文书档案管理 期末复习

档案管理竞赛试题一填空题共10题每题1分我国第一部关于档案和档案工作的法律4545中华人民共和国档案法于1988年1月1日起施行档案法中规定的档案是指过去和现在的国家机构社会组织以及个人从事政治军事经济科学技术文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字图表声像等不同形式的历史记录档案工作的原则是统一领导分级管理凡属公司归档范围的文件材料必须按档案管理规定向负责档案工作的部门移交实行集中统一管理任何个人不得据为己有或拒绝归档归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号并以归档章的形式在归档文件上注明编目是指编制归档文件目录即应按照分类排列的结果逐类逐件编制以系统全面地揭示归档文件的原貌归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节是决定档案存亡的基本手段是提高档案管理效益的科学措施是提高档案质量的重要途径填写归档文件保管期限分为永久长期30年短期10年如备注中需要说明的条目太多可在备注栏中加注将具体内容填入备考表中10归档章格式包括4项内容全宗号保管期限室编件号总页数二单选题共6题每题2分1中华人民共和国档案法的修正时间是A1996年7月5日B1988年1月1日C1996年1月1日D1988年7月5日2在中进行查询电子文档的操作A文档模板管理B文档查询C文档管理器D文档打印3在中进行添加柜卷宗的操作A借阅管理B归还管理C发放管理D归类管理4在中可以执行打印卷宗封面目录和备考表的操作A报表管理文档类报表富仁宗卷报表B报表管理文档类报表技术类文档清单C报表管理变更类报表变更信息一览表D文档管理文档打印富仁宗卷报表5电子文档的默认版本号为A10B00C20D016归档文件目录包括A柜号责任者文号题名备注B柜号文号题名日期备注C柜号责任者文号题名页数D柜号责任者文号题名日期页数备注三多选题共6题每题3分多选或选错不得分少选得2分1归档文件的收集是指按照国家有关规定对国家机关社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种等文件材料进行收集的过程A文字B图表C声像D实物2装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节它包括将A归档文件按件号顺序装入档案盒B填写目录及备考表C编制档案盒封面D编制盒脊3下列哪些分类属于会计档案下的二级分类A报表B会计凭证C生产类D账簿4备注是用于填写归档文件需要补充和说明的情况的表单它包括以下哪些内容A文件密级B文件缺损情况C文件修改及补充情况D文件移出或销毁情况5以下哪些文件格式可以上传为电子文档并提供预览功能AjarBtxtCpdfDocx6就目前情况来说以下哪些目录的文档需要进行先录入电子文档再录入纸质文档的操作A电子档案B产品档案C文书档案D实物档案四判断题共10题每题2分如果报表名册图册每册本内容相对完整具有独立的检索价值应按其本来的装订方式即一册本为一件填写文件形成年度应采用公元纪年如一九九八年表示为1998也可以简化为98对永久30年10年三个保管期限的归档文件进行编号永久的从1开始编写一个流水件号30年的从1开始编写一个流水件号10年的也从1开始编写一个流水件号不论接手什么样的文档都需先录入电子文档然后录入纸质文档录入电子文档时如果有多份图纸需要上传可以通过软件整合成一份PDF文件再上传所有材料都应该向本单位档案机构或档案工作人员移交文件正本与定稿为一件即便定稿过厚不易装订时定稿也不可以单独作为一件重要文件如法律法规等须保留历次修改稿可将正本与历次修改稿包括定稿各为一件原件与复制件包括复印件以及手抄件等应作为一件凡是对不利于档案保管的文件热敏纸传真件铅笔书写或手工誊写的重要文件以及使用中破损的文件要加以复制与钢笔重抄件一起归档10档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类即将归档文件按其来源时间内容和形式等方面的异同分成若干层次和类别构成有机体系的过程五简答题共40分请写出并简单解释归档文件整理的完整流程以及录入PDM系统的具体操作1文件归档流程并简单解释10分1收集平时及时收集填写档案移交记录表2鉴定确定归档范围剔除不归档文件划定保管期限永久30年10年3装订确定归档文件整理单位并按规定方法装订4分类保管期限年度机构问题保管期限年度5排列按保管期限及文件形成时间同一事由内的归档文件排列不同事由不同文字间的归档文件排列6编号首页上端居中空白处盖归档章填写归档章各项7编目按要求填写归档文件目录装订归档文件目录8装盒将归档文件按件卷号顺序装入档案局专用档案盒内填写备考表编制填写档案盒封面及盒脊9录入PDM系统10入柜将整理好的档案对照目录按要求顺序依次装入档案柜保管并放入防虫药2录入PDM系统的具体操作10分1进入PDM的文档管理中的文档管理器模块2分选择文档对应的目录右键目录名点击录入已有文档填写所有必填项1分并勾选自动归档输入完成之后根据文档的情况2不需要纸质文档归档则不用录入纸质文档2分需要纸质文档归档则进入文档管理中的纸质文档管理2分右键文档对应的目录名填写所有必填项1分并保持文档名称和电子文档的名称一致2分3备考表置于档案盒内文件之后用以对盒内归档文件进行必要的注释说明请写出备考表内的填写项目并作出具体说明10分1盒内文件情况说明填写盒内归档文件的缺损修改补充移出销毁等情况2分无上述情况暂不填写1分2整理人填写负责整理归档文件的人员姓名谁整理就填谁以明确责任2分3检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名以示对整理质量的监督检查2分4日期填写归档文件整理完毕的日期2分归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况档案工作人员应随时在备考表中注明以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行1分写出至少五个文档分类一级目录10分产品档案电子档案会计档案基建档案经营档案人事档案设备档案实物档案文书档案研发档案照片档案文书档案管理复习填空选择1文书是以文书和文书工作为研究对象的2档案是以档案和档案管理工作为研究对象的3公务文书又称公文或文件都是在处理公务中形成的4文件包含三部分眉首主体版记5文书撰制包括拟稿核稿签发校对用印6一份文件只有一个发文字号7发文顺序党政军群8联合行文时用主办发文机关的发文字号注明XXX联发9行文方式是确定发文机关和收文机关关系的向上级机关行文只有一个主送机关10通知454545任命中层干部11通报4545表彰先进批评错误12决定4545对重大事件作出安排13联合行文要求级别相同隶属关系不能联合行文14在所有的文种中只有会议纪要不用盖章用印15行文方式是指确定公文的收文机关和发文机关的具体办法在我国分为五种行文关系上行文下行文平行文逐级行文多级行文超级行文直接行文16普发行文向所隶属的所有机关一次行文17档案工作的环节收集整理鉴定保管统计提供利用检索编研18机关档案收集的主要方式是立卷归档19文件是档案的来源档案是文件的归宿202000年12月6日国家档案局发布档案归档文件整理原则规定核心的内容是以件取代卷以案盒取代案件以文书整理的年度分类方式取代特征21案卷整理归档工作是文书部门的主要工作22主题包含哪些内容标题主送机关正文附件说明成文日期公文生效标志附注23收文工作和发文工作都有的环节是承办24档案的提供利用是档案整理工作的最终出发点和根本要求25公文标题45452号小标宋体主送机关正文附件说明成文日期附注签发人4545453号仿宋词目45453号小标宋体保密期限密级紧急程度45453号黑体姓名45453号楷体26同行行文在媒体上向群众一次性发文直达基层组织的群众的行文27公文撰写结构开头结尾层次段落过度照应28公文中共有四种字体3号仿宋黑体2号宋体楷体名词解释1文书工作文书工作也叫文书处理工作主要是指公务文书的形成处理和管理的程序手续等一个机关的组织或办事机构围绕公文的形成处理与保管工作需要有一系列的工作环节形成一个运行流程在这一流程中所做的一切工作都是文书工作2档案工作从广义上说指是档案馆工作档案室工作档案事业管理工作档案教育档案的科学研究和出版狭义上说指档案馆和档案室所从事的档案业务工作3逐级行文行文机关向自己的直接上级或直接下级行文叫逐级行文是我国最主要的行文方式4越级行文行文机关越过自己的直接上级或直接下级向转非直接上级或下级行文5多级行文行文机关向直接上级机关并呈非直接上级机关行文或向直接下级并转非直接下级机关的行文6文书整理归档文书立卷归档是指将处理完毕的具有一定查考利用价值的应作为档案保存的文件案料按照它们在形成过程中的联系以件为单位分类整理并进行装盒归档的过程7文书立卷文书立卷指文书部门将办理完毕的具有查考价值的文件材料按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷向档案部门移交的行为过程8承办承办部门或承办人根据领导人的批办意见按来文的内容和要求对文件予以办理的行为的行为过程9拟办机关综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件提出初步办理意见供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程10联合行文必须具备三个条件协调一致不相隶属且不存在业务上的指导与被指导关系级别相同的行政机关11通知适用于批转下级机关的公文们转发上级机关和不相隶属机关的公文公布规章传达要求下级机关办理和需要有关机关单位周知或执行的事项任免人员12决定最重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项13通报表彰先进批评错误传达重要精神或者情况简答一简述档案和图书有何异同1不同点档案并非是有意识的编写和杜撰图书是作者为了某种目的有意识的编写数量不同档案往往保存一件或几件图书往往印成成千上万作用不同档案是历史的原始记录绝大多数档案都具有凭证作用再生活各个方面都产生作用图书一般没有法律信证作用主要传播知识不如档案重要保密性不同部分档案含有一定机密不能向社会随意开房图书公开发行形式不同档案是以单位分成卷宗的形式为主并且手写体较多图书大多为装订好的印刷体占绝大多数2相同点两者目前都以文字记录为主都记载了人类社会的知识都包含一定的数量都属于信息资料的范畴在一定条件下两者可以相互转化互相弥补二简述简报的特点1简就是篇幅短文字精内容简明扼要2快就是反应信息既是速度快情况新常常是当天的信息当天报3实只要是简报的内容充实情况真实具体三文书工作的内容有哪些1文书的草拟审核签发复核登记和分送2公文的缮印用印登记分发等3公文的签收登记审核拟办4批办承办催办注办等5会议汇报的记录与整理6公文的平时归卷提供借阅与保管7公文的系统整理与归档8为领导人准备有关材料9文书的机要保密10完成领导人交办的其他文书工作事项四档案整理工作的原则1充分利用原有的基础2保持文件之间的历史联系文件来源时间内容形成3便于保管里利用五档案保管的基本要求1以防为主防治结合2加强重点照顾一般3自力更生勤俭节约4立足长远保证当前六档案的作用基本作用凭证作用和参考作用主要作用机关工作的查找凭据生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠材料宣传教育的生动素材七论述规则的核心内容1以件取代卷的意义以客观标准取代主观标准更加符合文书整理的基本原则文书整理更简便易行和具有确定性有利于整理手段的现代化2以案盒取代案卷及其意义方便文书档案的借阅和查找方便档案的复制与保密简化了装订手续使文书工作和档案工作统一起来3以文书整理的分类年度机构问题保管期限方式取代六特征八简述文件的语言特点谨慎庄重准确朴实得体简洁明了可以说和其他问题的区别九论述文书部门进行文书整理工作的优越性1可以发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处便于提高整理工作的质量和整理工作的效率2文书部门随时可以集中立卷整理防止文件散失保持文件的齐全和完整达到保守国家秘密的目的3文书部门暂时保管的当年文件方便承办部门查阅4按年度由文书部门集中归档立卷可以保证案卷的质量有助于机关档案室的工作的展开十立卷六特征作者特征通讯特征问题特征名称特征时间特征地区特征十一档案管理工作的内容1区分全宗2分类3组卷4卷内文件整理5装订或盒装6排列案卷的目录和编制7编目十二档案整理管理工作的步骤1了解情况拟定方案2区分全宗和分类3细分和组卷草拟案卷的标题4初步排列案卷顺序检查分类是否合理并进行适当调整5全面审查修改标题6固定排列位置编制案卷目录以及文件的章号页号件号应用题文件成文日期以领导人签发日期为准会议通过日期为准电报以发出日期为准法规性文件以批准日期为准联合行文以最后一个领导人签发为准黑龙江省政府和省教育厅省公安厅省人事厅联合行文4545454545不可以因为省教育厅省公安厅省人事厅是黑龙江省政府的下级部门准发批转上级或不相隶属机关的公文使用通知根据文件的来文内容和提出初步处理文件的环节是拟办收文工作和发文工作都有的环节是承办公文主体改错标题发文机关事由文种主送机关XXX机关不能写给个人内容一文一事请示函语气诚恳恭敬委婉呈请请示常用语以上请示当否妥否请批复批示请示函常用语敬请函复商洽函常用语特此函复联合行文注意的问题省教育厅财政厅民政厅45454545可以联合行文因为是同级机关国家财政部黑龙江省省政府454545可以行文上级机关可以与下级机关部门行文除上下级指导与被知道关系以外的部门都可以行文论述的拓展试论述文件整理归档原则核心内容2000年12月6日国家档案局在广泛征求和总结文书档案工作实践经验的基础上发布了文件整理归档原则规则其主要内容是以件取代卷以案盒取代案卷以文书整理分类的年度机构问题保管期限方式取代六个特征的文书整理分类方法等一以件取代卷新的规则以简化整理深化检索为宗旨对传统的归档文件整理方法4545立卷进行改革推进文件级整理即以件为单位进行整理取代以卷为单位进行整理这种文书整理方式的优点是1以客观标准取代主观标准件是文书制发传递处理的基本单位是文书运功过程中客观存在的形式而卷不是客观存在的它是在文书归档时运用六个特征组合在一起的一组文件其本质是人们主要凭主观经验对文书进行事后加工整理的产物也就是说以件为单位进行整理本质上是把归档文件本身所固有的客观特征作为整理标准而以卷为单位进行整理本质上是以人们的主观判断为整理标准两种整理方法有着本质上的区别以件取代卷是以客观标准取代主观标准从而使归档文件整理更符合文书运动的客观规律2更加符合文书整理的基本原则文书档案整理的基本原则要求整理文书档案必须遵循文书的自然形成规律保持文件之间的有机联系以件的客观标准进行文书整理遵循了文书的自然形成规律减少了主观随意性同时以件为单位整理按年度机构问题分类按时间成套性排列保持了文件之间的有机联系3文书整理更简便易行和具有确定性传统的整理方法按六个特征立卷往往使人感到标准难以掌握工作难度大因为它要凭个人的经验和主观判断进行而以件为单位按照年度机构问题保管期限分类整理简化了程序降低了难度使文书整理工作简便易行同时传统的整理方法由于是凭主观判断因而不同的人员整理就有可能出现不同的整理结果因而归类交叉组卷不合理案卷标题你写不准确等问题难以避免以件为单位整理只使用年度机构问题收发文等这样一些客观标准即使不同的人来整理其结果也应该是基本一致的并且不需要归纳案卷标题这就是使文书的整理更具有确定性4有利于整理手段现代化以件年度机构等客观标准来进行文书整理便于计算机的输入输出识别和加工处理这就为运用电子计算机等现代化技术说短进行文书整理进行文书整理创造了前提条件同时以件的题名输入计算机并进行排列更加方便了文件的查阅和提供利用二以案盒取代案卷整理的文书以案盒取代案卷看起来只是形式问题实质上具有重要的意义1方便文书档案的借阅和查找档案工作的目的是要进行档案利用将整理的文书件为单位整理装盒这就为档案的借阅复制利用和查找奠定了基础提供方便过去人们要查找借阅某一份文件由于这份文件是在处在以卷为的那位进行装订的案卷里查找时还要提取案卷目录查找较为困难查到后如果要借阅这份文件就不得不将整个装订的案卷借走同时档案部门能够提出的也只能是案卷要查找某份文件还要再找卷内目录但要查找的文件是个否存在于该卷还不知道这就带来了不便而以件为单位的案盒就提供了借阅查找谋一份文件的方便可以直接准确地通过集中的案盒目录找到要查阅的文件特别是使用计算机查阅后就更加准方便2方便档案的复制与保密档案的提供利用往往需要为利用者复制某份文件传统的案卷就需要将整个案卷拿出来复制而不装订成案卷的案盒就位提供某份文件的复制带来了方便同时更重要的是采用新方式归整档案有利于其他相关而需要保密的文件的安全如果将这个案卷拿出来往往会造成泄密现象3简化了装订手续以案盒取代案卷减少了案卷装订的手续节约了需要装订的时间同时也减少了文书工作人员的工作负担过去装订案卷工作量比较大浪费了很多时间现在进行文件装盒减少了装订时间使工作人员可以用更多的时间提供档案服务4使文书工作和档案工作统一起来过去文书部门所组成的案卷往往不符合档案部门的要求原因是主观判断行为太多文书部门难以把握所移交的档案往往档案部门又要重新整理以案盒取代案卷以件取代卷后方式简单了标准一致了使文书工作和档案工作真正统一了起来