商户进场离场管理办法.docx

××××股份有限公司 文 件 编号：**公司通告〔2020〕01 号 签发单位：*** ——-------------—————— 商户进场离场管理办法 1.目的 规范商户进场、离场流程，维护公司利益，保证商业经营工作顺利开展。 2.适用范围 适用于由委托方授权委托给物业公司进行管理的物业配套商业部分的商户进场与离场管理（注：本规程并不适用于纯商业项目，纯商业项目则由委托方商业运营单位直接行使管理权，接照专业商业运营管理的相关流程文件执行）。 3.职责 3.1城市公司/分公司 3.1.1负责按权限对商户进场、离场工作进行核定与审批； 3.1.2负责组织协调商户进场、离场管理的工作监督； 3.1.3负责商户档案、资料的收集、建立与存档。 3.2物业服务中心 3.2.1负责本项目区域商户的日常巡查及权限范围内事件处理； 3.2.2负责办理商户装修手续，审核装修方案，并监管商户现场装修； 3.3.3负责商户进场各类文件的签署与存档、收取物业服务相关费用。 3.3.4负责办理商家离场手续，对商家进行清场盘点，监督其离场。 4.管理办法 4.1进场管理 序号 工作阶段 指引内容 1 进场前准备 委托方待配套商业项目竣工验收后，需将项目实体、项目资料、钥匙移交给物业公司进行代管与代为经营，前期策划与招商工作具体按照《物业配套商业经营管理办法》执行。 双方在租赁合同正式签订之后的三日内，按规定期限向商户发出《进场通知单》，双方共同办理商铺的移交。 新用于租赁的物业的交付，应准备好平面图及水电等设施的图 纸，于现场进行观察，并测试物业内的各种设施，做好验收记录。若发现大的问题应及时向上级领导汇报并通知商户。 2 进场手续 办理 1) 城市公司/分公司财务部（注：或授权各服务中心客服员）代为 委托方对商户收取预收租金和押金；而服务中心收费员则对商户收取物业服务费、修保证金、水电周转金之类的物业管理相关费用，并出具收据。 2) 为配合项目入伙及社区正常运营需要，租赁经营合同必须约定具体开业时间，服务中心客服部负责组织租赁商户进场，并协助租赁商户办理必需的物业进场手续。 租赁商户进驻时，服务中心在验证确认后与租户签订《物业管理服务协议》和《管理规约》，以及《商铺交接清单确认单》。其中《物业管理服务协议》内容主要包括： 物业服务费的制定及收缴方式 物业公司提供的日常管理服务标准 双方权利与义务的界定； 物业公司在消防方面的管理要求； 物业公司在装饰装修方面的管理要求； 商家在社区文化以及面向外界活动的配合要求； g） 其他物业管理要求。 3 出 租 房屋、商铺的交付 承租方交纳租赁保证金后，即与承租方办理租赁的验交手续。 商家办理好入场手续后，服务中心客服部组织与商家交房，包括交房标准、钥匙移交、水电气底数抄表等。 双方填写《出租物业验收交接单》或者是集团流程格式的《店铺进场表》，并存档保留。 租赁商户/租户进驻时，商铺的移交验收由服务中心工程部会同商户进行。涉及到工程维修的，则需由服务中心工程部组织维 修后再交付。 3 商业装修手续办理 商户根据合同要求，对于商铺的装修设计与施工，需向服务中心办理装修申请审批手续。各服务中心工程部参照公司《装饰装修管理办法》、《装饰装修作业指引》等流程文件要求各商户准备进场装修申请的各类资料与资格证明文件等。 毛坯交付的产品，重点主力商户需要自行个性化大型装修的， 需要向委托方（商业运营单位）和物业城市公司/分公司同时递交装修管理方案。 服务中心和城市公司/分公司根据权限，对各类商户递交的装修方案进行评审。 商家提交装修方案，包括装修平面图，水、电图，装修材料说 明书、外立面及店招布置图、对现有设施的改动图纸（含对主体结构的改动，现有隔墙的拆除，上下水管道的改动，强弱电改动，大型设备设置，消防改造及报建手续）等。 服务中心工程部组织相关内部人员进行装修方案的评审。 装修方案评审通过后，商户根据最终审批图纸进行装修。 商户与服务中心办理装修手续，签订装修责任书、消防责任书， 交纳装修押金、装修管理费、建渣清运费等。 商家按审批调整的装修方案进行现场装修，服务中心对装修过程按照《装饰装修作业指引》进行现场监督。 装修完毕后，物业服务中心客服部组织装修方案评审部门对商 户装修进行验收，由服务中心出具装修验收意见书，并协助商家开业。 4 开业协助 各相关服务中心建立商户档案，协助商户开业。 装修验收完毕后，各商户填写《开业申请》与《开业通知》，拟将店铺开业的相关情况向服务中心客服员（管家）通告，同时明确开业前的准备工作以及需配合事项。 品质部将商户资料（营业员资料、预缴费用收据、其他资料等） 建档备案，并提供商户基本情况给委托方商业运营单位。 服务中心根据商户提交的《开业申请》与《开业通知》注明事项，安排相关部门配合商户的开业工作，协助商户开业，具体包括： 开业时间及配合： 跟进商户开业计划及时间，并主动询问其需要配合的事项，协调通知相关部门解决，经营管理部跟进落实。 开业前期工商行政手续协助： 负责跟进重要商户（主力店或次主力店）工商行政手续办理，为其办理相关手续提供便利和支持。 开业仪式： 商户如有开业仪式（尤其是重点商户），应组织协调提供活动场地、保安、货物进出便利、临时广告位，通知相关 领导参加。 4.2离场管理 序号 工作阶段 指引内容 1 离场申请 商户填报《退场申请表》，提出离场申请，写明离场事由与相关事项。 物业服务中心根据与商户签订的租赁合同对商户离场申请进行初审，并组织相关人员界定是否有违约责任以及如何处理，主力商户需知会城市公司/分公司决策层领导逐级审核、审批。 同意离场的商户，则由服务中心抄取水表、电表的计量度数， 并按照本规程【4.3 商户离场验收要点】的规定要求，对店内的设施设备进行检查，并联合财务部对固