会议管理制度.doc

会议管理制度制度名称会议管理制度受控状态编号第1章总则第1条目的为规范企业会议管理提高会议质量降低会议成本特制定本制度第2条适用范围本制度适用于公司全体员工第2章会议类别第3条总经理办公会1总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会2参加人员为总经理财务经理项目经理及相关的部门负责人3时间原则上定为每周4例会由行政管理部转发通知并做好会议的相关准备工作5会议纪要由行政管理部负责整理并于下一个工作日呈总经理审阅后发放至各有关部门第4条部门例会1部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会2例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排以不影响日常工作的正常进行为原则第5条部门联席会议1部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调协作专题会议2会议由行政管理部转发通知并安排时间地点会议纪要由行政管理部负责整理并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门第6条其他会议管理1行政管理部每周应将企业例会和各种临时会议统一编制会议计划并印发给企业领导和各部门及有关服务人员2凡行政管理部已列入会议计划的会议如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时召集单位应提前2天报请行政管理部调整会议计划3对于参加人员相同内容接近时间相适的几个会议行政管理部有权安排合并召开第3章会议的准备第7条做好准备工作所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作包括拟好会议议程提案汇报总结提纲发言要点工作计划草案决议决定草案落实会场备好座位纪念品通知与会人等第8条按规定时间召开会议应按规定时间准时召开组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容并负责维护会议纪律第9条会议要求参会人员准时参加会议并签到准备好与会议有关的资料做好会议记录对要求传达的会议内容要及时进行传达第10条会议保密要求会议涉及机密事件所有与会者要严守保密制度不得外传泄密否则按有关规定处理第11条会议监督会议形成决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门并负责监督落实情况第4章会议记录第12条会议记录原则会议记录遵照谁组织谁记录的原则如有必要主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要临时指定会议记录员第13条会议主持公司总经理主持的企业例会临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作集团总经理另有规定的依据集团总经理指定的办法实行第14条会议记录员应遵守的规定1做好会议的原始记录及会议的考勤记录根据需要整理会议纪要2对会议已议决事项应在原始记录中括号注明议决字样3会议原始记录应于会议当日会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名第5章会议室管理第15条会议室统筹管理会议室由行政管理部指定专人负责管理各部门如因会议需要使用会议室须事先向行政管理部申请由行政管理部统筹安排第16条会议室卫生管理会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行在每次会议召开前后均要进行卫生打扫并做好日常保洁第17条会议室设备管理会议室电子设备的管理使用和维护由专人负责其他人不得随意操作否则造成设备损坏应按价予以赔偿第6章附则第18条本制度自发布之日起开始执行第19条本制度的编写修改及解释权归人力资源部所有执行部门监督部门编修部门编制日期审核日期批准日期