对行政公文语言的要求

对行政公文语言的要求公文的语言受制于公文的性质内容功能有明晰准确简朴庄重的鲜明特点撰写公文时应按公文语言的要求选词造句组段成篇使公文语言更好地为表达内容服务一明晰明晰就是意思明白清楚不晦涩无歧义公文要在办理公务中发挥有效的作用从语言方面看首先是要让人看得懂能清楚地理解你的意思如果晦涩难懂语有歧义必然会影响公务的有效办理如何使公文语言具有明晰性语言是思想的载体思想明晰语言才可能明晰就语言方面来讲要特别注意两点1选用含义确定自己明白的词语选择词语首先要选含义确定自己明白的词语如果自己都不懂或似懂非懂表达出来的意思至少也会含混不清晦涩难懂例如要统筹安排生产和生活用水把城市所有用水户逐步纳入计划按季分月下达用水指标严格执行认真考核2要选通俗易懂的词语不要用过时冷僻的词语更不能生造词语比如计量单位我国曾实行市制现在实行公制其名称也应相应改变在公文中现在就不应该再用诸如尺平方尺斤而应该用米平方米公斤重量单位公斤又称为千克因此两者都可以用生造词语是指由撰稿者自己造出来的别人可能不理解它的意义和功能的词语二准确准确就是能恰如其分地说明情况阐述做法表达思想这里有用词造句构段等问题但最基本的是词语的锤炼问题锤炼词语的目的就是要选用最恰当最能说明特定事物的词语入文锤炼词语在公文的撰写中要注意以下几点1要认真分辨词类词按照其在造句时所起的作用不同可以分成实词和虚词两大类实词能充当句子成分包括名词动词形容词数词量词和代词虚词不能单独充当句子成分包括副词连词介词助词语气词和叹词各类词因其性质不同其语法特点也不同在公文撰写中要做到用词准确就要分清词性了解其语法特征否则选用时就容易产生错误2要精心辨析词义汉语的词汇非常丰富这是我们民族语言发达的一个重要标志在公文的语言表达上要做到准确精心辨析和选用同义词就显得十分重要例如公文中在讲到收获时常常用到成绩成果成效成就这几个词就是同义词它们的基本意义一样但分量上和重点上就不相同成绩一般用于工作或学习中取得的具体收获如他在期末考试中取得了优良成绩成果则用在事业中取得了较大些的收获如我们的劳动取得了丰硕的成果成效则重于功效效果如他们研制的新农药杀灭稻田害虫很有成效成就是指事业上取得了很大的成绩如我国的开放改革事业取得世界瞩目的成就三简朴简朴就是要简明扼要实事实说直陈直叙不冗长繁杂不浮华藻饰要使公文语言达到简朴的要求应该注意以下几点1实事求是实话实说不说假话不说空话不说套话2叙事说理开门见山主旨确定之后就要话不离题议论这个问题你就对这个问题发表赞成或反对意见3遣词造句惜字如金一个词能概括就不用两个词三句话能交代清楚的就不用四句话要反复修改正如鲁迅先生所说竭力将可有可无的字句段删去毫不可惜四庄重庄重就是端庄郑重这是发文单位办理公务的严正立场严肃态度的体现也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求公文在语言的运用上要达到庄重起码要做到两点1要用规范的书面语言公文的用词造句要符合现代汉语的规范要求一般不要使用口语方言土语如改革开放后农民的钱包一年比一年胀日子越过越好就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜这是口语要把这样的意思写入公文得改为改革开放后农民的收入年年增加生活越过越幸福这是书面语言口头语言和书面语言的意思虽然没有什么差别但后者要比前者来得端庄郑重2恰当地使用专用语在长期的公务实践中由于行文关系和处理程序的需要公文逐渐形成了一套常用的专用语即公文特定用语现代的公文特定用语已基本规范化定型化具有含义的确定性它在准确严谨地表述公文内容及格式的同时还能自然地增强简明庄重的语体风格