文件控制程序.docx

1、目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2、范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3、职责 3.1 总经理负责批准发布质量保证手册。 3.2 管理者代表负责审核质量保证手册。 3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.4 质管部负责组织对现有体系文件的定期评审。 3.5 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4、程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量保证手册（包含了所有过程控制的程序文件），由质管部备案保存。 4.1.2 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由综合管理部保存。 4.2 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： 4.2.1 质量保证手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放； 4.2.2 各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审 核，报总经理批准，质管部负责登记、发放； 4.2.3 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.3 文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。 4.4 文件的更改 4.4.1 质量保证手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录。 4.4.2 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。 4.4.3 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.5 文件的领用 4.5.1 文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责 人审批方可领用； 4.5.2 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。 4.6 文件的保存、作废与销毁 4.6.1 文件的保存 a) 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； b) 各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查； c) 何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.6.2 文件的作废与销毁 a) 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有