文件控制程序.doc

版本版次/修订履历 版本版次 修订内容 修订日期 修订页码 DCN NO A0 首次发行 / / / / / 核准： 审核： 制作： 1.目的 为使公司管理系统之文件、数据及记录（包括QMS、EMS、TS16949等体系），从编制、批准、发行、修订、换版、标识、保存及作废，皆有一套明确标准程序可依照遵行，以确保所有发行使用之文件具有适用性及可追溯性。 2.范围 适用于公司管理系统所建立的各类受控文件之控制。 3.责任及权限 3.1 各受控文件之制订、审核、核准之权责： 文件类别 制订/修改 审核 核准 文件发行 回收单位 一阶文件（管理手册） 管理代表 管理代表 总经理 文控中心 二阶文件（程序文件） 部门主管 管理代表 总经理 文控中心 三阶文件 职能部门 部门主管 部门经理 文控中心 四阶文件（记录） 职能部门 部门主管 部门主管 文控中心 适用的外来文件 收集人员 部门主管 部门主管 文控中心 3.2 文控中心(简称DOC) 3.2.1负责对各类受控文件（本文3.1中所列的各类文件）进行编码，保存受控文件正本； 3.2.2负责各类受控文件副本的分发、回收或作废文件的处理； 3.3.3负责文控中心的日常管理，确保文件的及时性，保密性，有性效； 3.2.4 与各部门资料管理员一起对现场文件使用状况进行稽查。 3.3 各部门资料管理员（固定为各部门文员）: 3.3.1 协助文控中心，负责本部门受控文件的发行和回收，并做好发行和回收的记录。 3.3.2 负责对本部门受控文件使用状况进行稽核。 3.4 文件使用部门 3.4.1 只使用经文控中心分发的文件，不得私自复印、涂改受控文件， 3.4.2合理保存各类受控文件，以避免遗失、损坏、脏污。 4.参考及定义 4.1 参考文件： OP-02 记录控制程序 4.2 定义 4.2.1 受控文件/非受控文件 受控文件指3.1中所列的各类文件，与系统运作和产品要求高度相关的文件，需经管控的文件;非受控文件指除3.1外，与系统运作和产品要求有关的参考文件，不需管控的文件。 4.2.2 内部文件/外来文件 内部文件指由公司内部制作并发行(包括分发公司以外范围)的文件;外来文件指本公司收集的国家法令/规章、国际标准和行业标准，及客户提供之文件和图面等外部文件。 4.2.3 正本/副本 文件正本指文件签核后的原始档，文件副本指由文件正本复制分发的文件。 4.2.4 国家/国际标准文件 国家/国际标准文件指由各国家，地区，标准化组织所制定的标准化文件。 5.运作程序 文件标准格式（包括一、二阶文件和流程性三阶文件，其它类作业指导书依附表的规定）。 文件排头标准格式可包括但不限定下列资料： 公司名称。 文件名称 文件阶层。 文件编号 文件版本 文件页码。 文件制订日期 文件修改履历表（包括拟定/审核/批准签署栏）。 （注：文件封面的采用固定的格式，具体见文件封面） 文件正文内容格式可包括但不限定下列几项： 目的：叙述文件编写的目的。 范围：叙述文件适用的部门、组织、人员及作业场所 责任及权责：管理过程中相关人员或单位应履行的职责； 参考或定义：叙述程序中有关活动所引用的文件及其它相关资料，以及说明文件 中任何会导致误解或有特别解释的名词。 运作程序：详细叙述及指导如何作业的每一细则。 使用表单：在程序中述及使用之相关表单。 相关附件 文件制作格式 一、二阶文件、流程性三阶文件制作格式，以本份文件为模板并参考以下范例之格式，原则上段落及条理应分明且整齐美观，大段落里分小点时，应注意格式： 1.………………………………………………………… 1.1 …………………………………………………… 1.1.1 ……………………………………………… 1.1.1.1 ……………………………………… (1) ……………………………………… 5.2文件编号原则 5.2.1新制订之文件统一交由文控中心依编码原则进行编号管理，其编号原则如下 （1）手册及程序书之编号 XX-XX  XX:流水号  XX:文件种类代码 编码说明：文件种类代号 (一码)：手册(M) 程序书(OP) 流水号 (二码)：从01-99按先后顺序排列表示。 （2）流程性的三阶文件编号 WI-XX-XXX  XXX:流水码  XX:部门代码 WI:三阶文件编号 注：各部门代码（品保：QA; 工程：PD; 企划：PM; 文控：DC; 财务：FA; 冲锻压：MF; CNC：CNC ； 采购：SM; 业务：SD; 人资：HR）。 （3）其它指导书类的编号(其制作要求参考附件《各类指导书制作指南》) WI-XXX-XXX-XXX  　 XXX:流水码  XXX:产品料号  XX:文件种类代码  WI:三阶文件代码 第二码用指导书类的英文缩写，例如： 检验规范类：SIP(STANDARD INSPECTION PROCEDURE) 操作规范类：SOP(STANDARD OPERATION PROCEDURE)，等 第三码用产品料号； 第四码流水号从001-999。 （4）表单的编号如下： X-XX 　 流水号 文件编号 第一码用产生该表单的文件编号， 例如：若为程序文件OP-01下产生的第一份表单，则编号为OP-01-01； 若为三阶文件WI-QA-01下产生的第一份表单，则编号为WI-QA01-01。 第二码流水号 ：01-99依先后顺序排列表示。 （5）工序图纸的编号以产品料号为准，其版本升级依《产品及过程变更管理作业办法》。 5.2.3版本版次： 5.2.3.1 一、二、三、四阶文件须以版本管制，版本代号从A0开始文件依此类推； 5.2.3.2 若文件只做小部分修订时，由A0版依次升到A1、A2 … A5等。若文件需要全面修订或大篇幅要修订时，版本号直接由A版升B0版，或由B版升为C0版。 5.3 文件制作及审核 5.3.1 文件制定人要确保按5.1规定的格式进行制作 ，其内容要正确，清晰，完整。 5.3.2 文件制作人员完成文件编写后，将电子档提交给文控中心，文控中心依本程序之要求进行符合性审查并编号。 5.3.3 文件签核:文件制作单位将编号后的文件打印后，填写《文件申请单》，拟定需发行单位、数量，交3.1中相关权责人员审核。 5.4文件分发 5.4.1 文件经核准后，制作单位将文件及《文件申请单》交至文控中心。文控中心需及时更新《文件控制一览表》，并依所拟之发行数量进行复印，在复印件上盖上蓝色“文件受控”章后分发，分发记录登录于《文件收发记录表》（包括纸档和电子档）。文件原件保留于文控中心， 5.4.2 临时文件发行：若部分文件（如：工序图纸、SOP、SIP等）因不完善，但现场急需使用时，可不填写《文件申请单》，交由文控中心盖“临时文件”章发行， “临时文件”需注明发行日期和有效日期，其有效期为七天，其发行仍需按受控文件进行登记和回收。 5.5修订/作废/销毁 5.5.1 文件修订必须由原制订单位执行，修订时需填定《文件申请单》。 5.5.2 文件更改后审核及核准权限同3.1。 5.5.3 文件发行程序同5.4。 5.5.4 文控中心发行新版文件时，坚持以旧换新原则.要求各单