内部控制具体制度——存货管理.docx

存货管理制度总则为了加强对公司存货的内部控制和管理防范存货业务中的差错和舞弊保护存货的安全完整提高存货运营效率以及加强对成本核算的内部控制和管理防范产品成本失真提高成本管理水平根据中华人民共和国会计法上海证券交易所上市公司内部控制指引内部会计控制规范存货试行和企业内部控制具体规范存货征求意见稿等法律法规并结合公司的实际情况制定本制度本制度适用于晋城蓝焰煤业股份有限公司以下简称晋城煤业本部分公司及所属全资子公司和控股子公司以下简称各单位参股子公司可参照执行释义存货是指企业在日常生产经营过程中持有以备出售或者仍然处在生产过程或者在生产或提供劳务过程中将消耗的材料或物料等包括各类材料商品在产品半成品产成品等存货管理的组织机构和职责股份公司财务部门的相关职责负责对供应分公司以及各矿供应部门财务部门的存货管理监督检查负责对库存物资的盘盈盘亏以及残次存货处置进行审核负责各单位的成本核算负责编制公司的设备配件采购计划设备租赁部相关职责负责设备及配件的入库验收以及不合格品的处置负责库存设备及配件的保管保养以及安全管理负责库存设备及配件的发放工作负责整理各种帐册单据报表凭证等资料定期与财务部门对帐负责库存设备及配件的定期盘点工作供应分公司相关职责负责材料的入库验收以及不合格品的处置负责库存材料的保管保养以及安全管理负责库存材料的发放工作负责整理各种帐册单据报表凭证等资料定期与财务部门对帐负责库存材料的定期盘点工作运销分公司相关职责负责制定发运计划负责产品调运管理各矿的供应部门相关职责负责自购材料设备配件入库验收和不合格品的处置负责股份公司采购直接送达本单位的材料设备配件的入库验收和不合格品的处置负责库存材料设备及配件的保管保养以及安全管理负责库存材料设备及配件的发放工作负责整理各种帐册单据报表凭证等资料定期与财务部门对帐负责库存材料设备及配件的定期盘点工作各矿的产品仓储部门相关职责负责原煤产品煤的入库验收负责原煤产品煤的仓储保管安全管理负责产品的装车负责出入库产品的登记建帐并定期与财务部门对账存货管理岗位分工原则要求公司应当建立存货业务的岗位责任制明确内部相关部门和岗位的职责权限确保办理存货业务的不相容岗位相互分离制约和监督存货业务的不相容岗位至少包括存货的请购与审批审批与执行存货的采购与验收付款存货的保管与相关会计记录存货发出的申请与审批申请与会计记录存货处置的申请与审批申请与会计记录公司应当配备合格的人员办理存货业务办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德遵纪守法客观公正公司要定期对员工进行相关的政策法律及业务培训不断提高他们的业务素质和职业道德水平公司内部除存货管理部门及仓储人员外其余部门和人员接触存货时应由相关部门特别授权如存货是贵重物品危险品或需保密的物品应当规定更严格的接触限制条件必要时存货管理部门内部也应当执行授权接触授权审批规定公司应建立存货管理的授权审批制度存货管理的相关部门与经办人员应严格履行授权审批程序审批人应严格遵守审批权限不得超越权限审批经办人应当在职责范围内按照审批人的批准意见办理存货业务对于审批人超越授权范围审批的存货管理业务经办人员有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权部门报告授权审批内容可以参见下表存货管理审批权力矩阵审批部门及人员审批事项需用单位供应分公司股份本部高管层董事会承办人领导仓库财务部领导财务部分管副总总经理总经理办公会董事长全体成员存货发放提出审批计划员审核取得存货为对方抵顶债务一般性验收审核审核审核审核审批重大验收审核审核审核审核审议审批存货盘盈盘亏一般性提出审核审核审核审核审批重大提出审核审核审核审核审议审批残次存货处置一般性提出审核审核审核审核审批重大提出审核审核审核审核审议审批存货管理内控程序图存货管理内控程序仓储部门负责验收的人员对物资进行验收验收合格后出具验收报告单办理入库登记手续并登记入帐如验收不合格则报告采购部门协调处理仓库保管人员对库存物资进行保管保养并定期盘点需用单位领用物资需要填写领用单经过审批后到仓库领取仓储部门在认真核对领用手续后按照物资发放原则给予领用单位所需物资如果存货发生损坏灭失变质和长期积压等情况保管人员应及时上报根据审批权限规定相关领导对存货处置进行审批存货取得验收与入库内控要求所有外购物资必须是有计划凭合同采购入库依据材料采购计划订货合同到货情况的通知和随货所附的有关资料或凭证进行验收接受投资者投入的存货其实有价值和质量状况应当经过中介机构评估和检查并与筹资合同或协议的约定相一致取得的存货为对方单位抵顶债务的该类存货的取得应经过公司采购部门质检部门财务部门和管理层审核批准对大额抵债应经过董事会审核批准其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议材料设备及配件的入库验收按照采购与付款管理制度相关规定执行原煤产品煤入库验收原煤及产品煤入库要严格执行过衡制度保证计量准确率产品煤要严格分级仓储建立入库产品的登记帐制度财务部门按照公司会计制度的规定根据入库单验收证明及发票对验收仓储部门1存货取得验收入库仓储部门2存货保管需用部门3领用仓储部门4发放物资仓储部门5存货处置审批部门6处置审批合格的存货及时办理入账手续正确登记入库存货的数量与金额对月末货物已到发票未到的存货采购部门应统计采购数量提供采购合同及运输单证等采购信息交财务部门进行材料暂估入账财务部门根据采购合同单价或其他合理的不含税价格暂估材料成本入帐公司仓库设置实物明细账详细登记经验收合格入库的存货的类别编号名称规格型号计量单位数量单价等内容并定期与公司财务部核对对代管代销暂存受托加工的存货应单独记录避免与公司自有存货相混淆仓储与保管内控要求材料设备及配件仓储与保管内控要求公司的仓储物资保管严格按照材料仓库管理办法设备配件仓储管理办法的相关规定执行材料入库保管要根据材料的物理化学工艺性质以及材料之间的可容性防火安全要求等分区分类分库房存放存货储存遵循防火防水防压的原则库内存货应定点定位定量严格执行管理查出变质物资应及时报告并处理储存区域分为合格品区不合格区待验区和报废品区各类物资严格按区域存储仓库必须根据上级和公安安监部门的有关规定结合仓库规模的大小和储存材料的特点组建安全组织建立安全保卫制度制定安全操作规程设置专职或兼保卫人员具体措施参见附件材料仓库管理办法的相关规定材料入库分类储存应符合以下条件优质钢材有色金属水泥油脂橡胶皮革制品油毛毡等怕雨露侵袭怕潮湿怕尘土的材料应存入封闭式库房仪器仪表工具锡锭等要求保持一定温度的材料应存入具有保温装置的库房中液体燃料硝酸硫酸火药雷管等易燃易爆有毒的材料应存入危险品库房大型钢材钢轨铸铁管生铁锭块等对雨淋日晒严寒暑热的作用不发生或较少发生影响的材料一般可以露天存放但要做好上盖下垫中小型钢材木材电缆胶带等怕雨淋日晒但受温湿度以及风尘的影响不大的材料可存放在料棚中库房的货架货位和货区料棚料场的料区要根据库房料棚料场的结构情况按照四号定位五五摆放的保管方法科学的布置和安排充分利用仓容面积力求做到库尽其用物尽其所便于收发保管装卸搬运和安全作业供应部门及各生产单位应当建立存货管理岗位责任制明确各岗位在值班轮班入库检查货物调运出入库登记仓场清理安全保卫情况记录等各方面的职责任务并定期或不定期地进行检查保管员应坚持每日巡仓和物资抽样检查定期清理仓库呆废料对于储存期已满的物资应及时通知有关部门及人员重新检验易燃易爆危险物品应有专门指定的库房按有关部门规定又专人负责管理贵重物品要入箱上锁具体执行参见附件爆破器材管理办法和油库管理制度材料保养要根据材料的各种性能技术要求如怕热怕晒怕冷怕潮怕震怕光等结合当地的自然条件采取防热降温防寒保暖驱热降潮防于保湿防霉变防虫害防锈蚀防尘砂等科学的合理的养护方法进行原煤产品煤仓储保管内控要求各矿应该建立原煤产品煤仓储管理岗位责任制明确各岗位在值班轮班入库检查货物调运出入库登记仓场清理安全保卫情况记录等各方面的职责任务并定期或不定期地进行检查矿调度指挥部根据生产及外运情况制定储煤计划检查落实储煤情况原煤井地测队定期测定储煤场存煤量选煤厂根据新旧储煤场储量合理安排存储并做好防火防盗防扬尘防滑坡工作储煤仓原煤仓和产品仓应强化安全责任制度在明显区域设置禁止烟火标志牌和产品标识牌储煤仓要严格按规定品种进行仓储严禁混装及杂物入仓在储煤仓内或仓上进行电火焊作业时应制定电火焊措施并经矿总工程师审批后方可作业原煤生产井通风区应每班对储煤仓进行瓦斯检测并填写检测记录当瓦斯浓度超过规定时应通知选煤厂采取瓦斯抽放措施公司存货清查盘点执行存货盘点管理办法定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点及时发现并掌握存货的灭失损坏变质和长期积压等情况财务部门应根据有关制度规定取得期末存货减值信息并进行处理存货发生盘盈盘亏的应查明原因分清责任并及时报告公司管理层审核批准后进行处理对于重大盘盈盘亏的应报告公司董事会审核批准后进行处理存货领用发出与处置内控要求存货领用公司各业务部门因生产管理基本建设等需要领用原材料等存货的应当履行审批手续填制领料凭证领料单位领用材料时填制材料领用单领用单要有领料单位领导和领料人签字或盖章供应部门计划员按照批准的计划对领料单进行审批领料人持经过审批的领料单到总库领料仓库保管员按经过审批后的材料领用单进行审核发料实际发料数量规格必须与仓库主管审核后的材料领料单一致存货发出仓库应根据经过审批的材料移拨单材料领料单和物资调拨代让售单凭证进行发料仓库发放材料要坚持按照核对发放凭证备料复核点交和清理的步骤进行仓库保管员发放材料要认真审核发放凭证的材料名称规格型号数量用途批示等内容对名称规格型号不清用途不明凭证涂改非专职人员领料和无正式发放凭证等均不准发放仓库要坚持交旧领新和先发旧后发新的制度对规定交旧领新的材料实行以旧换新对有修复的材料实行先旧后新仓库发放材料要坚持执行先进先出易损先发的原则对于有保管期限的材料要在有效期内发出积压材料在不影响使用的前提下优先发放实发数量必须等于或小于批准数量不得大于批准数量材料发放计量方法要与验收的计量方法相一致过磅计量验收入库的过磅计量发放理论计量验收入库的理论计量发放量方计量验收入库的量方计量发放仓库根据供应部门计划员签批的退料凭证接收退库材料坚持在哪个库领的在哪个库退的原则按照材料仓库管理办法中的入库验收有关规定验收接收材料并审核退库凭证领用手续不全或不合规的仓库拒绝发放材料特殊情况使用白条的应由供应部门主管领导批准并在日内补全手续仓库对入库验收发现数量或质量问题的材料在未处理以前禁止发放特殊情况需要发放的由供应部门主管领导批准仓库发放钢材钢丝绳电缆等材料要向领料单位提供质量证明书等证件对于批量到货分割领料的要提供质量证明书抄件加盖质量证明书印章仓库保管员发放材料结束后必须认真做好填写发放凭证加盖印章登记台帐清理凭证等项工作仓库的发放凭证必须格式统一填写完整字迹清楚印章齐全产品销售执行销售与收款管理制度有关规定产品调运联办值班人员负责电话接收各矿报装的煤炭品种数量并于当日八点三十分反馈至计划员编制日计划计划员负责接收联办上报的铁路承认车以及各矿煤炭品种数量情况在科长的综合平衡整体部署下确定分流向分品种的当日装车量并报至联办进行作业联办值班人员接到当日的装车计划后根据公司计划部门下达的月度生产计划表和各矿的实际情况统筹安排各矿的配空数量并向铁运处下达配空单由铁运处将空车核实数量检查车况后分送各装车矿点联办值班人员根据分流向分品种的定车指示通知各装车矿点进行装车各装车矿点将所检查的车况情况和装车的车号和数量品种报给联办同时开始装车联办经过记录整理后分别制出煤炭装车登记表和货物运单联办将所制的分品种流向到站的装车登记表交给铁运处当班站调作为站场编组的依据货物运单作为装车交付依据由联办送交车站产品调运管理要求严格按照月度计划编制日请车计划收货人到站数量等都不得擅自变动煤炭发运后次日登记发运台帐严格掌握每个用户的煤炭发运情况任何用户不得超计划发车日煤炭发运作业大表一律由计算机打印非特殊情况不得手工填写或修改因运输流向生产等特殊情况需经主管处领导批准同意后方可调整日煤炭发运作业大表收货人到站品种数量等要素要确保日作业大表和日发运明细表数据的一致性以保证财务和统计数据的一致坚决禁止无计划请车和装车发运煤炭特殊情况下如年度交替月计划不足等情况时需供应分公司主管领导批准同意后方可执行无计划装车或擅自调整日煤炭发运作业大表未造成损失属于一般责任事故造成损失属于重大责任事故产品装车要求产品装车严格执行车皮检查和清车制度认真核对车皮车号按要求的商品煤品种进行装车严禁混装根据选煤产品质量情况及商品煤质量要求合理配煤保证商品煤质量严格执行过衡制度计量准确率应控制在车范围内装车完毕后选煤厂外运车间要填写车辆进出矿登记表注明商品煤装车时的车号品种数量装车时间批次值班员等内容并将装车情况电话报告公司运销分公司联办公司铁运处调度和选煤厂调度控制室车辆出矿前在确认公司驻矿质检站采取商品煤煤样包括灰分水分硫分限下率等后方可放行存货处置对外捐赠存货应当履行审批手续签订捐赠协议捐赠对象应当明确捐赠方式应当合理捐赠程序应当可监督检查存货进行对外投资执行投资管理制度履行审批手续公司应当在期末对存货进行全面清查如由于存货毁损全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因使存货成本高于可变现净值的应按可变现净值低于存货成本部分计提存货跌价准备对于残次存货的处置由供应部门财务部门以及相关部门共同提出处置方案经公司管理层批准后实施对于重大处置经公司董事会批准后实施公司审计部门对存货的处置方式处置价格等进行审核重点审核处置方式是否适当处置价格是否合理处置价款是否及时足额收取并入账出口煤炭损耗比率途耗港耗每年由公司财务会同有关部门进行一次核定确定损耗比率在损耗比率以内据实核销超过损耗比率对销售部门进行处罚出现盈吨给予奖励在煤炭发运和港口存煤管理中如发生不可抗力的自然灾害损失作专项处理各单位应妥善保管存货取得验收入库保管领用发出及处置等各环节凭证资料并定期与财务部核对发现问题及时处理监督与检查公司各部门生产单位及子公司存货管理制度的执行情况应接受公司审计部财务部供应部门销售部门的监督检查应定期或不定期重点对如下内容进行检查并将检查结果以书面形式向上级领导报告检查内容存货业务相关岗位及人员的设置情况重点检查是否存在不相容职务混岗的现象存货业务授权批准制度的执行情况重点检查授权批准手续是否健全是否存在越权审批行为存货收发保管制度的执行情况重点检查存货取得是否真实合理存货验收手续是否健全存货保管的岗位责任制是否落实存货清查盘点是否及时正确存货处置制度的执行情况重点检查存货处置是否经过授权批准处置价格是否合理处置价款是否及时收取并入账存货会计核算制度的执行情况重点检查存货成本核算价值变动记录是否真实完整及时控制文件材料仓库管理办法设备配件仓储管理办法爆破器材管理办法油库管理制度设备配件发放制度材料移拨单材料领料单物资调拨代让售单验收报告单入库单产品明细账附则制度的起草与归口管理本内部控制制度体系由蓝焰股份公司内部审计部起草董事会通过后正式下达内部审计部归口管理股份公司要求各单位分公司全资和控股子公司根据自身特点和管理需要制定的实施细则和管理办法应提交股份公司内部审计部备案制度的修订本内部控制制度体系根据需要不定期进行修订股份公司本部各职能部门和所属单位分公司全资和控股子公司均有权根据需要对制度体系的内容提出修改意见并提交内部审计部内部审计部负责收集整理各单位提出的修改意见并安排有关人员进行专题讨论对修改信息进行全面评估后组织编辑修改内部控制制度体系文件本内部控制管理制度体系由蓝焰股份公司内部审计部负责解释