行政公文控制程序

第页共页行政公文控制程序目的和适用范围目的为使公司的行政公文处理工作规范化制度化确保行政公文受控提高行政公文的管理效率和质量特制订本控制程序适用范围公司行政公文指以公司名义向上级行政部门发出的上行文向同级行政部门发出的平行文及向下级行政部门发出的下行文各子公司各控股公司行政公文指以部门名义向上级公司领导发出的上行文及向平级行政部门发出的平行文本程序适用于对公司行政公文及各子公司各控股公司行政公文的管理和控制职责公司办公室是行政公文的管理部门主管公司行政公文处理工作并指导各子公司各控股公司行政公文的处理工作第页共页各公司各部门负责对涉及本部门管理职责的公司行政公文进行拟稿会签修改等工作行政公文定义及种类行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有一定效力的规范文书是公司实施行政管理和进行公务活动的重要工具公司行政公文文种主要有决定通告通知通报报告请示批复意见函会议纪要等决定决定是对重要事项或重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项通告通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的文种通知通知是上级机关向下级机关单位传达指示布置工作或告知有关事项时使用的一种公文它是实际工作中使用最多的一个文种第页共页通报通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况报告报告是向上级机关汇报工作反映情况提出意见或建议以及答复上级机关询问时使用的文种报告中不应出现请批复请指示请批转等字样请示请示是向上级机关请求指示批准或解决有关事项时需得到上级明确指示时使用的文种批复批复用于答复下级机关的请示事项意见适用于对重要问题提出见解和处理办法函函特指公务信件它是上下级机关平行机关或不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题或向有关主管部门提出请求时使用的文种第页共页会议纪要格式单列会议纪要是把会议的基本情况主要精神进行整理归纳而写成会议议定事项的书面材料具有沟通信息协调各方统一思想推动工作等特点会议纪要种类有经理办公会会议纪要价格领导小组会议纪要及其它会议纪要因子公司属独立的法人单位其行政公文种类参照总公司行政公文种类行文行政公文格式行政公文统一使用纸标题字体为二号方正标宋正文字体为三号仿宋体正文每行为字行距倍行政公文格式一般包括秘密等级保密期限紧急程度据需标明发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件据需填加成文日期印章及主题词抄送机关据需填加印发机关和印发日期等部分组成公司行政公文上行文严格按标准执行黄石山力兴冶薄板有限公司行政公文上行文版式示意图见附件一黄石山力兴冶薄板有限公司办公室行政公文平行文版式示意图见附件二黄石山力兴冶薄板有限公司会议纪要版式示意图见附件三第页共页其他公司行政公文版式按此示意图效仿不再列举附件文号编制规定各公司统一规范文号由办公室统一编顺延流水号见附件四管理程序公司行政公文职能部门草拟公司行政公文后送公司办公室公司办公室对公司行政公文文种格式文字进行修审打印公司发文签发单见附件五后返回拟稿部门拟稿部门签证后送相关部门进行会签根据会签意见修改公司行政公文后送公司办公室公司办公室呈送公司主管领导审批签发后统编文号文印部室行政公文职能部门草拟文稿填写公司发文签发单后送相关部门会签并根据会签意见修改文稿后送办公室修审由主管业务部门领导签发第页共页公司办公室统编文号排版印制成办公室行政公文后盖办公室部门章会议纪要会议纪要是公司对当前生产经营管理上需要解决的问题作出决策决断安排而形成的或根据公司某项具体工作为沟通信息协调各方统一思想推动工作所形成的行政公文具有最高权威性会议纪要拟稿内容应包括会议日期时间地点主持人出席人员记录人会议议定事项等会议纪要由办公室或责任业务部门草拟文稿填写山力兴冶公司发文签发单后送参会领导审阅并根据审阅意见修改文稿后送总经理或主管公司领导签发办公室根据会议纪要内容做好会议督办催办反馈及协调工作行政公文行文规则公司对外行文统一由公司办公室以公司行政公文形式办理涉及职能部门职责范围内具体事项由职能部门处理如主管业务部门不能解决原则上由主管业务部门以部室请示报告形式上报公司办公室处理抄送机关指除主送机关外需要告知公文内容的上级平级下级及不相隶属机关第页共页请示应当一事一文一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式报告中不得夹带请示事项拟稿要求行文内容应符合党和国家的方针政策法律法规和上级机关有关规定叙述情况要真实观点要明确数据要准确条理要清晰文字要合乎语法标点符号要规范篇幅力求简短用词用字要准确规范标题是否使用公司名称视文件内容确定正文使用简称时一般应先用全称加以说明后再使用简称引用其他公文应先引出该文的标题并注明文号人名地名单位名称数字时间要准确时间应写年月日数字的书写除了公文编号统计表计划表产品型号和其他必须用阿拉伯数字外一般用汉字书写在同一公文内数字的使用应前后一致计量单位的使用必须符合国家法定的名称根据公文内容和行文规则准确使用公文种类如有必要可标明秘密等级和紧急程度文字结构层次的序数应是第一层为一第二层为一第三层为第四层为其他本程序的解释权属公司办公室第页共页附件