办公自动化

智能办公系统智能办公系统是我们依据多年来为客户实施OA应用的经验从广泛的用户需求中抽象出通用模型将办公应用中个性和变化的要素转化成软件中的自定义功能利用最新软件技术开发出的商品化软件产品的目标是帮助客户快速地建立内部通讯平台信息发布平台并实现工作流转与文件管理的自动化建立起一个弹性灵活高效安全的电子化协同办公与知识管理环境功能介绍内部通讯平台电子邮件使用电子邮件可与组织内部人员进行通信可进行邮件的创建发送接收阅读回复等在线短信可以即时感知用户是否在线可使用在线短信功能进行实时交流和留言手机短信可发送手机短信当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中确保重要事件的及时通知信息发布平台电子公告可发布各种公共信息如公告通知或启事等每个部门也可以建立自己的公告系统电子论坛为用户提供一个信息交流思想沟通和问题讨论的空间根据需要可以发起并创建某方面的议题其他人可在此进行自由的谈论和发言包括进行咨询解答和收集意见等电子刊物实现网上收集编辑和发布单位内部的刊物刊物编辑将有关信息筛选汇集成期刊并在网上发布所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物日常办公网上审批网上办理单位内部的各项审批如工作请示工作报告工作交办部门间的工作联络出差申请采购申请报销请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批公文处理实现收文处理和发文处理的电子化提高公文处理的效率收文处理可对来文的登记拟办批办传阅承办转办等环节进行办理发文处理可对公文制发中的拟稿核稿会稿签发编号登记打印等环节进行处理工作监控领导可对各项工作的进展情况进行实时监控了解每个人员每项工作的办理情况并可进行催办文件管理文件管理文件是信息和知识的载体文件管理的目的是对文件的存放阅读和查找进行有效的组织与控制并提供快捷的检索工具文件库设置可根据单位实际业务需要设置文件库的数目在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置实现了文件的层次化管理访问权限提供针对文件库文件夹和文件夹的多重访问权限控制确保文件访问与操作的安全会议管理提供对会议的全过程进行管理由会议计划和会议纪要两部分组成会议计划包括计划拟定计划审批通知和会议安排查询会议纪要包括纪要拟稿核稿审批和纪要文件管理与查询档案管理办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统并按档案管理规范进行管理和利用实现文档管理的一体化用户身份锁对用户名口令系统登录方式的一种补充提供办公系统登录时进行二次身份认证的安全保障措施确保重要用户身份安全辅助办公日程安排提供个人日程共享日程和日程提醒等功能使用户能够更有效地安排自己的工作时间活动安排提供领导活动计划拟定与审批日程安排的查询等功能人事管理提供人事档案劳动合同奖惩记录及培训记录等功能可方便进行查询和报表输出物品管理提供办公用品信息登记与分类维护物品库存和可领用信息查询物品领用申请与审批物品发放与报损等功能图书管理提供图书信息登记分类查询借阅申请与审批图书归还等功能车辆管理提供车辆资料登记车辆状态网上实时查询用车申请用车审批车辆与司机调度等功能资源管理提供单位内各类可共享资源分类与登记使用状态查询资源预约申请审批与调度等功能实现网上资源管理与提高资源利用率信息采编提供信息收集与整理信息刊物编辑发布与查阅功能产品特点可定制组织机构表单格式工作流程访问权限打印格式统计等全面提供自定义组织机构对组织机构进行设置包括部门设置岗位设置和人员设置以及各部门各岗位职能的描述组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础表单定制管理员可根据本单位业务需求定义出各种格式的表单提供给各个子系统应用流程定制管理员无需编辑便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程自定义项目丰富可很好地满足组织中各种工作处理的需要流程定制包括流程定义环节定义和流向定义三个步骤流程定义对每个流程的名称类别管理者归档方式和归档数据库以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义环节定义对流程中各个办理环节的名称办理方式办理人员办理权限和提示催办等进行定义办理方式可选择编辑式审批式分发式办理人员可选择具体的岗位或人员也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定并提供只需其中一个办理人办理或需全部办理人共同办理等辅助选项办理权限有允许编辑文档允许填写意见允许查询意见汇总允许跟踪后续办理过程等并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分提示催办中可设定新工作到达时邮件提示和办理期限逾期催办等流向定义对流程中各个环节的流向进行定义可定义直流分支条件分支协办循环和进入新流程等功能满足各种类型流程处理的需要自由流程系统还提供了一种自由流程应用模式在现实中有些工作无法用规范化的流程运转这时可将这类工作定义成自由流程无须定义流向这样工作就可以在各个环节之间自由流转完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向系统管理提供集成的系统定制与管理环境方便系统管理员进行系统的定制管理和维护各种管理任务自动化执行减少了系统管理员日常维护的工作量可规划可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系按照需要设定工作流程应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理收文处理请示报告及各项审批签核等工作流程流程一经定制完成即可反复应用于日常办公之中每个流程可设立管理者便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况层次化的文件管理模式文件在系统中按文件库文件夹文件子文件四个层次进行组织文件库可根据需要进行设置文件夹也可根据需要多级设置提供多重权限框架各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系文件库权限有管理者编辑者作者读者4类文件库权限向下递延到文件夹文件夹权限有管理者编辑者作者读者4类文件夹权限向下递延到下级文件夹文件的访问受文件夹权限控制管理者还可进行文件级访问权限设定文件格式自定义文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制文件中可存储文本office文档扫描件以及声音图像等任意类型的文档可管理以组织机构为基础对整个组织的工作和权限进行管理当组织机构中的部门岗位或人员发生调整时可对系统各模块内相应的权限进行同步更新以确保数据的安全和完整简单易用快速部署轻松维护支持WindowsLinuxUnixAS400等多种操作系统可自由选择合适本单位的应用环境向导式系统安装一次性就可完成系统的安装签名初始化等全过程系统管理员经过短期培训即可完全掌握系统的安装定制与管理普通用户基本做到不用培训便可应用系统进行办公事找人为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口系统将协同办公集中到待办工作和在办工作两个窗口在此各项工作进行分类并按时间和轻重缓急进行排列每个人都可方便地在此依次办理各项工作可扩展开放式体系结构标准化接口并配有二次开发手册系统采用开放式体系结构各个模块独立实现并具有标准接口为今后系统的升级和扩展打下良好基础同时客户也可根据二次开发手册并利用系统内置的接口函数自己进行二次开发开发出新的功能模块或其它系统互连应用效果实现跨部门多岗位的协同工作提高整体工作效率分工明确权限清晰有效简化工作流程减少中间环节提高团队协作能力确保各项工作快速准确规范高效处理同时领导能够实时掌控工作进度和过程情况方便进行工作管理和监督工作沟通与交流畅通无阻工作联络与交流信息传递与共享均达到快速便捷排除因信息不畅带来的羁绊减少信息在途时间提高信息的时效性和准确性打破信息孤岛实现知识管理彻底改变文件丢失遗漏管理分散查找不方便利用率不高等现象确保各类资料档案信息资源得到规范的积累和管理实现高度共享产生价值提高资源利用率降低办公成本有效避免重复和无效劳动降低工作强度与出错率节约行政开支同时实现资源信息网上共享与调度进行合理分配提高资源利用率创造集成的办公环境实现远程办公和移动办公总部分支机构及驻外人员出差人员都可以在同一桌面环境下一起工作形成信息门户所有信息和工作一目了然实现随时随地办公增强企业凝聚力提高企业响应能力对内增强企业凝聚力持续产生隐性效益对外提高企业的快速反应能力树立良好形象形成竞争优势运行环境服务器客户端硬件CPUP500或以上PII300或以上内存512MB或以上128MB或以上硬盘空间20G或以上500MB或以上软件操作系统Windows2003ServerWindows2000ServerUnixlinuxOS400等WindowsXPWindows2000Professional等应用软件LotusDominoR6x或R5xInternetExplorer60