销售和收款循环的内部控制
一、销售及收款循环
文件类别
作业项目
编 号
页 次
流程图
销售和收款循环内控作业程序
销售及收款循环作业流程图
销售计划作业程序
客户授信作业程序
订单处理作业程序
预收货款及签证押汇作业程序
交货作业程序
开立销货发票作业程序
应收帐款作业程序
客诉处理及销货退回作业
客诉处理及销货折让作业
收款作业程序
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销售及收款循环作业流程图
内部控制制度
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销售及收款循环
作业项目
作 业 程 序 及 控 制 重 点
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销售计划作业
一、控制的作业程序
1.配合年度预算作业,预测未来一季乃至二或三年之销售变化情形。
2.业务单位于制定销售目标前,应由下列各项基础着手:
以往年度销售情况。
市场占有率及竞争者状况。
国内外经济景气状况。
产业状况。
产品开发计划。
售价政策及促销计划。
其它可能影响销售预测之因素。
3.依据上述之基础了解后拟定未来方向。
4.未来方向确定后考虑自身资源及经营策略,提出销售预测目标。
5.每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。
二、控制的重点:
1.预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。
2.预测是否包含短、中、长期预测,并适时修正之。
3.预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。
4.公司是否依规定定期举办营业会议并做成议事录。
一、参考信息:
1.预算管理办法
2.营业会议议事录
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客户授信作业程序
一、作业程序:
新客户要求信用交易时,由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入「客户基本资料表(业务部)」,并预估客户之每月交易金额后,拟定欲申请之信用交易金额,送业务部门主管签核。
业务部门主管签发信用交易金额后,由业务助理送交财务部征信,征信人员依『授信管理办法』进行征信作业,再将征信数据及意见汇总填入「客户基本资料表(财务部)」,呈请权责主管核定其信用交易金额。
权责主管核定其信用交易金额后,征信人员进入ERP《营业管理循环体系》建立客户之信用交易额度。
若信用评估不佳,仍须接此订单,则由总经理决定是否要求担保抵押或保证,或是要求现金付款。
信用交易额度变更时需重新填写「客户基本数据表(业务部)」,再依『授信管理办法』规定办理。
「客户基本数据表(业务部)」、「客户基本数据表(财务部)」及「超出信用额度申请书」由财务部征信人员留存,并定期复核客户之信用额度。
征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时,经初步查明证实,应立即通知业务部门停止信用交易,俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请;业务人员对于有问题之客户应进行了解,以决定因应之对策。
二、控制重点:
1.是否建立客户征信数据并随时更新。
2.客户授信总额是否经适当核准。
3.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。
4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写「超出向用额度出货申请书」并呈权责主管核准。
5.对于授信不佳之客户,其交易型态是否考虑变更。
一、参考文件:
1.授信管理办法。
二、使用窗体:
1.客户基本数据表(业务部)。
2.客户基本资料表(财务部)。
3.超出信用额度出货申请书。
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订单处理作业程序
一、作业程序:
1.接单:
业务人员接获客户订单或询价时,若客户价格在合理售价范围内可接单,若客户询价或订单不在合理售价范围内,则由主管确认后报价。
业务部接获客户订单或签订合约书后,应先检查各项交易条件是否齐全,订单或合约内容撰写是否清楚,若有涂改是否经适当盖章核准。
接获客户订单后,业务人员需进入ERP《库存管理盘点体系》检视库存量,库存不足时,则依『CP-1请购作业程序』进行请购。
业务经与客户确认销售交易条件后,由业务助理于ERP订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据,并打印「内部订单」呈权责主管核准。
2.订单变更:
受订后在未出货前才准予受理变更。
「内部订单」若有变动,经权责主管确认后,业务助理进入ERP《营业管理体系》制作「订单变更单」,打印变动后「内部订单」通知厂商。
二、控制重点:
1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。
2.需订定合约者,其处理是否符合公司相关规定。
3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。
4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。
一、使用窗体:
1.内部订单
2.订单变更单
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预收货款及签证押汇作业
一、作业程序:
1.T/T方式:
财务部出纳人员收到T/T款后,通知帐务人员及业务助理依『CS-5交货作业程序』办理出货之相关作业。
退回客户之预付款
A.由业务助理填写「退回预收(溢付)款申请书」,交由帐务人员核对应退回之金额,连同预收货款之「收款冲账单」转回业务助理并呈权责主管签核。
B.经权责主管核准后,业务助理将前述单据交由帐务人员,并由帐务人员于ERP《财务管理循环体系》制作「收款冲账单」冲转原收款分录。
C.出纳人员核对上述A.所附凭证据无误后,于ERP《财务管理循环体系》将「收款冲账单」抛转传票并呈权责主管核准后,办理退回溢收之预付款给客户。
2预收信用状:
业务助理接到信用状时先审核其内容,若有不符则通知客户修改信用状,然后再依『CS-5交货作业程序』制作相关文件办理出货。
信用状押汇之相关文件(包括发票、汇票、承兑申请书、保险单、提单、INVOICE、PACKINGLIST等)由业务助理汇整转交出纳人员办理。经银行审查无误后,由银行拨款转入公司存款账户。
出纳人员确认入帐后,通知帐务人员及业务助理进行帐务及出货之相关作业。
二、控制重点:
1.确实注意付款条件,并于收到客户T/T或信用状时,详加核对其金额与条款是否与订单相符。
2.核对出口文件与信用状的内容及条款是否相符。
3.客户的汇款及押汇金额入帐后,其金额是否与「销货(送货)单」相符。
一、使用窗体:
1.退回预收(溢付)款申请书。
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交货作业程序
一、作业程序:
1.出货管理
(1)业务助理每日依据客户订单或ERP《营业管理循环体系》之’’客户订单现况明细表”作为出货管制基准。
(2)出货时业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「出货申请单」,并抛转为「销货(送货)单」及「销货成品(出库)单」,前述窗体ERP系统会自动编号并列出客户名称、货品名称、数量及出货日期。
(3)业务助理打印「销货(送货)单」一式四联,呈权责主管签核,核准后制作麦头、标签。
(4)业务助理将权责主管签核后之「销货(送货)单」一式四联给会计人员开立发票。
(5)会计人员开立发票后再将「销货(送货)单」之第一联(绿联)及第四联(蓝联)、发票(一式三联的第二、三联)及连同发票印出之”销货单” (一式三联)转交给仓库人员。
(6)仓库人员依「销货(送货)单」备料出货并打印销货成品(出库)单呈仓管主管签核,以确保库位及库存数量之正确性。
(7)销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单具,并妥善保管。
(8)会计人员依「销货(送货)单」结转应收帐款、销货收入传票。
2.出货排程
参照『CO-4销货出库作业程』办理。
3.样品领用:
(1)客户提出申请时,业务人员先查询库存量,再填写「Internal Sample Request Form」,经权责主管核准后,依上述程序出货,但不开立发票。
(2)若库存量不足, 则由业务人员决定是否向同行调货或是向原厂申请。
一、使用窗体:
1.客户订单现况明细表。
2.销货(送货)单。
3.销货成品(出库)单。
4.Internal Sample Request Form
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交货作业程序
二、控制重点:
1.订单是否以客户订单现况明细表控管,准时交货。如有逾期未交情形,应检讨其原因,提出改善对策。
2.仓库人员是否核对交货种类、数量应与「销货(送货)单」、发票上之内容一致。
3.需有核准之「销货(送货)单」始可出货。
4.仓库人员对于当日未及时送出之货物是否通知业务人员。
5.客户订单、「销货(送货)单」及「销货成品出库单」是否续号归档保存。
6.样品「销货(送货单)」是否备「Internal Sample Request Form」,并经权责主管核准。
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开立销货发票作业程序
一、作业程序:
1.发票开立:
(1)出货前由业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「销货(送货)单」呈权责主管核准。
(2)「销货(送货)单」经权责主管签核后,转交会计人员进入ERP《营业管理循环体系》依照『营业人开立销货凭证时限表』之规定期限内序号开立发票。
(3)发票及供客户签收用之”销货单”各一式三联,”销货单” 于打印发票时连同发票一起印出来并序号开立。发票为第一到第三联,第一联为存根联由财务部留存,第二、三联为扣抵联及客户收执联随货交给客户,”销货单” 为第四到第六联,第四联为客户留存联,第五联为客户签回联,第六联为仓库存查联,合计共六联。
2.发票作废:
(1)发票作废应填写「单据修改通知书」,申请条件限于:
A.发票内容开错。
B.发票所载数量与客户签收数量不符。
C.因故退货。
(2)将原发票取回,若为当月发票则直接钉于存根联上,并加盖作废章始可重新开立。
(3)若为已申报营业税之发票,或原开立发票之收执联因故不能收回时,应取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”,向税捐机关办理营业税扣抵。
3.出货、开立发票与记载应收帐款应由不同人员负责。
4.会计人员定期编制营业收入与统一发票调节表。
二、控制重点:
1.销货发票开立是否依营业税法规定办理,发票与「销货(送货)单」内容要一致,如有差异是否予以查明。
2.出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由不同人员负责。
3.跳开发票及作废发票是否注明原因并适当保存。
4.销货退回是否及时查明原因并取得核准,并取回原统一发票或取得证明文件于存货帐上作冲转记录。
一、参考文件:
营业税法及相关法令。
二、使用窗体:
1.销货(送货)单。
2.单据修改通知书。
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应收帐款作业程序
一、作业程序:
1.会计人员每日审核留存的红、黄联「销货(送货)单」及一联发票、进入ERP《营业管理循环体系》作「销货(送货)单」及「应收凭单」的确认,再转立冲及传票确认,前述单据须呈权责主管签核。
2.柜台总机人员收到客户寄