办公自动化理论

办公自动化第一章第一章办公自动化基本理论课时本章重点办公自动化的要素办公自动化结构层次办公自动化技术办公自动化系统的发展历程办公自动化系统的安全控制第一节办公自动化的基本概念本节重点办公自动化定义办公自动化要素办公自动化结构层次办公自动化类型办公自动化技术一办公自动化概况办公是指人们在进行生产活动科学实践和行政管理中为实现一个具体的工作目标所从事的事务或信息处理简言之主要是指各类各级管理人员个人或群体在办公室的工作办公室间隔上是一个管理的过程管理的核心是人与知识管理的目的是加强单位内部工作人员之间的沟通协作和控制水平办公活动的中心内容是办公信息的采集贮存传播处理利用管理和发布这一过程是一个围绕单位的最终目标而进行信息或事务处理和决策的活动过程传统办公以纸张作为数据的基本载体并且通过手工方式来完成一系列工作由于纸质文档的生成查询修改和管理既费工费时又容易出错因此这种办公方式严重影响办公事务处理的效率及质量办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用信息处理业务日益繁忙的历史条件下产生的它利用先进的科学技术和计算机等办公设备使人的各种办公业务活动逐步由各种设备各种人机信息系统来协助完成将人们从大量的繁重重复的办公事务中解放出来许多办公事务实现了电子化和自动化实现无纸办公电子办公从而减轻劳动强度改善办公环境节省办公费用提高办公效率和质量并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平是对传统办公方式的一次革命办公自动化是科学技术发展管理效率提高和市场竞争条件下的必然要求办公自动化的概念最早由美国在世纪年代由美国通用汽车公司哈特提出年代美国麻省理工学院教授曾为新兴的办公自动化做了如下定义办公自动化简称就是将过计算机技术通信技术系统科学和行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大而且结构不明确的包括非数值型信息的办公事办公自动化第一章务处理的一项综合技术年国务院电子振兴办公室对我国的办公自动化定义如下办公自动化是应用计算机技术通信技术系统科学管理科学等先进的科学技术不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统简而言之办公自动化就是以计算机为主要设备的人机办公信息处理系统综合而言办公自动化是一门综合性科学技术它以行为科学为主导系统科学为理论基础综合运用包括微电子技术自动化技术计算机技术和网络通信技术等在内的信息技术完成各种办公业务其目的是提高办公工作的质量和效率促使办公工作规范化制度化并为决策人员提供更多的办公信息和决策方案办公自动化中计算机信息处理是核心办公设备是重要条件办公人员是决定因素由于办公自动化技术的不断发展办公自动化新产品的不断出现人们管理思想的不断进步办公自动化的内涵和外延也不断地变化和扩展最早的办公自动化指的是传真机打字机复印机等办公设备的使用接着办公自动化指的是用电脑进行文书存贮排版及输出工作用电脑对人事财务等方面进行管理而现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享交换组织传递监控功能提供协同工作的环境随着互联网技术和通信技术的飞速发展联机办公移动办公远程办公等办公方式的出现更加丰富了办公自动化全新的内涵办公自动化将朝着数字化无纸化集成化多媒体化信息一体化的方向发展二办公自动化要素尽管办公自动化定义有多种不同的表述方式但有六个要素是相同的即科学技术办公场所办公业务办公设备办公人员人机信息处理系统它们缺一不可一科学技术办公自动化的支持理论是行为科学管理科学社会科学系统科学系统工程学人际工程学等直接利用的工程技术是计算机技术通讯技术网络技术自动化技术等它们是办公自动化的理论和方法二办公场所是完成工作任务的场所俗称办公室现代的办公场所是单位内部进行业务信息的共享交换组织分类传送和处理的一个集合空间它既可以是具体的也可以是一个虚拟的空间三办公业务办公业务指办公的具体工作内容包括事务处理如文书写作编辑公文传阅审批通知打印发送文档资料管理会议组织安排等信息管理信息的收集加工传送交流存取应用和反馈咨询决策收集资料确定目标拟订方案分析评价选择决定等是办公自动化的内容和任务四办公设备如扬州大学的校园办公系统办公自动化第一章办公设备是办公自动化的物质条件关系到办公的质量和效率其中心设备是计算机其他设备主要有以下几类输入输出设备如扫描仪读卡机语音和手写输入设备数码相机和摄像机打印机绘图仪等文件复制设备如复印机速印机电子排版轻印刷系统等数据存储设备如磁带机磁盘光盘等办公通信设备如电话机传真机网络设备等其他辅助设备如空调稳压电源不间断电源等五办公人员办公人员是办公的第一要素是办公自动化的主体根据担负工作职能的不同可以分为文秘档案人员行政管理人员职能部门的专业人员和领导干部办公人员的素质和能力直接影响着办公自动化的水平不同的用户群对办公自动化有不同的需求办公自动化系统对于领导者就要起决策支持系统的作用对于中层管理者就是管理信息系统对于一般人员就是业务处理系统六人机信息处理系统一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集信息加工信息传递信息保存四个基本环节它的核心任务是向它的用户各类办公人员提供所需要的信息因此办公自动化又被称为办公信息系统简称办公自动化系统综合体现了人机器信息资源三者的关系信息是加工的对象机器是加工的手段人是加工过程的设计者指挥者和成果的享用者三办公自动化结构层次从系统的信息处理功能角度办公自动化一般可分为三个结构层次即事务型办公自动化系统管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统这三者的嵌套关系为事务型为基础层面向具体的办公事务管理型为中间层它包容事务型办公系统同时以其自有的管理信息系统为支持决策型为最高层它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础同时又以其自有的决策模型为支持如图所示板书一事务型办公自动化系统具体事务决策分析事务型办公自动化系统包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分目前应用最广即一般所说的办公自动化办公事务处理经常完成的工作有文字和报表处理日程管理文件收发公文办理邮件处理文档资料管理快速印刷数据汇总机关行政事决策型办公自动化系统管理型办公自动化系统事务型办公自动化系统办公自动化第一章务处理是指与整个组织机构有关的公共事务的处理如人事工资财务房产基建车辆和各种办公用品的管理等此外在办公事务处理级上可以使用多种子系统如电子出版系统电子文档管理系统智能化的中文检索系统如全文检索系统光学汉字识别系统汉语语音识别系统等在公用服务业公司等经营业务方面使用计算机替代人工处理的工作日益增多如订票售票系统柜台或窗口系统银行业的储蓄业务系统自动取款自动存款酒店业的房间预定系统等事务型或业务型的系统其功能都是处理日常的办公操作是直接面向办公人员的为了提高办公效率和办公质量适应人们的办公习惯要提供良好的办公操作环境下图所示为一个典型的事务型办公自动化系统文字和报表处理系统包括各类文书通知报告公函文件的起草编辑修改排版存储打印等功能及各类数据表格和规范报表的编制生成打印等功能公文管理系统主要包括公文接收登录流转批办分发拟办催办查询归档等功能档案管理系统主要包括文献档案的接收组卷编目转存销毁利用检索统计等功能还具有档案使用的管理功能如查阅时间登记显示借阅清单等会议管理系统主要包括会务准备准备会场起草文件报告会议通知会议资料会议纪要及文件归档等功能它与公文管理系统和档案管理系统相关轻型印刷系统包括电脑激光照排系统和小型高速印刷机一般单位使用微机文字处理软件和打印机即可满足要求行政事务管理系统包括人员出差管理公务用车管理人事管理设备管理后勤管理等机关和单位内部事务的处理系统维护主要包括业务流程管理代码和数据维护系统注册权限管理数据备份恢复等功能在硬件方面事务型办公自动化系统主要依赖微型计算机及其外设和其他一些办公设备如打印机传真机复印机软件方面主要依靠通用软件如文字处理软件电子表格软件办公自动化系统文字的报表处理系统公文管理系统档案管理系统会议管理系统轻型印刷系统行政事务管理系统系统维护办公自动化第一章小型数据库等和办公应用软件如人事财务工资管理软件等通信方面除采用信函电话和传真等传统的方式外也常使用磁盘传递计算机局域网广域网及电子邮件电视会议系统等方法此外事务型系统也建有与办公业务有关的小型数据库系统如机关内部文件会议资料办公用品发放人事档案等内部数据库形成信息中心二辅助管理型办公自动化系统辅助管理型办公自动化系统是由事务型办公自动化系统支持的以管理控制活动为主的办公自动化系统管理型办公自动化系统除具备事务型办公自动化系统的全部功能外主要增加管理信息系统功能即以较大型的综合性数据库为主体为单位和部门的运行管理分析计划及决策等职能提供信息服务管理型办公自动化系统一般建立在中大型或超小型计算机的硬件基础上同时配备多功能工作站和语音图象处理设备等并连成计算机网络设在计算中心的中大型或超小型计算机主要完成管理信息系统功能处于第一层设在各职能机构的高性能微机主要完成办公事务处理处于中间层工作站和一般微机则置于各基层科室为最底层这种普遍采用的三级通信网络具有很强的分布处理能力和很好的信息共享性能软件方面除具有事务型办公自动化系统的各种通用专用办公软件外还要建有支持管理信息系统的基础数据库和专业数据库如政府部门的计划贸易统计税务财政物价物资金融审计等数据库和企业中的设备产品成本技术生产工资等数据库提供信息综合分析统计功能三决策型办公自动化系统具体事务决策分析决策型办公自动化系统以上述两种系统为基础是具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统决策型办公自动化系统除具备前两类系统的功能外主要具备决策支持功能诸如国民经济计划和综合平衡决策经济效益预测和经济结构分析等系统中辅助决策能力的强弱反映了该系统水平的高低决策支持功能必须建立各种可供决策分析参考的模型包括经验模型和实验模型常用的包括计划模型预测模型评估模型投入产出模型反馈模型结构优化模型经济控制模型仿真模型综合平衡模型等各种模型根据大量的数据分析出多个可能的方案为决策者提供决策建议决策型办公自动化系统硬件设备与管理型办公自动化系统类似并需要综合型通信网络的支持另外还装备具有高速运算能力和海量存储能力的大型计算机用以完成决策支持功能它是智能型系统需要综合型数据库作为其决策信息的来源通过模型库方法库知识库和专家系统进行各种决策的判断办公自动化系统不仅要完成常规的办公事务处理更重要的是为管理决策层提供与管理与控制有关的信息因此办公自动化系统与管理信息系统简称和决策支持系统简称三者之间有密切的关系既相互独立又互相渗透三者的关系如右图所示其中指事务型办公自动化系统三者融合的阴影部分即决策型办公自动化系统办公自动化第一章事务级系统信息管理级系统和决策支持级系统是广义的或完整的系统构成中的三个功能层次三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出一体化的系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的系统集成一个完整的系统使办公信息的流通更为合理减少许多不必要的重复输入信息的环节以期提高整个办公系统的效率一体化网络化的系统的优点是不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效而且也有利于和外界的信息沟通使信息通信的范围更广能更方便快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信并且有可能融入世界范围内的信息资源共享通常事务级系统称之为普通办公自动化系统而信息管理级系统和决策支持级系统称之为高级办公自动化系统例如市政府办公机构经常定期或不定期的收集各区县政府和其它机构报送的各种文件然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读处理然后将批阅后的文件妥善保存以便以后查阅领导者研究各种文件之后作出决定一般采取文件的形式向下级返回处理指示这一过程是一个典型的办公过程在这一过程中文件本身是信息其传送即是信息传送过程但应当注意到领导在分析决策时可能要翻阅查找许多相关的资料参照研究才能决策所以相关的资料查询分析决策的选择也属于信息处理的过程例如扬州市广陵区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑申请批准文件传递到市政府有关机构市有关领导看到文件后要安排城建规划等有关部门去查找有关盖楼规划的文件法规又需要安排财政部门研究全市的经费预算以及其它许多参考资料然后研究决定同意或不同意并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给广陵区政府这个例子中信息以文件方式传递处理领导查阅参照的有关法规也是信息这是数据信息研究决定过程主要是领导者的意志但是客观信息分析可以做出几种可选择的方案在这个全过程中如果采用计算机处理来往的文件可以说是初步程度的自动化如可以用计算机查询各种资料数据这是更进一步的自动化如果由计算机自动分析有关本事件的资料自动提供若干个供决策者采用的可能决策则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化再进一步分析这个例子如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统计算机自动从有关系统中寻取机关资料这种系统就是办公自动化更高层次的集成化另外如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统可以通过网络传递信息可以远程处理业务那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统办公自动化第一章所以办公自动化系统本身是一个多层次的系统在各种层面上可以说实现了办公自动化的一部分业务而从最初级的自动化开始随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统四办公自动化类别面对不同的业务环境和管理规模办公自动化可分为若干类型一从业务类别上划分办公自动化系统可分为六类政府型办公自动化系统政府型办公自动化系统的职能主要是保证政令和法令的畅通和实施在我国政府型办公自动化系统可分为国家部委省市地市和县市四个级别同级政府机关的办公自动化系统以及同一层次的各个厅局系统之间有着许多共性可以据此为办公自动化系统设计出机构设置及功能模型或办公自动化设备配置模型事业型办公自动化系统事业型办公自动化系统适合于学校医院研究所公用事业社会团体等事业型单位它们的人事财务后勤等职能有许多共性属于它们专业范畴的子系统如教务医务科研项目管理等则需根据各单位需求而单独开发如扬州大学图书借阅教务管理学生管理财务管理科研项目管理等子系统企业型办公自动化系统企业的管理职能可以分为生产管理经营管理和决策管理办公信息处理应围绕生产和经营管理进行随着管理思想和技术的进步及企业信息化水平的提高企业管理已经发展到制造资源计划和企业资源计划的应用阶段企业的办公自动化系统应同其有机地结合起来专业事务型办公自动化系统指专业性的机构如律师会计师经济师事务所等使用的办公自动化系统和以某项事务性处理为主的办公自动化系统如民航订票系统海关报关系统商检系统及银行保险公司等使用的办公自动化系统案例型办公自动化系统指以案例为主要业务的办公自动化系统如法院的诉讼裁决系统公安局的案例分析系统医院的病理分析系统等需要数据库和辅助决策系统的支持控制中心型的办公自动化系统指各类测试控制中心计算中心卫星发射中心电话局等单位的办公自动化系统二从管理规模上划分办公自动化系统可分为巨型大型中型小型和微型五种巨型办公自动化系统巨型办公自动化系统是一种全国性的办公自动化系统主层是全国的办公自动化控制和管理中心它由三层子系统组成第一层子系统由中央各部门和各省的计算机中心组成第办公自动化第一章二层子系统由各省的部委厅局及大型厂矿企业的计算机中心组成第三层子系统由市县公司工厂的计算机中心组成大型办公自动化系统大型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的一级子系统是以一省或中央某系统如石油系统为范围而建立起来的计算机办公网络中型办公自动化系统中型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的二级子系统是以在大中城市和省内大型厂矿企业为范围而建立起来的计算机办公网络小型办公自动化系统小型办公自动化系统亦称局部办公自动化网络主要适用于省内专业公司和中小企业的办公管理微型办公自动化系统微型办公自动化系统是办公自动化系统中的最小单元是以机为中心的单机办公自动化系统既可独立工作也可与其他计算机联机工作五办公自动化技术办公自动化综合了多种信息处理技术这些技术以计算机技术和通信及网络技术为基础主要有以下几个方面一数据处理技术数据处理是指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算管理和操作包括财务数据人事数据文档数据产供销数据市场数据人口数据气象数据等各种数据的处理数据处理的特点是数据量大要求准确快速且实时性强其关键在于使用什么样的软件存储设备的容量和存取速度在一般办公室环境下数据处理是通过数据库软件电子表格软件以及应用数据库软件设计的各类管理信息系统或其他应用软件实现的它们包括对数据信息的输入存储计算分类索引查询汇总制表编排等内容数据库技术是办公自动化系统进行数据处理的强有力工具它为用户提供了最方便实用的数据共享检查和修改等数据处理功能数据库中的数据按其组织结构一般分为层次型网络型和关系型三种数据模型关系型数据库对数据的表示能力较强而且直观易学使用方便因而在目前微机上应用的数据库管理系统基本上都是关系型的如到和等另外在一些大型办公自动化系统中采用一些大型的分布式的数据库管理系统来进行数据处理如和甲骨文等电子表格是指用计算机制表包括表格设计数据输入和结果计算其速度与准确性是手工制表无法比拟的另外根据表格中的原始数据和结果数据电子表格还能自动生成办公自动化第一章各种统计图表大大减少了人工绘制统计图表的麻烦并使生成的统计图表精确化目前普遍使用的电子表格软件是和二文字处理技术文字处理是指用计算机完成文字工作其核心是使用文字处理软件包括文字信息的输入编辑排版存储印刷等这是办公室的主要工作之一从世纪年代末就出现了中文之星等文字处理软件之后又有了以及我国的金山软件及等这些软件随着操作系统平台的更新和用户要求的不断提高在不断升级和更新以著名的文字处理软件为例年推出的中文及最新的使这种文字处理软件不仅具备编辑修改存储排版和复制等基本的文字处理功能而且更加实用和使用方便并增加了扩展的智能感知技术和网络传送及共享等许多强大的功能在我国文字处理的关键是汉字输入方法除常用的键盘汉字编码输入外各种非键盘输入技术和设备已经相当成熟如汉字手写体输入印刷体识别和汉语语音识别等大大简化了汉字处理工作目前国内开发的汉王蒙恬等手写识别输入技术处于国际领先水平具有识别率高手写自由度大符合人体自然原理等诸多优点可识别简体字繁体字异体字英文数字和符号等两万多字符并且连笔书写和倒插笔书写皆能较准确识别对于书写工整的各种字符辨识率可以接近的理论极限而且通过一段时间的适应性训练对连笔字的识别率也可以达到以上的水平在印刷体识别方面利用扫描仪配上国内常见的清华紫光尚书等软件光学字符识别简称可以高效地读取并判断识别出印刷品上的文本信息然后再到等文字处理软件中进行排版等处理减少了键盘输入文字的麻烦从而提高工作效率现在许多产品和办公软件将手写识别软件语音识别技术集成一体如都集成了手写识别和语音识别功能大大方便了用户的使用三语音处理技术语音处理就是用计算机对语音进行处理的技术包括语音合成和语音识别两大类语音合成是给计算机以发音的能力语音识别是给计算机以聆听和理解的能力办公人员可以直接与具备了这些能力的计算机进行对话和交流这种办公方式无疑会受到办公人员的普遍欢迎目前语音处理技术已进入实用阶段已制成的典型系统有语音应答系统如电话查号报时股市行情信息的自动语音应答以及语音识别汉字输入系统如公司年推出的中文语音识别系统无需专门训练自由句式输入每分钟可读入个汉字平均识字率超过四图形图像处理技术计算机的图形处理是指在计算机上进行图形设计与处理按设计者的要求生成各种图形利用计算机可以得到根据数据分析做出的各种统计图如直方图扇形图折线图等办公自动化第一章可以绘制图形并编辑修改进行图文混排硬件上常见的图形输入设备有键盘坐标数字化仪光笔操纵杆跟踪球鼠标器等图形输出设备有显示器打印机和绘图仪等软件上自带的应用程序画图和都能绘制简单图形而则是功能强大的失量图形处理软件则能生成各类图表图像处理是指利用计算机将照片等图像以数字形式输入分析和处理如用彩色扫描仪扫描图片数码照相机输入照片数字摄像机获得视频信息然后使用图像和视频处理软件进行加工目前使用普遍的图像和视频处理软件有公司的等动画制作软件有等五文档管理技术文档管理是指对文件这一整体形式进行的管理主要是指对文档资料的存储分类归档检索等它在办公自动化系统中占有很大的比重目前办公室电子文档管理的方法已经逐渐与传统的文档管理方法相结合电子文档管理通常使用数据库技术电子文件柜技术以及缩微技术数据库技术适用于文件资料数量较大的办公室文档管理数据库系统由数据库数据库管理系统和用户应用程序三部分组成数据库管理系统是用户应用程序与数据库之间的接口由数据库管理系统定义数据库将数据装入数据库完成对数据库的各种操作控制维护和通信等功能数据库应用形态主要有集中式数据库系统和分布式数据库系统集中式数据库是将物理数据库集中存放在主机上由主机上的数据库管理整个数据库用户可以从终端发出数据操作命令经主机上数据库管理系统接收处理后再将操作结果送回终端其数据共享能力恢复能力较强但缺点是一旦主机出故障将导致系统全部瘫痪如扬州大学教务处的教务管理平台学籍管理分布式数据库是指物理数据库在地理位置上分布于一个含有多个数据库管理系统的计算机网络中它可靠性较高局部发生故障不至于引起整个系统瘫痪并且分散了工作负荷它通过网络连接适合于办公地点分散的应用系统开放易于扩展由于网络技术逐渐成熟并实用化由客户服务器方式构成的分布式数据库网络已经成为办公自动化系统建设中一个迅速发展的潮流电子文件柜技术适用于文件资料较少种类也比较单纯直接可以从电子文件柜中取出电子文件的应用情况它完全模仿用普通文件资料柜存放数据和管理文挡的方法在计算机上的外存储器磁盘和光盘组成的大容量存储系统中开辟存储空间然后按一定的文件组织方式对文档进行分类归档配合使用性能好的检索软件文档记录的检索将变得十分方便高效满足用户从不同角度进行查询检索的要求电子文件柜通常收存文档的全文内容占用的存储空间较大因此比较适应于文档数量较少的办公室使用缩微技术是指把纸质文件或计算机生成的信息缩小记录到一个胶片上保存所有的文件和档案都可以采用缩微胶卷来存储这样可以大大节省文件的存放空间而且记录不易混淆和丢失这一技术又称激光全息缩微技术是利用激光全息照相方法制作超缩微胶片办公自动化第一章需要的时候用一束激光以一定的角度投射在留有全息图的超缩微胶片上就可再现原始文献的图像在一张的全息缩微胶片上可以记录一年的人民日报国外许多大公司的档案管理图书馆都采用缩微技术来存储工作文件档案和图书目录等大量的缩微系统都要配备阅读机以便阅读缩微胶卷上的信息它们可以与计算机相连接进行辅助检索以提高查阅速度六网络通信技术现代通信主要是通过模拟交换网络和数字交换网络进行信息交换和传输的在模拟交换网络传输的是模拟信号包括电话传真及计算机借助调制解调器进行的远程通信等在数字交换网络传输的是数字信号这些网络包括各种计算机局域网广域网等从模拟通信到数字通信从局域网到广域网从电话电报网到分组交换网综合业务数字网从固定电话移动电话到微波光纤卫星通信等都是办公自动化涉及的网络通信技术网络通信技术的发展为办公自动化创造了必要的环境和条件利用通信手段将分散的多台计算机联成网络以共享计算机软硬件资源和数据信息的计算机网络构成了现代办公自动化系统的支撑平台的发展更使办公自动化技术提高到前所未有的高度在办公自动化方面网络通信技术的主要应用有电子邮件在所提供的众多服务中电子邮件通信服务最为广泛通过方便快捷和经济的服务可以用极其低廉的费用和极其快捷的速度进行地区间和国际间的联系和交流将文字声音图像数据及其组合等多媒体信息通过网络进行异地传递具有传统通信方式无可比拟的优势每个本质上是一个电子文件用户可以同时向多个收信人发送同一份邮件或转发信件还可以将命令或请求发送给主机由其自动处理等常用的电子邮件软件有等现在人们大多使用网络邮箱远程会议远程会议是指在现代电子设备的支持下利用网络通信手段异地召开会议与会者能看到其他参加会议的人听到他们的声音从而可以互相交流具有实时交互性远程会议可以节约会议开支缩短与会时间提高会议质量其主要应用有以电视机为监视器的实时可视系统电视会议系统和装备在个人计算机上的网络视频通讯系统桌面视频会议系统典型的视频会议系统包括一个大型数字摄像机或小型数字摄像头安装视频采集卡的高速计算机网络接入配置为以上的宽带和视频会议软件如的软件在一些高层次的办公自动化系统中已经采用了语音文字图形图像电子会议这种会议系统需要具有装备了数字摄像和播放设备的会议厅以及高容量的数字通信线路或频带很宽的模拟信号线路通常可以通过光缆传输信息图像和声音的传递同视频会议一样文字和图片则可以在计算机上用鼠标器写字或用彩色扫描器扫人图像文字或用数字摄像机摄入静态的图像经计算机中的软件将采集的数字信息压缩后通过专用线路或电话线传递办公自动化第一章到各方同时对方还能听到发送者现场的讲话如国务院以及省政府经常召开电视电话会议各省或部门设立分会场可以大大节约费用提高效率电话电话指在上实现的一种集语音数据图像于一体的通信业务传统电话业务传送的是模拟信号声音传输使用专门铺设的线路以及用于传输模拟信号的中继设备而电话使用传送语音使用已建成的线路成本大大降低尤其是用电话拨打国际长途可以大大节约通话成本因此发展非常迅速按照拨号端和受话端的不同电话可分为三类电话对电话对电话对常用电话软件有等联通上海电信内联网是指采用技术建立的自成体系的机关或企业内部专用网络它以协议为基础以为核心应用构成统一和便利的信息交换平台包含了几乎所有的应用信息发布和浏览电子邮件多媒体通信远程访问网上讨论组用户和安全性管理等办公自动化系统架构在上使用户在浏览器平台上就能基本完成日常的办公事务处理专业办公自动化系统的解决方案目前主流的办公系统集成技术以为核心的解决方案共享信息高效管理工作流信息存储访问收发电子邮件管理个人通讯录支持移动用户时间管理和任务管理以为核心的解决方案提供邮件服务提供服务提供数据库服务提供客户端服务完全应用提高大型系统的部署维护效率基于架构提供企业级系统的稳定性扩展性等核心性能基于开放平台的模块化解决方案易于扩展升级与等桌面系统紧密集成降低使用门槛提供无编码个性化定制平台办公自动化第一章思考题什么是办公自动化办公自动化有哪几个要素主要的办公设备有哪些办公自动化一般可分为哪几个结构层次它们之间有怎样的关系事务型办公自动化系统包括那些功能从业务类别上划分或从管理规模上划分办公自动化系统可各分为几类办公自动化主要综合了哪些信息处理技术主要的办公自动化应用软件有哪些办公自动化第一章第二节办公自动化的发展状况本节重点国内外办公自动化的发展历程三代办公自动化系统的特点一办公自动化发展历程人类从诞生时起就是作为一个种群在地球上生存发展的人类的一切活动从一开始就是人群之中进行信息交换的过程史前人类之间利用声音记号传递信息例如某些民族的鼓声歌声特别声调的喊声都起源于传递信息而结绳记事刻石记事更是我们所熟知的经历了几十万年和自然界的斗争人类产生了语言和文字大大有利于信息的传递交换树枝棍棒成为人类最早的笔公元前年埃及人发明了墨水而商朝的中国人在龟甲上刻字在青铜器上铸字传递文化这就是有名的甲骨文和金文后来又在竹简木简上刻字记载信息公元年中国人发明了纸毛笔和砚台约年中国人毕升发明了活字印刷年西方人发明了铅笔这些都是人类书写信息的工具而信息传递靠人类本身当时交通运输手段陆路以牛车或马车水路以船运为主要方式所以一个信息传到遥远的异地需要相当长的时间所谓里加急在今天看来也相当缓慢电影鸦片战争中有道光皇帝和林则徐之间以里快马传递信息的情节北京至广州有约公里之遥最快也得天所以真有紧急军情也只能因地制宜了到了近代办公信息工具有了巨大发展机械打字机于年发明年发明了电动打字机年发明了复印机年发明了录音机年发明了计算机世纪年代出现了各种文字处理设备这些现代化高科技产品成为人类的有力工具很快地应用于人类的办公活动中开始了办公自动化的时代以美国为例今日美国的办公室早已不是年代以前美国影片中的形象了每个办公桌上都是微型计算机打印机传真机等现代设备所有微型机大都已为网络所连接数据和信息在计算机和网络中飞速传递瞬时可以从西海岸传到遥远的欧洲所有的文件都是经过之类软件生成由激光打印机生产工整精美需要多份文件即时就可复制美国世纪年代开始进入办公自动化时期公司企业最早实施自动化措施早期计算机应用中年前有许多从事文字处理的应用软件年代后微型机迅猛发展著名的软件都是文字及表格处理软件在全世界范围的办公室内掀起了广泛的应用热潮年代后更是高速发展公司的系统是最著名的例子环境下的软件是最为成功的现在全世界绝大多数的文件都是由产生的带给人们前所未有的方便同时网络在美国获得了不断的发展最终形成了今日的网把全世界的办公室联结在一起例如年卡特政府建立白宫办办公自动化第一章公业务信息系统这是一个具有个终端的局域网年以上政府机构应用电子邮件而美国各大学在年代中后期都建立了完备的校园网例如著名的斯坦福大学校园网年代初克林顿政府大力推进信息产业提出了信息高速公路的概念全国进入布网高潮遍布美国的网络最终联成了今天的网而网现在已深入到美国和世界上大多数国家的办公室和家庭办公自动化信息化已深入到几乎每一个人的办公桌近年美国办公自动化系统又向管理支持软件数据库软件深度发展几乎每一个大中型企业或机构都已建立了自己的办公自动化系统绝大部分是信息管理系统和决策系统年代的美国人是绝对不认识今日的美国办公室今日美国办公室是高技术发展的结晶人类已进入了信息革命时代日本基本上也经历了以上的过程紧紧地跟随着信息业发展的步伐今日日本也实现了全国的网络化主要大学政府机关大企业都在网上都有了自己的高级办公自动化系统计算机普及到人们生活的任何角落其水平和美国接近二我国发展办公自动化的情况在中国办公自动化也已有多年的发展历史绝对是一个老生常谈的概念由于信息技术日新月异的发展传统的办公自动化除了名称没有改变以外无论从内涵到外延都已变得面目全非办公室的故事故事一王先生是报社的一名记者他每天早晨走进办公室打开计算机边收电子邮件边处理当日要发的稿子然后将稿件从内部公共平台上发给美编进行版面设计出样版发版中间进入报社内部信息发布系统浏览今日工作须知关填好近日的采访或会议活动报告自己的行踪也让同事共享近日的业界动态王先生的办公室的故事就是让工作时间升值让工作过程无纸化故事二刘小姐是某公司的人事主管每天上班一打开计算机与她常联系或单门的工作人员便会在计算机上显示出来谁没在线谁有事想与刘小姐商讨均一目了然刘小姐只需单击一个键便可与在线的某人取得联系并在网上进行视频交流如果事情处理完毕刘小姐可以查看与该部门相关的其他部门信息如行政办公室财务部等它们很快就会动态地显示出来故事三李先生是某公司的技术人员他想了解公司某项产品的全部信息通过安装在电脑上的技术导航图关于此产品的特性相关解决方案及开发指南等一并汇集到王先生眼前看了这些内容王先生还想了解开发此类产品的技术难点只需单击屏幕上的某个问题按钮基于全球的技术问答库中的许多技术专家会及时给出答案以上描绘的是现代办公室中应用现代办公自动化系统的情景世纪产生在的办公自动化梦想在我也已经逐步实现了年代办公自动化技术开始传入我国年代初微型机也进入我国我国政府对此较为重视国务院于年设立了办公自动化专业领导小组年成立了相应的专家组办公自动化第一章多次举办全国性的研讨会对办公自动化的设备系统功能系统结构网络集成化应用软件等进行研讨并由专家写了设计指导书年以前是我国发展的第一阶段是准备期通过试点开发了一些办公自动化系统引入复印机汉化微型计算机软硬系统解决汉字输入输出汉化部分应用软件成立了全国性的专业指导机构制定了我国办公自动化发展规划年为发展期这一是时期建立了一批国家级的办公自动化系统国务院组织开发了政务办公自动化系统在省市地方政府部门和重要行业也建立了一批有一定水平的办公自动化系统目前全国市以上政府及大中型企业都已开始这一项目例如上海市政府办公系统以超级小型机组成网络软件系统包含文字处理文件管理办公日程管理轻型印刷电子邮件机关事务处理等七个软件包取得了一定的效益全国还有众多不同等级的办公自动化系统投入运行例如第七届全国人民代表大会使用会务管理系统取得了成功这一时期我国有关方面相继开发出许多风靡一时的汉字系统并继续向前开发例如希望汉字联想汉字系统天汇汉字汉字等等开发了大量汉字输入方案例如五笔字型自然码拼音郑码笔型码笔顺码等等也开发了一些著名的文字处理系统例如方正排版华光排版系统金山汉字系统汉化等等这些巨大的成果使办公自动化中最基本的技术文字处理技术在我国得到巨大发展目前我国办公公文文件的生产处理已基本实现了自动化社会上文秘人员已普遍掌握这些基本技术我国机构招聘人员时会使用相关计算机软件已成为一个基本条件目前这方面技术正在继续发展微软公司的办公软件已逐渐占据统治地位以其先进的技术赢得了大多数用户而且从年以后传真技术复印技术局域网技术在我国得到大面积的普及办公手段有了巨大进步年以后自动化技术在我国银行业保险业邮政业航空业各个行业上都有巨大的发展我国人民存款也开始通存通兑异地存取柜员机取款持卡购物消费旅游计算机订票等等也进入我国人民日常生活社会上各种网络信息开始给人们提供信息例如北京瀛海威时空我国图书馆界也有了巨大的变化国家级省级图书馆科学院系统大中型馆全国高校大中型馆基本上实行了计算机管理而全国大多数单位均实现了不同程度的计算机财务人事管理很多人都拿到了计算机打印的工资条由于自动化的威力社会面貌有了巨大变化逐步缩小了与发达国家的差距年以后为逐渐成熟阶段这一时期互联网技术在我国迅速发展并普及通信设施有较大改善全国分组交换网投入使用正在建立全国性的计算机网络多种多样的办公自动化系统也大量投入运行并引发了政府上网企业上网电子政务电子商务校园网数字化办公等一系列工程年国家教委已建成中国教育科研网骨干网租用国家专用线路建成以清华大学为网络中心以北大北京邮电大学东南大学上海交大华中理工大学西安交大成都电子科技大学东北工大华南理工大学等办公自动化第一章九所院校为地区中心的全国高校网络这些中心都建有相应的校园网已接通网通过网络可以查询网上的各种信息也可以查询国内已上网单位的相应信息提供电子邮件等网络服务全国目前已有约所高校联结并正在迅速发展为中国高等教育机构提供了实现办公自动化的基础现在一些单位又不再发工资条了可以到利用网络查询标志着网络应用的进一步深化我国在这一方面虽然取得了一些成绩但与发达国家相比仍有相当差距在近年来实施办公自动化过程中也暴露了很多问题如投资大效果不明显水平低重复建设多硬件投入多软件投入少模拟手工作业增加管理负担等归纳起来就是重硬件轻软件重使用轻开发重技术轻管理造成这些问题的主要原因有三个一是对办公自动化的本质作用理解不深通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用使用目的是为了提高工作效率实际上通过实现办公自动化提高管理机构的决策效率更为重要二是忽视了办公自动化发展的基础通常认为只要有了先进的技术和设备就可以实现办公自动化其实办公自动化发展必需依赖两个基础一个是管理基础另一个是信息积累基础如果脱离了这两个基础办公自动化就成了空话三是技术条件的制约也使得办公自动化建设难以达到预期的目的如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就明显不足办公自动化如同计算机网络一样它本身不是目的只是一种技术一种工具是一门应用学科和技术尽管它也有相应的理论做依托但它对广大政府和企事业部门来说主要是应用研究着眼于应用也着手于应用离开了应用办公自动化就毫无价值离开了提高办公效率办公质量办公自动化就失去意义二办公自动化系统的发展历程办公自动化是信息化社会的产物随着以计算机技术和网络通讯技术为代表的信息技术的发展办公自动化系统不断适应变化的办公需求和时代发展其功能应用领域和概念外延不断衍生扩大与提高从实现个体工作自动化到实现工作流程自动化从知识管理为核心走向门户管理为核心一第一代办公自动化系统实现个体工作自动化世纪年代至年代中期第一代办公自动化系统是以数据处理为中心的传统系统它以个人电脑和办公套件为主要特征最大特点是基于文件系统和传统的关系型数据库的应用以结构化数据为存储和处理对象强调对数据的计算和统计能力采用字符型界面实现了数据统计和文档写作电子化将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式第一代办公自动化系统存在许多不足个自为政松散偶合机负担过重管理维护及培训费用较高缺乏公共的基础通信平台没有通信和协同工作的能力不能建立统一的集成办公平台系统自适应差只能按开发时确定的思路流程和功能处理信息没有或办公自动化第一章缺少外部信息来源只局限于内部信息的管理等二第二代办公自动化系统实现工作流程自动化世纪年代中期开始所谓工作流是指业务在点到点对应于人与人或某项工作到某项工作之间的流动和处理一般的办公流程都是采用工作流的方式来运作的例如文件传阅收发文审批请示报告等以工作流为中心的办公自动化彻底改变了早期办公自动化的不足它以网络为中心以文档数据库管理目录服务群组协同工作等技术作支撑建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制建立协同工作的环境系统的主要任务是单位内部各种消息办公信息文件及函件等的发布与传递工作流的管理档案资料的管理也承担与信息服务系统进行双向信息交互的任务它包含众多实用功能和模块实现了对人事文档会议的自动化管理而且以为基础办公自动化系统实现了移动办公政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制从而实现了电子政务的第一个组成部分政府内部的电子化和网络化办公第二代办公自动化系统有三个显著特点以网络为基础强调协同工作把工作流作为实现业务自动化的技术手段随着知识经济时代的到来办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了从某种意义上说办公实际上是一个管理的过程尤其对企业而言由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变企业越来越需要更多更广的外界信息和企业内部知识的积累并在它们之间的不断交互与碰撞中让知识获得再生和增值这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统能够提供足够的灵活应变和开放交互能力因此办公自动化不应只是人际办公的计算机化而要融入新的管理方式要融知识管理于办公自动化中为领导层办公室人力资源部门及业务部门提供全新高效的工作模式在这样的背景和需求下第三代办公自动化系统应运而生三第三代办公自动化系统融信息处理业务流程和知识管理于一体第三代办公自动化系统是以知识管理为核心的办公自动化系统所谓知识管理实际上是一种信息化应用系统它以网络和信息系统为基础发现和组织已经获取的信息定位于拥有专门技能的人通过协作和培训传递这些知识让整个组织能有效利用知识建立知识门户和快速响应系统通俗地讲知识管理就是在恰当的时间将正确的知识传给合适的人让他们采取最恰当的行动帮助企业提高整体业务水平避免重复错误和重复工作知识管理的要素有实时交流信息集成和门户建设等第三代办公自动化系统强调以知识管理为核心能够提供丰富的学习功能与知识共享机制确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习向现有知识学习使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变从而在提升每个员工创造能力的过程中大大提高企业与机构的整体创新和应变能力比如公司新进员工通过相应授权和合适的身份能够学习到公司的既有知识如发展脉络产品介绍规章制度等第三代办公自动化系统是以知识管理为核心新一代办公应用平台充分利用互联网通信技术改变了传统的办公方式将办公系统建立在互联网上使办公系统实现移动化实办公自动化第一章时化高效化无纸化其突出特点是实时通信实时交流具有以下三个明显的特征功能丰富来源丰富的数据信息处理功能面向知识管理的办公自动化系统应充分集成各种信息数据这些数据不仅包括电子邮件信息而且还包括文件系统中的文件传统的关系型数据库数据数据仓库中的数据甚至是上的数据充分利用各种协同工作手段包括多线程讨论文档共享电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等除此之外还应该提供不同层面的信息共享方式包括移动通讯设备的支持手机的接入访问的支持统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能办公自动化系统起到知识管理的平台与门户作用面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融人每个员工的日常工作中去第四代以门户管理为核心的信息一体化系统基于门户管理面向企业企业员工企业客户企业代理商更高程度提高企业全员劳动效率提高企业与外界的信息交流效率建立门户型企业使企业在掌握更快更准更全面的信息主导地位把握商机特点门户整合统一入口统一平台对外与对内信息合理融合和分布企业与员工员工与员工企业与合作伙伴企业与客户信息一体化六办公自动化系统的展望办公自动化设备向高性能多功能复合化和系统化发展办公系统向数字化智能化无纸化综合化发展多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强全球网络体系将逐步完善随着计算机信息技术网络通讯及电视电话传真等高新技术的发展人与人之间的联系变得更为紧密工作节奏也日益加快如何使信息得到更大程度的共享如何更进一步提高工作效率人与人之间如何完美协同工作等一系列问题日益受到人们的重视要求办公自动化系统进一步发展成为办公信息系统简称这样不仅可以满足面向办公者的通常意义上的繁琐事务处理而且还能提供面向决策者的决策支持专家咨询等智能服务实现行政机关的办公现代化信息资源化传输网络化和决策科学化为管理人员办公和领导决策提供服务一我国未来政府办公自动化系统的功能和特点从我国政府办公自动化建设和应用情况初步调查来看我国未来政府办公自动化系统将以知识管理为核心具体呈现以下功能和特点第一具备强大的数据信息处理功能面向知识管理的办公自动化系统将集成各种信息数据这些数据不仅包括电子邮件信息而且还包括文件系统中的文件传统的关系型数据库数据数据仓库中的数据以及互联网上的各类数据比如实现文档管理的自动化可使各类文档包括各种文件知识信息办公自动化第一章能够按权限进行保存共享和使用并有一个方便的查找手段每个单位都会有大量的文档在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里因此文档的保存共享使用和再利用是十分困难的另外在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度文档多了需要什么东西不能及时找到甚至找不到办公自动化使各种文档实现电子化通过电子文件柜的形式实现文档的保管按权限进行使用和共享实现办公自动化以后比如说某个单位来了一个新员工只要管理员给他注册一个身份文件给他一个口令他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西规章制度各种技术文件等等只要他的身份符合权限可以阅览的范围他自然而然都能看到这样就减少了很多培训环节第二具备多种共享方式和强大共享能力充分利用各种协同工作手段包括多线程讨论文档共享电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享等除此之外还将提供不同层面的信息共享方式包括移动通讯设备的支持手机的接入访问的支持等实现跨分支机构跨地域办公的功能第三办公自动化系统起到知识管理的平台作用面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去它不仅模拟和实现了工作流的自动化更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程从而解决多岗位多部门之间的协同工作问题实现高效率的协作我们都知道各个单位都存在着大量流程化的工作例如公文的处理收发文各种审批请示汇报等都是一些流程化的工作通过实现工作流程的自动化就可以规范各项工作提高单位协同工作的效率同时能够使诸如会议管理车辆管理物品管理图书管理等办公实现自动化第四集中体现在政府业务流程优化管理和决策水平提升方面目前我国政府目标主要体现在提高政府办公效率如手工作业精简文档电子化公文自动流转等而后台办公流程和组织结构基本忠实于原有模式这种情况下管理水平提升有限未来办公自动化将突破业务流程对管理和决策水平的桎梏二政府办公自动化目标办公自动化是我国政府信息化的首要目标也是建设电子化政府的前提政府在推进政府信息化的过程中要把办公自动化放在首要地位并根据资金状况制定实现办公自动化的整体方案和分步实施的目标在此基础上要按照政府的统一规划尽快使政府各主要机关和部门实现办公自动化从一定意义上说只有政府所属多数部门机构实现了办公自动化才能使电子化政府真正发挥作用目前我国政府已建立的网站整体上较为简单距离建立电子化政府的要求有较大差距为此在建设电子化政府的过程中首先要对现有的政府主页进行重新设计和构建使其能为企事业单位民众获取政府信息并直接在网上接受政府提供的各种服务提供一个统一的网络平台办公自动化第一章第三节办公自动化系统的安全保障本节重点办公自动化系统面临的安全问题网络服务器的安全保密通信与加密技术一办公自动化面临的安全问题办公自动化系统是由很多计算机硬件软件辅助设备通信网络和人共同组成的复杂的信息处理系统系统安全的中心目标是信息的反泄密反篡改和反破坏系统信息的安全采集处理存储与运输是保证信息资源安全的关键系统各个组成环节的安全是信息安全的基础办公自动化系统面临系统实体安全数据与数据传输安全等问题以及人为操作失误计算机病毒破坏等安全隐患系统实体安全涉及计算机系统通信设备场地环境及设施电磁屏蔽存储介质管理供电防水防火防震及人员安全保护等许多方面数据与数据传输安全则包括软件安全数据库安全通信网络安全等在计算机单机使用时只要做好实体防护和用户管理安全就有了基本保证由于计算机网络的实体防护最为薄弱信息在远程传输过程中受到的安全威胁最大因而通信网络的安全要比独立的计算机系统困难和复杂得多面临的安全问题主要有信息泄露网络通信过程中如不采取保密措施很可能发生信息泄露假冒用户在网络中假冒他人进行非法活动会给系统造成危害篡改信息通信过程中信息被篡改将产生严重后果恶意攻击网络本身容易受到恶意的攻击如计算机病毒非法入侵网络黑客等如最近闹得沸沸扬扬的谷歌事件因此建立办公自动化系统的安全防护体系应该采取行政法律和技术三方面措施从办公自动化系统各个环节着手特别是要提高计算机网络的安全性二办公自动化系统的安全控制办公自动化系统的网络一般是先从单位内部的局域网开始然后向本系统或本行业延伸最终形成广域网并通过防火墙与联网办公自动化系统的安全控制主要是做好内网安全控制和防范外网非法入侵及保密通信等一内网安全控制内网的安全有硬件系统安全软件系统安全用户合法使用资源和防计算机病毒等网络服务器的安全这是硬件安全中的主要问题对网络服务器一般要做磁盘镜像磁盘双工服务器镜像磁盘镜像服务器上同一块磁盘控制卡带一对硬盘数据被写到一个硬盘后再被复制到另一个硬盘如果一个硬盘失效镜像功能自动使用另外一个不会使数据丢失办公自动化第一章磁盘双工同一个服务器上安装两个硬盘系统包括磁盘控制卡电源数据线硬盘等同时工作实现数据双重备份一个硬盘系统失效另一个立即接管网络运行服务器镜像又称双机热备份即建立配置相同的两台服务器一台为主服务器一台为从服务器即服务器镜像当主服务器出故障时从服务器立即自动接管不影响网络运行软件系统安全软件安全的基本要求包括用户身份验证访问控制数据完整性审计容错等操作系统安全操作系统是应用软件的支撑平台管理全部计算机和网络资源操作系统安全对保证应用软件和数据信息安全起决定性作用应用软件安全编制和使用应用软件要充分利用网络操作系统提供的安全功能设计完善的安全控制功能程序模块保证合法用户的使用用户合法使用资源主要包括以下内容系统要识别进入者的身份并确认是否为合法用户的身份只有识别与确认都正确才允许此用户进入系统访问资源用户权限正确才能查询检索数据用户权限之内的数据及其相符的密级才能被用户查询检索到否则应拒绝用户查询检索请求对使用系统资源涉及信息安全的有关操作还应有一个完整的记录以便分析原因分清责任如合法用户进行了哪些非法操作使用了什么系统资源进行了何种访问类型的操作等计算机病毒及其防治计算机病毒是人为编制的一种特殊的计算机程序它通过非授权入侵而隐藏在计算机系统内通过自我复制而传播在一定条件下被激活影响和破坏程序正常运行和数据安全计算机病毒主要通过软盘光盘读写和网络途径传播而随着网络的普及通过网络传染的病毒越来越多覆盖面越来越广扩散极快威胁最大计算机病毒对网络上计算机的攻击途径主要有通过网络共享进行攻击网络的基本功能之一是资源共享而受病毒感染的文件共享所造成的恶果是传统病毒传染途径所力不能及的通过电子邮件系统进行攻击电子邮件系统已成为人们交换信息最方便快捷的工具之一通过受感染的电子邮件附加文件传播病毒也已成为计算机病毒打破地域时域限制进行传播的主要手段通过下载进行攻击服务器提供通过获取文件资料的功能计算机病毒程序同样可以下载到本地硬盘中同时为节省网络带宽服务器上的文件通过采用压缩打包的形式经过压缩后的病毒文件也就更具隐蔽性通过浏览进行攻击计算机病毒开始采用技术当用户访问某些未知站点时就有遭受恶意程序攻击的威胁这种威胁有时很难防范办公自动化第一章通过系统漏洞进行攻击最新病毒迹象表明病毒开始利用许多黑客技术利用一些操作系统的漏洞直接通过在网上自行传播速度极快因此注意防范网络上特别是上病毒的传播是当前保护办公自动化系统正常运行的重要内容计算机病毒的特征类型表现及其预防和清除方法在以后的内容中我们还会进一步学习二防范外网非法入侵办公自动化网络最安全的保密方法莫过于不与外部联网国家规定涉及国家秘密的局域网不得与外部联网但除了一重点单位和要害部门局域网与广域网的连接是大势所趋因此必须防止办公自动化网络与外部网络连通后保密信息的外泄和来自外网的非法侵入目前防范外网非法入侵内网的办法主要是设置防火墙和代理服务设置防火墙防火墙是建立在局域网与外部网络以及单位的专有网络内网和之间的电子系统用于实现访问控制即阻止外部入侵者进入局域网内部而允许局域网内部用户访问外部网络从一个网络流向另一个网络的全部信息都流经防火墙不允许任何信息绕开防火墙防火墙能监视两个网络之间的信息流能够完全阻断它们之间的信息流防火墙还能完成其他一些重要的任务如用户的认证记录通信信息并产生报表等设置代理服务器代理服务器为从到的连接提供了另一个解决途径代理服务器是处理流向外部主机信息的一个程序位于用户和上的服务器之间这时通信的双方不直接对话而只与代理服务器交谈这就给出了一种幻觉用户认为访问的是一台真正的服务器而真正的服务器会认为与它打交道的是的用户代理服务器不是单纯地转发对的请求而是对经它转发的请求进行检查既可对这些请求核准后转发也可拒绝一般用户访问的实际上是服务器里的内容保密通信和加密方法不能提供安全可靠的保密通信的网络肯定是不安全的由于数据在通信过程涉及到网络的各个环节各种设备数据又是在长数据链路上传输意外事故有意破坏造成信息毁坏失密被窃取的危险要比数据在计算机系统内大得多特别是在网络与网络之间的结合部危险更大因此网络的保密性主要是数据的安全传输问题传输数据的加密保护主要采用三种方式链路加密用于保护在节点间传输的数据对每条通信线路上的数据流进行加密保护通过硬件实现节点加密它是对链路加密的改进目的是克服链路加密在节点处易受非法存取的缺点通过硬件实现端对端加密是指对信息源到信息目的地的每个信息加密一般用软件来完成也办公自动化第一章可用硬件来实现它比前两种加密方式更安全计算机网络的加密技术是指通过计算机网络中的加密机构把网络中的各种原始数字信息明文按照某种特定的加密算法变换成与明文完全不同的数字信息即密文这样即使非法窃取到了数据也无法使用而合法用户可按照规定方法将其译为明文即解密所以利用加密技术可以在不安全保密的通信信道上安全地通信对信息加密需用密钥对其编码密钥是一个特殊的二进制数字典型长度为位位位或位位数越多加密效果越好常见的加密技术有专用密钥方案和公共密钥方案前者基于一个只有信息收发双方知道的专用加密密钥而后者更为先进只有本人的专用密钥才能解开他人用本人提供的公共密钥加密的文件为此需要把自己的公共密钥发布给他人拷贝使用思考题办公自动化系统安全的中心目标是什么办公自动化系统面临哪些安全问题通信网络面临哪些安全问题如何做好网络服务器的安全控制用户合法使用资源包括哪些内容计算机病毒对网络上的计算机主要有哪些攻击途径防范外网非法入侵内网的主要办法是什么传输数据的加密保护有什么方式常见的加密技术有哪两种