采购与付款、销售与收款控制制度.docx

采购与付款、销售与收款控制制度 第一章 总则 第一条 为规范公司的采购与付款、销售与收款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制定本公司采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第二条 除非特别说明，本制度所称内部控制制度是指采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第三条 建立公司内部控制制度应达到以下基本目标： （一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现； （二）建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行； （三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整； （四）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。 第四条 公司内部控制坚持如下原则： （一）关键点控制原则：针对业务处理过程中的关键控制点，将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节； （二）符合国家有关法律法规和本公司的实际情况，全体员工必须遵照执行，任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力； （三）保证公司内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督； （四）成本效益原则：公司在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求，如果无法确认控制点所带来的收益，则应考虑满足既定控制前提下，使控制成本最小。 第二章 采购与付款内部控制制度 第五条 公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、验收和会计处理等环节（附图一）。公司生产用物资采购，在需要时，对此流程进行修改，然后执行。 第六条 公司各科研项目小组必须按照公司资金管理制度的有关规定，在月初合理预计本月的设备和物资采购量，财务部据之编制月度资金预算。 第七条 公司所有固定资产和科研项目小组所须实验用试剂、物料实行零库存管理，在需要时，提出请购申请交采购部采购。 （一）科研项目小组需要采购设备或物资时，由使用人员填写请购单一式两联。 （二）职能部门需要采购设备时，由使用人填写申请单一式两联。 （三）科研项目小组请购单应交负责人签字，职能部门请购单应交部门经理签字，如果请购内容超出了月度资金预算，科研项目小组请购单须报中心主任签字、职能部门请购单应交执行总裁签字。 （四）经签字批准后的请购单一份请购人员留底，一份交物资采购部。 第八条 公司职能部门和科研项目小组所须日用办公物品，由公司办公室统一保管，保管人员应该建立实物领用登记簿。每月初，办公室根据各科研项目小组和各职能部门的办公物品使用申请，合理确定本月办公物品采购量并报财务部。 第九条 办公室办公物品管理员应该制定每种办公物品库存的控制上下限，执行限额管理。 （一）原则上，控制下限不超过公司一周的使用量，控制上限不高于公司一月的使用量。 （二）当办公物品库存不足控制下限时，填写请购单，请购数量等于控制上限减去实际库存量。 （三）请购单一式两联，需经办公室主任签字，如果采购内容超出了月度资金预算，须报执行总裁批准。 （四）经签字批准后的请购单一份请购人员留底，一份交物资采购部。 第十条 采购部在接到相关部门或人员的请购单后，应该编制采购单一式两联，详细列明采购物的价格、数量、规格、供应商等资料，区别情况处理。 （一）如果采购金额不超过1000元，采购部直接采购。 （二）如果采购金额超过1000元，但不足10000元，采购部应填写采购单并送财务部审批签字。 1．财务部应该不断积累公司所用设备和办公物品的相关价格资料，用以判断采购部所报价格的合理性。 2．财务部认为价格合理的，予以签字盖章，将一联采购单留底，用以和验收单核对。 3．财务部认为价格不合理的，注明详细情况，并将采购单返回采购部，要求其重新编制。 4．采购部取得财务部签字确认的采购单后，执行对外采购。 （三）如果采购金额超过10000元，采购部应该填写采购单，并牵头进行采购合同的谈判与签定。 1．采购合同的谈判应该由至少两个部门参加，除采购部外，物品使用部门和财务部都可以参与合同的谈判，大额采购应由三个部门同时参与谈判。 2．大型设备的采购应该坚持技术谈判和商务谈判分离的原则，由使用部门牵头进行技术谈判，采购部门牵头进行商务谈判，谈判结果报公司总裁办公会决策。 3．小额采购合同财务不能参与谈判的，在合同签字之前，必须报财务部会签同意。 4．采购部根据签定的合同，要求供应商按时、按质、按量提供采购物品。 （四）对于公司需求量大、日常不断消耗的物品，采购部应该与至少两家供应商签定年度采购框架协议，以降低价格、标准供应。 第十一条 采购物资到货后，由请购人员现场验收，验收单一式三联，经验收人员、采购人员签字后，一联由采购人员保管、一联由请购人员保管、一联连同发票一起交财务部报帐。 第十二条 财务部接到验收单和发票后，与采购单或采购合同核对，核对不一致的，由采购人员说明情况并报财务总监批准，方可入帐。 第十三条 如果验收时出现数量或品质与采购但或采购合同不符，采购部应填写退货通知单一式三联，一联由采购部留存，附于采购、验收单后归档；一联送财务部门；一联通知供应厂商退货。 第十四条 公司与采购有关的付款遵照资金管理制度的有关规定执行。 第十五条 公司在采购与付款业务程序中，应保证以下职务的相互分离： 1．采购人员不能同时负责采购物资的验收保管。 2．采购人员、保管人员、使用人员不负责账务的记录。 3．采购人员与负责付款审批的人员分离。 4．审核付款人员与付款人员分离。 第三章 销售与收款内部控制制度 第十六条 销售与收款业务程序内部控制制度包括销售部门、财务部门、保管部门及其它销售与收款业务的参与人（附图二）。 第十七条 销售与收款业务程序的主要环节包括报价、信用调查、接受订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的账务处理等。 第十八条 在销售与收款业务程序应保证以下职务的相互分离： （一）接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作。 （二）填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作。 （三）开具发票的人不能同时负责发票的审核工作。 （四）办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作。 （五）记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。 （六）会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。 第十九条 公司销售部门应该制定恰当的销售政策，明确定价原则、信用标准和条件、收款方式以及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容，强化对商品发出和账款回收的管理，避免或减少坏账损失。 第二十条 公司销售人员应该关注市场情况及公司的销售情况，按基本报价表，在公司授予的一定权限内，结合客户的需求及竞争者的报价情况，向客户报价。 （一）