关于电算会计记账方法分析.docx

关于电算会计记账方法分析在电算化会计信息系统中电子账套是由相互关联的一系列财务数据库文件组成的集合体所有的会计数据和会计信息都必须以数据库文件的形式存在例如未记账凭证和已记账凭证就分别存储在临时凭证库文件和正式凭证库文件之中在电子账套中记账是一项最为关键的数据处理功能是凭证数据在不同数据库文件之间的自动传递和更新不再是手工会计对凭证数据在账簿上的重复转抄而现行的各种会计软件中具有的模拟记账实时记账成批记账跨月记账和恢复记账几种功能又是记账过程发生这一根本性变化的前提和基础一电算会计的实时记账方法实时记账是指电子账套中的记账凭证不经审核就能直接记账对于新增的记账凭证一旦保存就会立即记账所以实时记账每次只能登记一张凭证从实时记账的实质来看凭证处理过程不仅省略了审核签字这道手续还将凭证记账和保存这两个过程合二为一这样一来凡是进入电子账套的记账凭证都是已记账凭证不需经过临时凭证库文件就直接存储在正式凭证库文件之中制单人也就成为已记账凭证中会计数据的最终责任人这种记账的关键是能够对在结账过程中有的会计软件在结账模块中嵌套了机制凭证功能自动生成的机制凭证进行实时记账从而不中断整个结账过程并能连续期末机制凭证实时记账虽然流程简单操作方便但由于不对记账凭证进行审核签字而有悖于会计人员相互制约的原则和要求同时对错误凭证只能进行有痕迹修改而不能彻底删除大家知道记账凭证是电子账套处理会计数据的起点用户只有充分利用会计软件提供的自动审核和人工审核功能共同对记账凭证进行全面的审核才能保证电子账套中会计信息的正确性和可靠性为此建议现行会计软件改版升级时对这种记账功能加以改进二电算会计的模拟记账方法模拟记账可以使用户预先就知道电子账套中所有未记账凭证在正式记账之后的数据结果所以又被称为预记账由于模拟记账针对的是未记账凭证因此保存在临时凭证库文件中的所有凭证不论其是否已经审核签字是本月还是上月的也不管是哪个操作员填制的都可以进行模拟记账模拟记账的结果只能供用户临时浏览查看而不能在电子账套中长久保存和调用这和具有转移凭证传递数据和更新数据三大功能的正式记账不同这样通过模拟记账的凭证仍然属于未记账凭证而继续保存在临时凭证库文件之中这正是有的会计软件例如安易软件将模拟记账功能与未记账凭证的其它操作模块集成在同一个主菜单中的原因所在虽然模拟记账没有真正处理未记账凭证中的数据但这一记账功能却能够对未记账凭证进行及时汇总和试算平衡防止错制重制和漏制凭证而且有助于实现预算控制和账簿记账前后的对照分析等工作三成批记账方法从表面上看成批记账一次能够将多张未记账凭证交叉立体同时登记入账但它与实时记账的根本区别在于凭证必须经过审核签名后才能进行记账而不是一次能够登记记账凭证张数的多少也就是说只要是凭证要求审核签字后才能记账即使一次登记一张记账凭证也属于成批记账现行会计软件对进入电子账套的记账凭证虽然可以从借贷平衡凭证类型时间顺序和内容完整等方面进行自动审核但无法预防像数字串行方向颠倒和借贷同时多记或者少记等这类凭证错误为了保证电子账套中会计数据的正确性和合法性不论是用户录入的手工凭证还是自动生成的机制凭证都必须作为未记账凭证先保存在临时凭证库文件之中等待相关人员进一步审核一旦发现其中的未记账凭证有错误用户就能及时进行无痕迹修改同时还可减少不必要的数据存储审核无误的凭证经过签字后仍然要返回存放在临时凭证库文件之中只有经过成批记账才能转移到正式凭证库文件之中由于成批记账具有工作效率高控制环节多和数据责任明确等优点因此它成为各种会计软件都具有的最基本的记账功能四电算会计的恢复记账恢复记账能够将已记账凭证及其数据还原到记账前的状态这种反记账功能不仅要把记账凭证从正式凭证库文件返回到临时凭证库文件中而且要把当时记账过程中传递和产生的所有数据从相关数据库文件中彻底注销可见全面准确地保留记账线索是会计软件实现恢复记账的关键技术现行的会计软件主要有最近一次记账前状态和本月月初状态两种恢复形式恢复记账功能虽然具有避免错误凭证被登记入账解决病毒导致的账证不符问题重新进行意外中断的记账过程等优点但同时又会给电子账套带来了新的财务风险因此现行会计软件对该功能通过隐藏使用时再激活和专人负责如账套主管等方式进行了严格管理权衡恢复记账功能的利弊鉴于已记账凭证的错误还可以采用红冲和调整方法进行有痕迹修改笔者建议会计软件中最好还是不要设置这种记账功能五电算会计的跨月记账会计工作要求日清月结但在会计实务中用户可能会由于种种原因而不能按期结账如果等到本月记账凭证全部记账和结账后用户再来进行各项辅助账务管理和编制完整的会计报表就会造成日常会计工作的大量积压现行会计软件提供的跨月记账功能允许用户在上月未结账的情况下照常将本月录入的记账凭证及时进行记账在电子账套中所有记录经济业务的数据库文件都可以按时间先后进行索引排序记账凭证只要日期属实其记账迟早并不会影响相关数据库文件的正确性会计软件能够自动按照凭证日期有序地传递和更新账套数据由于本月一旦结账将不能在本月再输入记账凭证也就是说只要本月未结账还可以继续进行凭证处理因此跨月记账功能使得一个电子账套同时拥有几个活动会计期间这样不仅给日常账务处理工作带来了便利也给年度审计调账提供了极大的方便同时为了防止滥用跨月记账功能而将会计工作一推再推会计软件应该要求跨月记账不能超过两个月