办公自动化

1办公自动化应用常识教案时间25分钟地点二楼会议室授课人张进主要内容这节课我和大家共同学习办公自动化这个科目办公自动化这个题目很大它需要一个较长时间系统的学习而且还需要和局机关实际工作不断地接轨和磨合所以今天这里所讲的办公自动化主要是帮助大家了解它在实际工作中的一点应用常识一办公自动化简介二办公自动化实现的功能及业务三办公自动化的安全及病毒防护四局机关办公自动化系统构想一办公自动化简介概念办公自动化就是把计算机技术通信技术管理学系统科学和行为科学等结合在一起让各种先进办公设备有机地组合起来用以综合处理各种办公信息提高办公3越来越先进了交话费时不仅有人工服务最近还加了不少的自动交话费的机器机器的样子有点类似于银行的ATM机不同的是ATM机大部分只能往外取钱而移动的这个机器呢它可以往里收钱人机界面做的非常美观简洁大方输入手机号输入交费额度基本上看一眼大家都会操作但那天我交费的时候确发生了一点问题我准备存50块钱话费但我往机器里赛了一张一百的结果操作完以后我突然发现这个机器没有往回找钱的意思虽然最后跟大厅的工作人员商量半天最终把我的问题解决了但这个自动交费的机器也就是这个自动化办公系统终端的问题同时出现了为什么在整个的交费过程中没有出现一次提示该机器不能倒零钱的信息或者在整个人机界面操作过程中没有设计终止交费行为的控制按钮另一件事前段时间新闻联播说北京火车站新增加了不少自动购票系统但不少旅客上去后不知道如何操作每例成功的购票最低都需要20分钟我举的这二个例子都是人机界面做的不太完善或有部分缺陷的例子但这是不是表示自动化办公系统就是不好呢我说不是这也从另一方面解释自动化办公系统需要一个跟实际应用接轨并磨合的过程我相信正是因为在使用中出现了这样或那样的问题才促使自动化办公系统的开发越来越人性化越来越完善这二天在政务大厅就想着不久的将来咱们局窗口前很有可能也会摆2台触摸屏的机器企业相对人会用手点着触摸屏说我是申请变更还是换领药品经营许可证呢3办公自动化应实现对文字数据语音图形和图像等信息的一体化处理过程因为办公室里的资料不仅包含了文字还包含了大量的图片资料要真正实现办公自动化就应该能处理各种不同类型的信息4办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的办公自动化加速了信息的流通提高了决策质量计算机网络技术的发展打破了地域的约束可以进行远距离办公甚至可以利用手提电脑在旅途中办公即最早我们听说的soho一族我们更愿意把SOHO叫成SuperOfficeandHumanOffice即超级的办公室人性化的办公室比如远程4办公应该不是梦想了吧大家可能听说过有一个企业老总叫王石深圳万科他有个兴趣爱好是登山一年中绝大多数时间都在什么喜马拉雅阿尔卑斯上呆着他的企业管理呢绝大部分时间使用网上办公当时媒体上一总就报道他站在山顶上跟家里的老总们开个视频会议我还记得他为全球通做了个广告有一句台词是他自己写的每个人都是一座山世上最难攀越的山其实是自己往上走即便一小步也有新高度另外利用计算机高速检索信息也可以大大提高管理效率二办公自动化实现的功能及业务1文字处理文字处理是办公自动化中最重要的工作文字处理的主要功能是编辑排版打印利用计算机产生的电子文档可使文字重用共享办公自动化中的文字处理应包含文稿的撰写编辑整理储存打印及利用通信线路传送等借这个机会顺便讲一讲字处理软件的历史首先第一个必须要讲一下wps由金山公司的创始人求伯君先生所写WPS对于现在的民族软件来说在当时应该是一个神话可以说在DOS时代用微机的人没有不知道这个软件的它的操作方式最大程度地满足了当时中国人的使用习惯比如表格的斜线功能而当时其它软件呢比如word由于纯属西方的舶来品跟我们的使用方式很不相同可以说一根斜线就把这二个软件拉开了天壤之隔说WPS是我们民族软件的骄傲一点都不唯过因为它当时极有力的阻击了西方软件对中国软件市场的冲击反过来我们说一下Word字处理软件冷不丁的讲word大家可能没什么感觉我们每天工作都要接触的一款办公软件人们常说微软帝国的建立重点是倚仗了二个拳头产品一个是微机操作系统即大家熟知的win95win98winmewinntwin2000win2003winxpvistawin7之前还有什么10另一个就是office办公软件即我们一直使用的office95office97office2000officeXPoffice2003office2007而其中word就是这个强大家族中的重要一员剩下的成员还5有excelpowerpointacessoutlookpublisher等等我们一开始不是说wps软件非常成功的阻击了word软件进入大陆市场吗那为什么现在word的使用率会这么高呢而且还抢占了全球90市场份额关键是当时的微软在后期发展过程中引入了字处理软件的一个崭新理念叫所见即所得举个例子我们现在编辑文档时比如发个红头文件什么位置在屏幕上什么样用打印机打出来就是什么样但是这在dos时代是很难办到的一项技术那时候的打字员必须凭技术和经验慢慢的调试所以那时候机关的打字员也是一个荣誉很高的技术工种2数字表格处理数字处理是办公自动化的另一项重要内容数字表格处理工作量大一般往往采用表格处理软件以提高制表效率常见的表格处理软件主要有Lotus123Excel及CCED朱崇君简单介绍一下excel表格的用法讲讲公式和日期的输入方式文档的简单提一下差不多跟wps同时代的产品1988年首创中文字表编辑之概念已其方便的中文制表而著称实际已将文字编辑表格制作数据运算排版打印以及数据库报表输出等多项功能融为一体也是dos时代的英雄从这一个方面说微软的霸道更多体现在它的技术垄断性上它一看某些方面竞争不过你它会使用他最狠的一招那就是换操作系统你不是DOS利害吗我换windows陪你玩开发完了以后我还不公开操作系统源代码让你的程序在我的系统上不能安装或者不能正常安装而且所制成的文件格式我就故意不跟你兼容另一招微软开始调整战略你不是不喜欢我的使用方式嘛我就聘用中国的工程师来为他们写程序这样开发出来的产品就更加适合中国的市场成立了微软研究院花高薪垄断了一大批中国的高精尖人才可以说Office系列是微软贯彻先入为主强者恒强这种经济学原理销售成功的一个典范3语音处理语音处理用于办公自动化中的人机交互活动可以提高办公效率4图形图像处理办公信息中往往包含着各种图像照片数据统计图结构图等6办公自动化系统应该有专门软件处理各种图形图像常见的图形图像输入设备有键盘鼠标数字化仪光笔扫描仪摄像机和数码相机等常见的图形图像输出设备有图形显示器打印机和绘图仪等5电子邮件电子邮件是计算机网络上的一种通信手段得到了广泛的应用它通过电子技术在网上传送声音图像数字文字或其他混合信息已经成为地区间国际上不可缺少的通信工具这里要提醒大家的是邮箱大多数都是有空间限制的比如省局邮箱空间为50M要注意经常清理否则有时候会莫明其妙的收不到或发不出邮件网易搜狐等部分网站的电子信箱号称无限增容但是它们上传附件的大小一般也有所控制的比如sohu的上传附件时最大不能超过10M另外申请邮箱时通常有二种选择一种是收费一种是免费具体的差别就是服务据说收费的信箱反垃圾信件做的比较好6电子会议电子会议是指位于不同地区的人可以通过计算机网络举行会议包括行政会议记者招待会远程教学等7文档管理和资料检索对各种文件资料档案进行分类编排存储和检索也是办公自动化的重要内容以高密度大容量存储器为基础的数据库技术是信息检索系统中应用最广的技术办公自动化软件中应包括数据库管理功能这里我想重点说一下自动化办公系统能不能良好运行完全取决于所有原始数据信息的正确与否要想系统快速检索出我们所需要的内容前提是取决于基本信息的录入一定要准确无误三办公自动化的安全及病毒防护最近有一部电视剧叫密战剧情里有一段描述国际间谍组织如何利用黑客手段攻击我科研所网络窃取星讯六号卫星情报的内容网络安全也就是自动化办公的安全性不容7置疑可能有人理解咱们药监局也不是什么科研机构也没有什么高度军事机密有必要把网络的安全性提高到这么个程度吗我认为很有必要远的不说单指药检所这一块我们都知道药检所的实验数据流程是一个完整的数据链条哪一个环节损坏必将影响最终的实验进程试想如果此时他们的服务器遭到连续不断的攻击我想靠人力用原始的办法也许最终也能解决某些问题但是他们工作量肯定要成倍的往上翻1办公自动化存在的现状一是安全意识淡薄很多人认为网络安全问题是公安部门的事和自己没有关系有的心存侥幸认为本单位上网已多年从未遇到有人攻击防不防范都无所谓有的对安全保密还有错误认识认为安全保密会防碍网络的发展影响数据传送速度影响带宽这些都是网络建设初期的幼稚病二是防范技术落后这种情况是各个单位目前存在的一种普遍现象我所知道的很多单位现在上网基本上就是不设防包括咱们单位其实也想过一些具体问题你说咱们局要是设防吧单位的投入就不能少一个硬件防火墙的建立估计不能是几百几千的肯定不行几万的估计也就是买个心里安慰其实像银行那种级别的硬件防火墙应该都在百万以上还有每年的技术服务费都是不小的开支对于咱们单位我的理解是不是咱们不想设防而是防不胜防我记得有一次市场科四楼服务器出了一些问题长春的客服让咱们协助一下结果就发现那些技术人员在长春操控咱们局里的机器就跟在自己家玩似的所以在这里我也给大家提个醒首先重要的数据一是要做好备份其次做好与外网的隔离即自8认为很重要比如什么银行帐号密码或者涉及到具体的比较敏感的业务数据的机器可以选择不连网如果你自己实在不知道机器有没有被别人控制最简单最直接有效的方式是把网线拔掉再一个现在各科室电脑也多了可以适当考虑重点用哪台电脑存储资料这一台尽量少上网三是上网方式多种多样出口不统一举个例子药检所现在的内部网络做的非常好他们把内网和外网严格的进行了分离所有涉及到业务数据的机器我所了解的都是严禁接入外网的但在工作过程中我们会经常忽略了一个环节就是药检所领导屋里的机器比如李所长屋里我知道他的屋是能上外网的但是李所用的电脑不知道和内网有没有连接如果这台机器是内网跟外网同时上的话那么这就是隐患五是随意发布信息缺乏保密意识举个例子1998年4月13日广东省某报披露我国研制某机密工程的情况4月14日香港报纸转载4月16日台湾报纸转载属于严重泄密事件中央和省里都很重视经查材料是广州地区某大学一名学生从互联网上获取的江总书记还对此专门作了批示2办公自动化的隐忧一是互联网协议是开放的面向大众的安全性能差这里就不细讲了其网络协议TCPIPHTTP等由于便于连接方便使用已成为开放的面向大众的网络协议协议在安全方面考虑得很少而且创建的比较早被黑9客发现的漏洞愈来愈多安全性能愈来愈差二是操作系统网络硬件应用程序漏洞多现在看操作系统的漏洞已经无法避免尤其是微软开发的windows系列早已被世界公认为漏洞最多的操作系统所以银行等一些特殊的部门他们大多采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统安全系数相对高很多三是网上鱼龙混杂网络攻击者猖獗现在由于黑客工具的大量开发使很多稍懂点微机的人都有可能成为黑客有的是为了好玩试试身手烦人的是那些恶意破坏盗取数据的比如前段时间咱们局很多机器上不了网的问题主要就是遭到arp木马病毒的攻击3办公自动化过程中的泄密渠道与防范措施一是设备电磁泄漏发射泄密及防护电磁泄漏的防护估计大家都没遇着过我记得2002年左右有一次我无意间到原单位的一个自动化站里面就有一个类似于像收音机那样大小的设备支了一根小天线当时部队的黄参谋还跟我解释说这个是干扰器说是咱们显示器在开着的时候都会有辐射如果有人这时候在马路对面用专用的接收器就可以利用这些辐射源接收到你屏幕上显示的这些内容而且可以录下来干扰器功能就是同时也会发出一大堆的没有规律的辐射源目的是让接收设备失效二是媒体介质失控泄密及保密措施10这个很好理解现在的U盘小巧方便往机箱上一插不注意的都不一定看见记得夏天的时候我参加了一个HP办公设备的推介会工作人员就现场演示了一款U盘复制技术只要把U盘乘你不注意时往机箱后U口一插都不用人操作机器上的信息文本就会自动的全部复制到U盘里然后取走当然解决的方法也很简单就是在机器上把所有的U盘口都设为禁用就行还有一个问题就是在实际工作中我们经常会选择把一些敏感文件删除或者更彻底的把硬盘格式化一下以为这样就很安全其实不是现在有很多软件是可以把删除掉的文件再找回来的所以大家在把机器往电脑公司里维修的时候尽量选择让那些服务人员上门服务要不然你都不知道这些技术人员会不会做些你想像不到的事三是非法访问泄密网络受攻击泄密说白了非法访问就是大家经常说的黑客攻击预防手段要我说防止危险的最好办法就是远离危险最好关键数据的机器干脆就不用来上外网比如人事的管理档案的机器财务的工资库机器等等实在由于工作需要上外网也一定安装好必要的防病毒木马程序另外教大家一个识别的攻击的方法就是机器平时运行的都很好突然一下就变慢了先自已排查一下如果还没解决好试着把网线拔一下歇个十几分钟再上网试试如果这招管用那你就一定要更加小心很可能你的机器已经中招四是网上发布信息缺乏保密意识造成泄密这个问题对于像咱们局这样的政府部门一定要注意我觉得发布信息由于缺乏保密意识而导致泄密这应该属于低级失误因为这完全可以有效避免解决的办法说到底就是要严格执行信息的核稿发布制度对于拿不准的信息新闻一定要多请示领导或另愿不发114计算机病毒日常防护病毒的日常防护这个题目不太好讲因为什么呢首先我觉得我自己就是一个有着良好使用习惯的人基本上不上什么乱糟网站下载软件时也会重点选择正规的网站下载但很多时候自己的电脑还是会中病毒咱们这里就不说如何防护了说说中完病毒后我们该怎么处理有人肯定想说了用杀毒软件杀呗介绍一下杀毒软件的种类其实细想想平时机器的杀毒软件都是开着的如果连开着都能中毒的话基本上就表示这款杀毒软件对这款病毒无效而且基本上都是先出现一种新病毒杀毒软件再更新病毒库跟进这么想所有的杀毒软件其实都是被动的接着讲一下正确杀毒的方式其实如何利用杀毒软件也是有一定技巧的老方法是把机器关机断电源再开机进入系统什么软件都不要运行直接点杀毒软件全盘杀毒杀完后再关机关电源愿意的话再重复一下如果这时候杀毒软件显示没有病毒的话估计就是差不多解决问题了另一种方法使用一健恢复软件ghost重新恢复系统简捷明了四局机关办公自动化系统构想关于局机关办公自动化的构想不是今天才有办公自动化的根本目的是提高办公效率和办公质量但归根结底是提高服务的效率和质量一个是对机关内部的服务另一个是对企业相对人的服务12一人机界面咱们未来的这套OA系统可以考虑使用局机关网站作为系统终端