文书档案管理制度

文书档案管理制度为保证中心文书档案的规范性完整性现结合中心实际制定本制度一文殊管理1文件收发中心收发文件的启封密封一般应由机要人员实施特殊情况下由主管领导实施禁止其他人员拆封2登记编号既要人员要及时登记收到的文件内容要具体详细编号要准确无误填好阅办签迅速传阅3发文登记发文要登记并履行严格的签字手续发文要及时准确不允许滞留或错发4传阅存档接收文件由综合科科长签发报送范围机要人员做好登记及时收回并做好分类归档5文件移动需要传阅的文件由中心主任签署传阅范围6文件处理机要文件不允许携带外出并按时上交销毁时须经中心领导签字批准销毁要彻底不准乱扔更不能当废纸出售二档案管理一行政档案管理1归档1凡具有备查考证和保存价值的文件资料均应归档2各科室将自身的文件资料整理立卷归档后移交到中心档案室各建档人与档案管理员严格履行移交手续3归档时做到材料齐全完整包括附件立卷要分类合理清楚准确案卷标题简明确切正确提示该卷的内容案卷目录款项齐全书写工整装订整齐美观2移交凡属于归档范围内档案资料有关科室及档案持有人应于每年3月5日前将上年档案资料移交到综合科档案员处3保管1档案接收后管理员要对资料及时分类排列编号续入案卷目录做到存放有序查找方便2档案室的门窗柜锁等要经常检查做到防水防盗防霉防水防鼠确保档案的安全与完整3档案员要自觉准守保密规定不经领导批准不得自行扩大借阅范围二业务档案管理1交易项目合同备案后项目负责人应按要求于七个工作日内将交易档案整理成册2整理后的交易档案应完整无误符合要求的双方签字确认填写交易项目档案移交登记表交综合科档案管理员统一保管3档案管理员应按年份交易方式和编目编号进行分类保存编制检索工具以便查阅4工作人员查阅档案资料时应填写档案查询登记表报综合科科长批准后方可查询5相关监督机构查询档案资料时应出具单位证明到综合科填写档案查询登记表经中心领导批准后方可查阅复印一般不允许外借6交易档案应保存15年以上需销毁的由综合科报经中心主任批准后办理