办公自动化

办公自动化简称是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域是信息化社会的产物在行政机关企事业单位工作中是采用技术基于工作流的概念以计算机为中心采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术广泛全面迅速地收集整理加工存储和使用信息使企业内部人员方便快捷地共享信息高效地协同工作改变过去复杂低效的手工办公方式为科学管理和决策服务从而达到提高行政效率的目的一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为利用先进的科学技术使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统在行政机关中大都把办公自动化叫着电子政务企事业单位就大都叫以前常叫无纸化办公后来叫办公自动化再后来叫办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念办公室自动化英文原称缩写为办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化而办公自动化则包括更广泛的意义即包括网络化的大规模信息处理系统办公自动化没有统一的定义凡是在传统的办公室中采用各种新技术新机器新设备从事办公业务都属于办公自动化的领域通常办公室的业务主要是进行大量文件的处理起草文件通知各种业务文本接受外来文件存档查询本部门文件和外来文件产生文件复件等等所以采用计算机文字处理技术生产各种文档存储各种文档采用其它先进设备如复印机传真机等复制传递文档或者采用计算机网络技术传递文档是办公室自动化的基本特征办公室是各行业工作的领导进行决策的场所领导机关做出决策发布指示除了文档上的往来之外更深层的工作实际上是信息的收集存储检索处理分析从而做出决策并将决策作为信息传向下级机构或合作单位或业务关联单位这些都需要办公自动化的辅助人是系统第一因素即办公室主要因素是工作人员包括各种人员除了传统办公室的角色外现在又要加部分管理设备的专业技术人员例如计算机工程师其它设备维护人员等技术设备计算机是另一因素设备中有各种机器如计算机复印机速印机电话机传真机网络设备光盘机等等这些设备统称为硬设备或称硬件而各种信息设备中还需要有管理设备的软件例如计算机的操作系统网络操作系统文字处理软件专项工作程序软件等等这些将在其它章节详述显然办公自动化这一人机系统人机缺一不可而设备方面硬件及必要软件都需齐备我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统是人类进入信息时代后的一种新概念编辑本段办公自动化技术三个层次系统信息管理级系统和决策支持级系统是广义的或完整的系统构成中的三个功能层次三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出一体化的系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的系统集成一个完整的系统使办公信息的流通更为合理减少许多不必要的重复输入信息的环节以期提高整个办公系统的效率一体化网络化的系统的优点是不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效而且也有利于和外界的信息沟通使信息通信的范围更广能更方便快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信并且有可能融入世界范围内的信息资源共享第一个层次办公自动化技术分为三个不同的层次第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理电子表格数据库等辅助工具的应用一般称之为事务型办公自动化系统办公事务中最为普遍的应用有文字处理电子排版电子表格处理文件收发登录电子文档管理办公日程管理人事管理财务统计报表处理个人数据库等这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据以便提高办公事务处理的效率这种办公事务处理软件包应具有通用性以便扩大应用范围提高其利用价值此外在办公事务处理级上可以使用多种子系统如电子出版系统电子文档管理系统智能化的中文检索系统如全文检索系统光学汉字识别系统汉语语音识别系统等在公用服务业公司等经营业务方面使用计算机替代人工处理的工作日益增多如订票售票系统柜台或窗口系统银行业的储蓄业务系统等事务型或业务型的系统其功能都是处理日常的办公操作是直接面向办公人员的为了提高办公效率改进办公质量适应人们的办公习惯要提供良好的办公操作环境第二个层次信息管理型系统是第二个层次随着信息利用重要性的不断增加在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加信息管理型的办公系统是把事务型或业务型办公系统和综合信息数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息例如在政府机关这些综合信息包括政策法令法规有关上级政府和下属机构的公文信函等的政务信息一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息公司企业单位的综合数据库包括工商法规经营计划市场动态供销业务库存统计用户信息等作为一个现代化的政府机关或企事业单位为了优化日常的工作提高办公效率和质量必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库这个数据库建立在事务级系统基础之上构成信息管理型的系统第三个层次决策支持型系统是第三个层次它建立在信息管理级系统的基础上它使用由综合数据库系统所提供的信息针对所需要做出决策的课题构造或选用决策数字模型结合有关内部和外部的条件由计算机执行决策程序作出相应的决策随着三大核心支柱技术网络通讯技术计算机技术和数据库技术的成熟世界上的已进入到新的层次在新的层次中系统有四个新的特点集成化软硬件及网络产品的集成人与系统的集成单一办公系统同社会公众信息系统的集成组成了无缝集成的开放式系统智能化面向日常事务处理辅助人们完成智能性劳动如汉字识别对公文内容的理解和深层处理辅助决策及处理意外等多媒体化包括对数字文字图像声音和动画的综合处理运用电子数据交换通过数据通讯网在计算机间进行交换和自动化处理这个层次包括信息管理型系统和决策型系统例子事务级系统称之为普通办公自动化系统而信息管理级系统和决策支持级系统称之为高级办公自动化系统例如市政府办公机构实质上经常定期或不定期的收集各区县政府和其它机构报送的各种文件然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读处理然后将批阅后的文件妥善保存以便以后查阅领导者研究各种文件之后作出决定一般采取文件的形式向下级返回处理指示这一过程是一个典型的办公过程在这一过程中文件本身是信息其传送即是信息传送过程但应当注意到领导在分析决策时可能要翻阅查找许多相关的资料参照研究才能决策所以相关的资料查询分析决策的选择也属于信息处理的过程例如北京市东城区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑申请批准文件传递到市政府有关机构市有关领导看到文件后要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规又需要研究全市的经费预算以及其它许多参考资料然后研究决定同意或不同意并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给东城区政府这个例子中信息以文件方式传递处理领导查阅参照的有关法规也是信息这是数据信息研究决定过程主要是领导者的意志但是客观信息分析可以做出几种可选择的方案在这个全过程中如果采用计算机处理来往的文件可以说是初步程度的自动化如可以用计算机查询各种资料数据这是更进一步的自动化如果由计算机自动分析有关本事件的资料自动提供若干个供决策者采用的可能决策则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化再进一步分析这个例子如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统计算机自动从有关系统中寻取机关资料这种系统就是办公自动化更高层次的集成化另外如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统可以通过网络传递信息可以远程处理业务那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统所以办公室自动化系统本身是一个多层次的系统在各种层面上可以说实现了办公自动化的一部分业务而从最初级的自动化开始随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统编辑本段办公自动化意义虽然诸如和系列的许多应用软件可以提高办公效率但是这仅仅是针对个人办公而言办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高更重要的是可以实现群体协同工作协同工作意味着要进行信息的交流工作的协调与合作由于网络的存在这种交流与协调几乎可以在瞬间完成并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用这里所说的群体工作可以包括在地理上分布很广甚至分布在全球上各个地方以至于工作时间都不一样的一群工作人员办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密甚至是定制的因而可以将诸如信息采集查询统计等功能与具体业务密切关联操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果从而极大得方便了企业领导的管理和决策办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道企业的网络可以和相联一方面企业的员工可以在上查找有关的技术资料市场行情与现有或潜在的客户合作伙伴联系另一方面其他企业可以通过访问你对外发布的企业信息如企业介绍生产经营业绩业务范围产品服务等信息从而起到宣传介绍的作用随着办公自动化的推广越来越多的企业将通过自己的网络联接到上所以这种网上交流的潜力将非常巨大办公自动化已经成为企业界的共识众多企业认识到尽快进行办公自动化建设并占据领先地位将有助于保持竞争优势使企业的发展形成良性循环办公自动化简称是世纪年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术我国的经过从年代末至今多年的发展已从最初提供面向单机的辅助办公产品发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品现在办公自动化到底要解决什么问题呢我们说办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化数字化就是要创造一个集成的办公环境使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作具体来说主要实现下面七个方面的功能一建立内部的通信平台建立组织内部的邮件系统使组织内部的通信和信息交流快捷通畅二建立信息发布的平台在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所例如电子公告电子论坛电子刊物使内部的规章制度新闻简报技术交流公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播使员工能够了解单位的发展动态三实现工作流程的自动化这牵涉到流转过程的实时监控跟踪解决多岗位多部门之间的协同工作问题实现高效率的协作我们都知道各个单位都存在着大量流程化的工作例如公文的处理收发文各种审批请示汇报等都是一些流程化的工作通过实现工作流程的自动化就可以规范各项工作提高单位协同工作的效率四实现文档管理的自动化可使各类文档包括各种文件知识信息能够按权限进行保存共享和使用并有一个方便的查找手段每个单位都会有大量的文档在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里因此文档的保存共享使用和再利用是十分困难的另外在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度文档多了需要什么东西不能及时找到甚至找不到办公自动化使各种文档实现电子化通过电子文件柜的形式实现文档的保管按权限进行使用和共享实现办公自动化以后比如说某个单位来了一个新员工只要管理员给他注册一个身份文件给他一个口令他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西规章制度各种技术文件等等只要他的身份符合权限可以阅览的范围他自然而然都能看到这样就减少了很多培训环节五辅助办公它牵涉的内容比较多像会议管理车辆管理物品管理图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公实现了这些辅助办公的自动化六信息集成我们每一个单位都存在大量的业务系统如购销存等各种业务系统企业的信息源往往都在这个业务系统里办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成使相关的人员能够有效地获得整体的信息提高整体的反应速度和决策能力七实现分布式办公这就是要支持多分支机构跨地域的办公模式以及移动办公现在来讲地域分布越来越广移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求编辑本段办公自动化程度和自动化方法目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类起步较慢还停留在使用没有联网的计算机使用系列系列应用软件以提高个人办公效率已经建立了自己的网络但没有好的应用系统支持协同工作仍然是个人办公网络处在闲置状态企业的投资没有产生应有的效益已经建立了自己的网络企业内部员工通过电子邮件交流信息实现了有限的协同工作但产生的效益不明显已经建立了自己的网络使用经二次开发的通用办公自动化系统能较好得支持信息共享和协同工作与外界联系的信息渠道畅通通过发布宣传企业的产品技术服务网络已经对企业的经营产生了积极的效益现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统实现科学的管理和决策增强企业的竞争能力使企业不断发展壮大办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况主要是企业的经济实力按照上述分析第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入既要搭建企业网络又要开发办公自动化系统需要企业有较强的经济实力才能完成而对于第二第三类企业由于企业网络已经存在只是没有或没有好的办公应用系统所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统产生较高的投资回报即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多而产生的经济效益更高对于第四类企业由于其办公自动化基础好只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平