采购及分包控制流程.docx

采购及分包控制流程目的分包工作流程通过对工程施工电梯养护绿化吸粪消杀等服务项目分包商的评价选择与对分包的有效控制确保服务的质量符合规定的要求为客户提供满意的服务物资采购流程通过对公司所有的物资采购进行有效控制确保采购的物资符合规定的要求以便各部门为顾客提供满意的服务适用范围本程序适用于公司所有项目分包商的评价选择与分包和外协物资采购办公用品采购紧急采购等流程的管理工作作业内容见下页分包工作流程流程责任部门人工作要求相关文件记录相关部门负责人相关部门负责人总经理相关部门负责人相关部门负责人总经理财务部总经理总经理或其授权人相关部门相关部门负责人需明确所负责的相关部门目前需要对外寻求分包的项目相关部门负责人对需要分包的项目向公司提出分包申请总经理根据实际情况决定是否由公司统一对外进行分包相关部门负责人根据总经理安排自行分包相关部门负责人根据供方分包商评价标准对供方分包商进行寻找评估选择并记录到供方分包商评价记录总经理对各部门提供的供方分包商进行最后的确认分包项目申请表供方分包商评价标准供方分包商评价记录合格供方分包商名单合同管理程序供方分包商评价记录不合格品服开始分包项目的识别分类分包项目的申请公司是否统一分包有关部门自行分包寻找评估选择供方分包商总经理确认分包合同评审签订合同对分包业务进行控制经总经理批准的供方分包商由品质部纳入合格供方分包商名单由财务部组织相关部门按合同管理程序对分包合同进行评审对续签的分包合同根据年度的分包商评价记录决定是否续签签订分包合同零星土建装修公用工程分包业务相关业务部门依据合同中的实施要点及有效附件对施工过程进行不定期监督检查发现不合格按不合格品服务控制程序进行处理设备设施维修保养分包业务按分包合同的具体要求及相关服务程序进行日常检查并记录务控制程序清洁卫生卫生防疫环境绿化白蚁防治等分包业务按分包合同的具体要求及相关服务程序进行日常检查并记录流程责任部门人工作要求相关文件记录财务部总经理总经理每年组织业务部门等对供方分包商的服务质量和技术水平进行一次评审填写供方分包商评价记录报总经理审批必要时可临时组织对供方分包商的评审对于在质量体系运行前已提供承包服务的供方分包商品质部组织对其统一进行一次评审合格者直接列为合格供方分包商不合格者取消分包业务由品质部在合格供供方分包商评价记录合格供方分包商名单供方分包商评价记录供方分包商年度评审取消供方分包业务续签分包合同结束方分包商名单中删除根据供方分包商评审记录并综合考虑当年市场行情合格者续签分包合同续签分包合同需重新经过分包合同评审物资采购流程流程责任部门人工作要求相关文件记录不符合预算符合预算各部门各部门负责人采购员财务部总经理财务部采购员财务部有关部门负责人有关专业人员总经理有关采购人员有关部门负责人有关采购人员有关部门人事行政部负责办公用品的采购管理处负责其它物品的采购各部门与仓管员核对下月所需物品后预测下月的采购要求各部门负责人于每月日前填写采购计划审批表交采购员要求就采购的物品的型号规格颜色样式质量要求交货时间等详细列明采购员对各部门的物资采购项目进行确认看是否与以前的采购申请有异常现象同时报价至财务部财务部根据各部门年度预算及已用物品的情况对采购计划审批表进行审核是否符合预算及采购员的报价是否合理采购计划审批表各部门年度预算采购计划审批表采购计划审批表供方分包评价记录采购计划审批表采购计划审批表领料采购申请定期寻找选择评估供应商采购需求提出审核审批审批是否为大宗采购下采购单确认开始流程责任部门人工作要求相关文件记录不合格合格负责人仓管员使用部门负责人仓管员及有关部门负责人或其指定人员有关部门采购经办人员财务部主管总经理财务部出纳使用部门负责人仓管员采购总经理根据实际情况决定是否批准该物资的采购财务部根据所需物资价值的大小及实际情况判断是否为大宗采购采购员应进行市场调查及时了解市场行情与有关供应商进行联系并建立供应商档案财务部从供应商档案中提供个供应商并依据供方分包商评价记录对其进行评估后再提交总经理选择对已评估合格的供应商由财务部组织有关部门负责人定期每年再进行评估一次总经理可根据所需采购的物资决定是否进行招标采购经办人员根据采购计划审批表提供需求信息给供应商采购经办人员按照采购单入库单出库单入库单领料单送货单采购计划审批表发票不合格品服务控制程序供方分包商评价记录合格供方分包商名单购买验收入库或领取物品结单统计分析采取预防纠正措施付款审核使用维护及不合格处理审批结束流程责任部门人工作要求相关文件记录员财务部主管计划审批表通过上门采购或由确定的供应商送货等形式进行购买仓管员和使用部门负责人应对采购回来的物品进行验收如符合要求则签名入库或领用如不符合要求则立即退货验收合格仓管员应对物品及时入库填写入库单或领料单并由请购部门负责人或其指定人员签名领取物品有关部门采购经办人员应要求供应商开具发票并及时结单报帐财务部主管审核是否为已选择的供应商和价格出纳按照总经理批后的付款数额如实付款使用部门负责人应在使用的过程中依据不合格品服纠正措施控制程序预防措施控制程序流程责任部门人工作要求相关文件记录务控制程序对不合格的物资进行及时处理仓管员和采购员应每月对所采购的物品情况及验收合格情况进行统计填写供方分包商评价记录并及时反馈给财务部主管以便采取预防和纠正措施将结果存入合格供方分包商名单财务部主管应根据纠正措施控制程序预防措施控制程序对供应商采取相应纠正措施如扣除货款或淘汰等进行预防和补救各部门在执行以已上采购计划时如果遇到紧急事件需要紧急采购一定数量的物品用电话联系方式或直接口头请示获批准后由采购部门实施采购过程完毕后需补充办理采购及物资管理的相关手续