办公室接待工作精细化管理.docx

1办公室接待工作精细化管理张涛开滦集团有限责任公司办公室公共关系科河北唐山摘要精细化管理是企业为适应集约化和规模化生产方式建立目标细分任务细分流程细分实施精确计划精确决策精确考核的一种科学管理模式将精细化管理运用到煤炭企业办公室接待工作中来是接待工作适应企业转型发展新形势新任务新要求做出的有益尝试也是全面提高办公室整体服务效能和综合管理水平的必由之路关键词精细化管理煤炭企业接待工作中图分类号文献标志码文章编号收稿日期作者简介张涛男河北唐山人本科助理工程师开滦集团有限责任公司办公室公共关系科研究方向公务接待公共关系管理精细化管理是企业为适应集约化和规模化生产方式建立目标细分任务细分流程细分实施精确计划精确决策精确考核的一种科学管理模式开滦集团作为资源开采行业的大型国有煤炭企业2已经走过了漫长的多年通过提升接待工作精细化意识整合流程制度完善接待设施加强服务培训等手段实现接待和会议的规范化标准化数据化使每次接待环环相扣责任明确力求精益求精从而树立单位的良好对外形象一精细化管理是做好办公室接待工作的必然要求目前来看国有煤炭企业普遍还处于岗位责任制管理阶段有的虽然取得了一定的成绩但主要还是依靠市场机会取得的远没有达到精细化管理的要求煤炭企业往往习惯于粗放式管理和定性管理精细化管理程度比较低浪费了很多原本可以创造更多价值的时间与资本特别是在办公室日常接待工作中经常要处理各项临时性紧急任务工作量变化大时间不确定性强人员协调难度高经常处于忙乱的状态很大程度上制约了办公室服务领导服务全局综合协调功能的发挥一是疏于管理忙于事务办公室接待人员的主要精力被一些琐碎的事务所牵扯而真正利用制度管理流程作业比较有限大部分靠人在协调管理二是疏于精细责任淡化接待工作环节流程不够精细岗位职责不够健全管理制度不够完善不同程度地存在着责任不落实工作效率不高的问题三是忙于应付疏于服务主要是工作作风粗放主动性创造性差忙于应付突发性工作在接待会议中的服务意识不强专业化程度不够这就亟待在办公室接待工作中引入精细化管理理念办公室接待工作的精细化管理必然以提高服务质量与效率为目的运用现代管理模式落实管理责任将管理责任具体化明确化3对管理对象实施精细准确快捷的规范与控制办公室接待工作的精细化管理要求结合工作实际以各项工作细化量化标准化精益化为突破口研究探索精细化管理的可行之路在接待中用心服务精心服务全面提高接待工作效能和提升企业形象二精细化管理在接特工作中的具体应用接待工作没有统一固定的模式只能因时制宜要做好接待的精细化管理就必须分析接待中遇到的各种情况根据分析的结果采取不同的接待模式全面提升工作水平一意识精细化天下大事必做于细可以说接待工作是整个办公室工作中最需要细心的工作从人员调配参观路线的确定到车辆调度会议室安排宴请等所有的环节无一不要求精细这就要求接待工作人员具有精细化的意识和服务意识并将这种意识和理念贯穿到整个接待工作中去大局意识精细化接待工作是企业的形象工程体现的是执行力和工作效率接待中工作人员的言语行动和表现都会对企业造成很大的影响所以接待工作人员必须培养大局意识善于站在全局的高度以单位的荣辱为己任来处理接待工作中的各种事项创新意识精细化接待工作进人常态化之后工作人员就会按部就班地操作但由于客户不同相应的要求不同所以接待服务也必须有所改变这就4要求随时修正接待方案中不足的地方对接待的细节不断进行创新可以说保持对细节的创新意识是搞好办公室接待工作的秘诀之一管理意识精细化管理者和具体操作人员都必须依靠流程制度安排各项任务只有人人都严格遵守制度规定事事一丝不苟地按照流程作业疲于应付的局面才能转为紧张有序服务意识精细化接待工作的宗旨是为客人负责使客人满意一个微笑一句礼貌用语都会体现出个人的素养和单位的文化背景办公室作为一个单位的窗口更应该树立良好的细致入微的服务意识二流程精细化明确接待工作岗位职责对接待工作中的每个环节都要制定详细流程和工作细则要将流程中的各项职能逐项分解到各系列各环节各岗位让从事接待工作的员工明确干什么怎么干干得怎么样和错了怎么办一切工作均按规章办事按程序运作按规程服务确保人人有任务个个担责任流程精细化使每位工作人员全面了解接待的环节便于在工作中对照执行可以有效确保优质高效地完成接待任务按照程序精简环节顺畅责任明确的接待工作流程即使是第一次上岗的人员也可以在标准化流程的指导下轻松自如地完成各项操作任务只要一切按流程办事认真履行个人职责接待工作的效率就会明显提高将精细化管理运用到煤炭企业办公室接待工作中来是接待工作5为适应企业转型发展新形势新任务新要求做出的有益尝试也是全面提高办公室整体服务效能和综合管理水平的必由之路责任编辑孙伟明