集团有限公司财务报销制度.doc

XXX集团有限公司财务报销制度 财务报销制度是指公司通过制定相应的制度规定各项费用的开支标准，并依据这些制度对公司各项日常费用的开支进行严格的计划、核算控制、考核与奖惩，以将公司的各项费用控制在尽可能合理的范围内，杜绝浪费，提高经济效益。各级管理人员和业务人员要树立成本意识。 　　 总则 为准确核算和监督集团公司和各子分、公司的成本费用支出，加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 本制度适用于集团公司的子、分公司。各子、分公司可根据本规定制订自己的支付制度，并报集团财务部备案。 借支管理规定及借支流程 　　第一条 借款管理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 （二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 (四) 借支金额权限： 1、借支金额10万元以下的，由公司总经理审批，10万元以上的，还须报集团财务总经理审核。 2、5000元以内的借支，各公司总经理可书面授权财务部负责人审批。 （授权书须报集团总部和所属公司财务部备案）。 （五）外出购进材料需借支现金1万元以上的，除按上述手续外，还应提交物资部门主管领导批准的采购计划或请购单，采购计划或请购单要填明所购材料名称、牌子、规格、数量、价格、金额。 　 (六) 借款销账规定： 1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； 2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 (七) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 (八) 借支的现金，要在当月月末前，结清借支。 　　第二条 借款流程 　　(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。 　　(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→主管会计复核→财务总经理审批。 (三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。 第三部分 经营性费用和对外投资报销规定及流程 集团公司总部的经营性费用支付：2万元以下（含2万元）的支付，由集团财务部总经理审批；2万元以上的费用支付，由集团总裁审批。 第二条 子公司（或分公司）的经营性费用（包括人工费、材料费）支付，由各子、分公司的总经理（负责人）审批。 （如子公司发生的材料费、人工费次数频繁、数量太多，可由总经理书面授权委托副总经理或相关的部门负责人审批，并以书面形式报集团总部和所属公司财务部备案）。 第三条 材料费用的支付程序： 材料进仓验收 →仓库记账→财务审核→总经理（或受权人）审批→报账支付 支付相关手续 材料款（含原辅材料、库存商品、物料用品、低值品）支付。 支付的原始凭证须有发票、送货单及验收单、材料清单。 （三） 由供货单位开出送货单，无送货单的由收货部门开具验收单，送货单要由送货单位加印章，送货单或者验收单要由送货人签名、采购经办人签名、收货验收人签名，建筑公司的材料单由建筑公司统计加盖入账戳记。 （四） 供货方凭送货单或者验收单连同发票到财务部，经财务部核对无误后，凭财务部开具的双方确认的材料清单，经总经理（副总经理）审批，并在发票签字后，方可支付。支付凭证（发票）须有收款经手人签字、总经理（副总经理）签批、采购经办人签字。 （五） 用料部门负责人须在材料员月末提交的材料汇总表上签字确认。 （六） 送货单或验收单必须填写明用料部门（项目名称）、货物名称、规格、包装规格、数量、单价、金额，并由送货人、收货人签章。 （七） 材料款的支付，须通过银行转账支付，特殊情况须现金支付，须提前通知所在公司财务部，并经所在公司主管会计审核。单项超过10万元的现金支付，还须报集团财务部总经理审核。 第四部分 日常费用报销制度及流程 　　第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 　　第二条 费用报销的一般规定 　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名。 　　(二) 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 　　(三) 按规定的审批程序报批。 　　(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第三条 费用报销的一般流程 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→主管会计复核→财务总经理审批→到出纳处报销。 　　第四条 差旅费报销制度及流程 （一）业务人员差旅费开支标准：车船费可实报实销（需打的、坐飞机的需请示各公司总经理）；住宿费和餐费，总裁的费用按单据实报实销，其他人员限额报销，按以下标准执行： 　　 级 别 住宿费（元/晚/人） 伙食费（元/天） 备注 副总裁、总裁助理、总经理 300 120 副总经理 200 100 部长、副部长 150 80 一般员工 100 60 　（二）费用标准的补充说明： 1. 参加学习培训的，如由主办单位安排的，从主办单位，没有的，按上述标准执行。　 　2. 上述伙食费标准，允许在偏差20%范围内据实报销，住宿费严格按标准执行。特殊情况需超标准开支的，须请示总经理以上领导批准。 　3. 县外工地工作人员正常休息休假时，其来回工作地与新兴县城之间的车旅费可作报销，每月可报销2次的往返车旅费，报销时必须由工地负责人在报销单签字确认。 4. 差旅费的报销。材料采购的，要与同批次的材料单据一同回单报销，其他差旅费，要在差旅发生的次月底前回单报销，否则，财务部有权拒绝报销。 　 5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 　（三） 报销流程 　　1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 　　3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。 　　4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 　　第五条 电话费报销制度及流程 　　(一) 费用标准 　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。 　　2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。 　　(二)报销流程 　　1、 公司人力资源部每年初（10日前）将本年员工手机费执行标准（若有新增员须在当月10日前将其执行标准）交财务部。 　　2、 财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。 　　3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。 　　4、 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。 　　5、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 　　 　第六条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 　（一）管理规定: 为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 　（二）报销流程 　　1．购置申请: 公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 　　2．报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 　　3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。 　　第七条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 　（一）费用标准 　1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意，各公司全年累计发生的业务招待费用，不得超出年度预算指标。超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。 1）、各级管理人员业务招待费开支权限 ①、总经理级以上的业务接待费按预算指标控制开支； ②、副总经理为1000元以下，超出须报总经理； ③、一般工作及业务接待用餐每人不得超过50元； ④、一般工作及业务接待住宿标准为标准（普通）双人房。 2）、业务招待费报销单据签批权限： ①、各公司预算以内的开支由各公司总经理签批。 ②、业务接待费须在发生的次月底前回单报销，否则，财务部有权拒绝报销。 ③、各公司在本县内接待客户吃饭、住宿的，如非特殊情况，应安排在集团属下的酒店并按以上的开支权限标准执行。 　　2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 　　3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。 　　4.其他费用：根据实际需要据实支付。 　　( 二)报销流程： 　　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 　　2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 　　4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第八条 工薪福利及相关费用支出制度及流程 （一）费用标准 工薪福利等支出包括工资、奖金、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 （二） 工薪福利支付流程 1、每年元月20日由人力资源部将本年经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部； 2、每月10日前由人力资源部将本月考勤情况、人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息，转交财务部； 3、年度奖金：财务部根据人力资源年度审批后的奖金分配方案进行编制工资表； 4、按工薪审批程序审批； 5、每月20日前由财务部通过银行代发形式支付工资； 6、每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 （三）临时工资支付流程同工资支付流程 （四）社会保险及住房公积金支付流程： 1、由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理； 2、住房公积金由人力资源部按工薪