文书档案管理制度

文书档案管理制度为使公司的公文处理建立科学合理规范的程度使公文处理准确及时提高公文处理的工作效率和公文质量以及更好的管理公司档案特制订本制度一文书档案的组织管理1公司一切外来信件传真统一由行政部签收及分发2公司各部门与外界往来文书由行政办公室统一归档管理3各部门在工作中形成的各种文字图表声像等不同形式不同载体的记录材料都必须交由行政办公室归档保存实行统一管理任何人不得据为已有4公司个人不得保存公司文件凡参加会议带回的文件应及时交行政部登记保管5行政办公室要做好档案的收集整理工作确保档案的完整准确系统和安全6公司业务及内部管理涉及的文书有以下类型协议书合同书各种报告申请通知标书等7根据公司工作情况档案分类编号如下A文书档案B设备仪器档案C声像实物档案8行政办公室对档案的存储分为实物存储和电子格式存储对公司归档文件应建立两套存储方式即存储实物档案时应将档案扫描电子版存储9对于文件档案借阅者要办理借阅手续填写借阅表阅后按时送还不得毁损丢失10行政办公室要对档案进行专柜保管要有防火防盗防潮防虫防光防高温等安全措施并定期检查对于破损或变质的档案要及时采取修复或补救措施11工作人员离职前必须将本人持有的档案材料向行政办公室移交归档后方能办理离职手续二公司内部文书的下发形式1公司需下发的内部文书主要包括通知公司各项管理制度等2以上文书统一由行政办公室签发签发文书必须加盖公司印章格式要求正确3为加强公司各部门负责人对部门工作的统筹性及部门负责人与部门员工的沟通性文书下发时应移至负责人处由其进行组织学习或下达部门员工4公司文书下发方式为一是下发事务文件至部门负责人二是将扫描件上传至公司管理系统内5对于公司下达之任务通知各部门负责人应负起上传下达的责任对公司任务的下达及部门员工意见的上传