采购作业流程控制.docx

采购作业流程控制1目的对采购过程及供方进行控制确保所采购的产品符合规定要求2范围适用于对生产所需的原材料采购外协加工及供方提供服务的控制对供方进行选择评价和控制3职责31供应销售部311负责按公司的要求组织对供方进行评价编制合格供方名录并对供方的供货业绩定期进行评价建立供方档案312负责按化学危险品控制程序和相关方环境保护管理程序等规定对化学危险品的采购控制313负责制定采购计划执行采购作业32生产技术部负责编制物资技术标准33安全保卫部负责采购物资进出厂的环境安全检查34质检部门负责对采购物资的进货验证35环保办负责组织对环保设备物品的验证36管理者代表批准供方评定记录表37公司总经理批准合格供方名录4程序41采购物资分类生产技术部负责制定采购物资技术标准根据其对随后的实现过程及其输出的影响将采购物资分三类a重要物资构成最终产品的主要部分或关键部分直接影响最终产品使用环境性能或安全性能可能导致顾客严重投诉的物资b一般物资构成最终产品非关键部位的批量物资它一般不影响最终产品的质量和环境性能或即使略有影响但可采取措施予以纠正的物资c辅助物资非直接用于产品本身的起辅助作用的物资如一般包装材料等42对供方的评价421供应部根据采购物资技术标准和生产需要通过对物资的质量环境性能价格供货期等进行比较选择合格的供方填写供方评定记录表对同类的重要物资和一般物资应同时选择几家合格的供方供应部负责建立并保存合格供方的质量环境记录根据采购物资分类明细表规定的产品类别明确对供方的控制方式和程度422对有多年业务往来的重要物资的供方应提供充分的书面证明材料可以包括以下内容以证实其质量环境保证能力a体系认证证书包括ISO9001ISO14001认证证书b本组织对供方质量或环境管理体系进行审核即第二方审核的结果c本组织及供方其他顾客的满意程度调查d供方产品的质量环境价格交货能力等情况e供方的财务状况及服务和支持能力等423对第一次供应重要物资的供方除提供充分的书面证明材外还需经样品测试及小批量试用测试合格才能供货a新供方根据提供的技术要求提供少量样品b质检中心对样品进行验证出具相应的验证报告并填写供方评定记录表中相应栏目反馈给供销部c样品如不合格可再送样但最多不能超过两次d样品验证合格后由供应销售部通知供方小批量供货经质检中心进货验证合格后交生产部门试用并由质检中心出具相应试用的验证报告填写供方评定记录表中相关栏目反馈给供应销售部e小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格样品验证小批量试用均合格的供方经管理者代表批准后可列入合格供方名录424对于一般物资供方需要经过样品验证和小批试用合格各相关部门提供评价意见管理者代表批准可列入合格供方名录425对于批量供应的辅助物资质检中心在进货时对其进行验证并保存验证记录合格者由管理者代表批准后即可列入合格供方名录对零星采购的辅助物资其进货验证记录即为对此供方的评价426供方产品如出现严重质量环境问题供应销售部应向供方发出质量信息通知单如两次发出质量信息通知单而质量环境问题没有明显改进的应取消其供货资格427供应销售部每年对合格供方进行一次跟踪复评填写供方业绩评定表428对外协加工的供方控制也应执行上述条款规定429对服务供方的控制为公司提供服务的供方如运输公司检测培训机构等也应经评价合格后方可向公司提供服务对国家授权的计量试验室环境监测站等可不再做服务质量环境评价43采购431采购计划供销部根据月生产计划及库存情况编制月采购计划经批准后填写采购单实施采购对于临时采购的物资包括备品备件由使用部门拟定并由该部门负责人签字在规定的时间填写临时采购要求单交机电设备部计划内容应包括品名规格单位数量期望到货的日期等机电设备部综合平衡各部门的计划报请公司分管领导审核批准签字每周五交供应销售部编制临时采购计划经批准后由供销部实施432采购的实施a供销部根据批准的月采购计划临时采购要求单按照采购物资技术标准在合格供方名录中选择供方要求供方及时提供准确的到货期以便与请购部门协商保证及时到货b第一次向合格供方采购重要和一般物资时应签定采购合同明确品名规格数量质量环境要求技术标准验收条件违约责任及供货期限等c供应销售部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方d采购前采购员应核实提供给供方的技术要求是否有效将采购单交供销部经理确认后实施采购e货物到厂后由仓储物资部开具报检单通知质检中心进行检测检测包括称重外观检查查看质量证明书取样作物理化学分析等44采购信息441采购文件4411应包括拟采购产品的信息a对产品的质量环境要求可直接引用各类标准或提供规范图样等技术文件b对产品的验收要求c其他要求如价格数量交付等4412适当时还包括a对供方的产品程序过程设备人员提出有关批准或资格鉴定的要求如对供方产品的环境和安全认证要求对加工过程设备及人员要求委托检测的服务要求等b适用的质量管理体系和或及环境管理体系要求442本公司的采购文件包括月采购计划临时采购要求单采购物资分类明细表零部件图纸材料标准采购单采购合同及附件等由供应部保管采购文件发放前应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批45采购产品的验证451对采购的产品可以有如下几种验证方式a由质检中心进行进货验证b由顾客在本公司现场实施验证c由本公司在供方现场实施验证d由顾客在供方现场实施验证对后两种情况供应销售部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法452验证活动可包括检验测量观察工艺验证提供合格证明文件等方式根据采购物资分类明细表在相应的检验过程中规定不同的验证方式453顾客的验证不能免除本公司提供合格产品及其有关环境方面的责任也不能排除其顾客拒收的可能5相关文件51改进控制程序52过程和产品的监视和测量程序53采购物资明细表6记录61供方评定记录表62合格供方名录63供方业绩评定表64质量信息通知单65月采购计划66临时采购要求单67采购单