上备选合作供应商。 4．采购部相关人员与备选供应商谈判，主要以产品规格、交货期确认、价格和后期服务为重点谈判项目，其中，采购价格要符合公司底价制定要求。 5．采购部相关人员根据谈判结果拟定供应商选定方案，报主管副总与总经理审核。 6．采购部根据审批结果选定供应商，并拟定采购合同。 第16条 采购部协同生产部经理、质检部经理、财务部经理、法务人员等召开采购合同评审会，根据《供应商情况分析表》等对采购合同进行评审，提出评审意见，并确定供应商的采购份额。 第17条 若采购合同金额在总经理审批权限内，采购合同由公司总经理批准执行；若采购合同金额超出总经理审批权限，采购合同需上报董事会审批，同时递交评审会意见。 第18条 采购部代表公司签署采购合同，采购部人员执行采购，并将《采购申请表》和采购合同转交财务部进行结算付款。 第19条 采购部人员负责跟进供应商履约情况，填写《采购工作日报》并上报相关部门，确保按进度完成采购作业。 第4章 采购价格管理 第20条 公司各有关单位和部门均有义务协助提供价格讯息，以便采购部进行比价参考。 第21条 采购部根据调查价格信息对采购物资成本进行分析，目的在于确定物资成本的合理性和适当性。进行成本分析的项目包括以下7项。 1．物资的制作方法和生产工艺。 2．物资制作所需的特殊设备和工具。 3．物资生产所耗费的直接或间接的人工成本。 4．物资生产所耗费的直接或间接的材料成本。 5．物资生产制造所需费用或者外包费用。 6．物资营销费用。 7．物资管理费用以及税收。 第22条 公司通过对物资价格的计算（如下表所示）确定供应商的价格底线，协助进行采购谈判。 物资价格计算说明表 计算公式
说明 P——物资的价格 X——物资生产制造所需材料的用量 a——物资所需材料的单价 Y——物资生产制造所需要的标准时间（主要作业时间+作业准备时间） b——单位时间的工资率 c——单位时间的费用 d——修正系数，主要指非正常状态下的特殊情况，包括赶货、试用样品的生产等 Z——物资生产商的预期利润 第23条 采购价格审核审批。 1．采购人员询价、议价完成后，于《请购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。 2．采购部经理进行审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部经理亲自与供应商议价，并将议价结果报公司主管副总与总经理审核。 3．主管副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。 第24条 已核定的采购单价如需上涨或降低，应以《单价审核单》形式重新报批，且附上书面的原因说明。 第25条 对于单价涨跌的审核，应参照价格的审核审批流程执行。 第26条 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。 第5章 采购物资验收 第27条 采购验收时必须有采购人员、质检员、收货员三方同时在场，指定的第一验收人员不在时可让替补验收员验收，但必须有指定的三方人员验收。 第28条 验收结束后，采购人员、质检员、收货员三方应当在《验收单》（如下表所示）上签字，方可