内部控制-验收与保管制度.docx

验收与保管制度 制度名称 验收与保管制度 制度编号 受控状态 执行部门 监督部门 生效日期 第1章 总则 第1条 目的 为加强对存货验收与保管的控制与管理，维护存货的安全与完整，根据国家相关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。 第2条 范围 本制度适用于公司存货验收与保管的相关控制与管理工作。 第3条 职责分工 1．仓储部是存货归口管理部门，负责协助存货验收工作，办理入库手续，进行仓库管理和存货储存管理等工作。 2．采购部、质检部负责存货数量、质量等的验收工作。 3．财务部负责存货结算、付款工作。 第2章 存货验收控制 第4条 公司对于外部购买的原材料等存货，入库前必须办理验收入库手续。 1．仓储部人员、采购部人员根据采购订单、入库通知单上的物资信息，与供应商提供的存货核对是否一致，名称、价格、数量、规格等如不一致，应通知采购部相关人员处理。 2．仓储部人员检查供应商提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据。 3．仓储部人员检查包装完好程度，清点实物数量，质检人员对实物进行质量检查。 4．物资经过清点与检查后，相关人员进行签字验收并填制《验收单》，仓库管理人员填制《外购存货入库单》，在物资外包装处注明存货编号、名称、规格、数量、入库日期等，并准备入库。 5．采购人员应将《验收单》、《外购物资入库单》、合法的商业发票等相关资料送交财务部门办理付款手续。 6．如有破损、受潮、变质等情况，质检人员应进行初步的损失预估，在物资包装上贴不合格标签，并在《验收单》（如下表所示）上注明。 验收单 编号： 日期： 年 月 日 物资名称 规格 批号 数量 采购日期 到货日期 供应商编号 供应商名称 检验记录 检验项目 检验标准 检验结果 合格 不合格 备注 总评 □合格 □不合格 采购 经办人 检验员 仓储部 验收数量 □足额 □短缺 7．仓储部人员根据采购合同所规定的细则登记损失情况并办理入库手续或者拒绝入库，由采购相关人员与供应商协商处理。 第5条 公司自制的产成品、材料等入库时需经质检人员检验，通过后才可以作为存货办理入库手续，仓储部人员进行入库登记并填制自制存货台账。 第6条 对于采购后不直接入库而发至使用现场的外购存货，按公司规定采用适当的方法进行检验并办理出入库手续。 第7条 对于已售商品的退货入库，仓储部应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。 第3章 存货结算与付款 第8条 财务部按照公司付款、外购物资审批手续要求采购人员办理好相关的审批，对采购人员提交的付款资料（订货单、采购合同、验收报告、入库单、合法的商业发票等）进行财务审核。 第9条 财务部重点审查存货采购的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，审核无误后再办理付款手续。 第10条 财务部及时、准确地编制记账凭证并将支持性凭证（订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票等）附在记账凭证的后面，每月应根据记账凭证准确、及时地记入“存货”、“货币资金”、“应付账款”等分类明细账中。 第11条 财务部定期与仓储部进行账账核对，确保账目正确。 第12条 财务部每月月底与供应商进行货款结算核对，考虑到买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素，公司与供应商的月末余额应保持一致。 第4章 存货验收过程中的问题处理 第13条 对于实物已到但结算发票未到的外购存货，每月月底仓储部人员与财务部应根据采购人员提供的资料（如采购合同等），及时办理暂估入库手续并在下月初及时冲回。 第14条 交货数量超过“采购量”部分应予退回，超过量较小的，仓储部人员需询问采购部经办人和部门负责人意见，同意入库的办理验收入