文书与档案管理-复习题

1二简答题1简述文书收文办理的基本流程收文办理的主要工作程序包括签收登记审核分送传阅拟办批办承办催办注办环节2简述行政公文的基本格式文头正文文尾版记一文头又称眉首公文份数序号秘密等级发文机关标识发文字号二正文部分公文标题主送机关正文成文日期签发人印章三文尾部分版记主题词抄送机关印发机关和印发日期3简述档案整理工作的基本原则档案整理工作的原则是遵循文件的形成规律保持文件之间的有机联系充分利用原有基础区分不同价值便于保管和利用4简述档案收集工作的基本要求1齐全完整2准确系统3及时归档4针对性强5保证质量5简述请简述文书分类与组卷的关系联系时间上前后相继逻辑上分类是组卷的基础组卷是分类的目的区别阶段先分类后组卷方法分类方法有年度法问题法等组卷方法有特征法作者法性质分类是分析组卷是综合7承办一般指贯彻落实文件精神和要求按领导人批示执行具体的工作任务办理有关事宜的过程8用印是指在印好的文件正本的落款处正确加盖单位公章以示文件生效的过程9公文发文字号的组成要素发文机关代号发文年份和该年的发文顺序号10公文的行文规则一按机关隶属关系和职责范围行文的规则二授权行文的规则三联合行文的规则四一般情况下不越级行文的规则五不越权行文的规则六请示不直接报送领导者个人的规则七请示应一文一事只主送一个机关不抄送下级机关的规则八报告中不得夹带请示事项的规则九公文由文秘机构统一处理的规则11档案鉴定是指按照一定的原则标准和方法鉴别档案的保存价值挑选有价值的档案予以对无需保存的档案予以销毁的过程12文书发文办理的基本流程发文处理程序主要有草拟审核签发编号复核缮印校对用印登记分发等环节13简述鉴定档案价值的具体方法一来源方面二内容方面三形式特征方面四相对价值方面14文书立卷的方法一按问题特征立卷二按作者特征立卷三按名称特征立卷四按时间特征立卷五按地区特征立卷六按通讯者特征立卷15批办和拟办的区别和联系拟办对需要办理和答复的收文提出初步的办理意见以供领导人批办时参考批办领导人将来文和附送来的拟办一起审阅后对文件如何办理办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定并在文件办理单上加以批示的程序区别二者所具有的法定效力是不一样的拟办不具备法定效力联系拟办是批办的准备阶段为批办做策略上的准备批办是对拟办的措施的落实使之产生法定效力2三论述题民政局文件滨民政办200532号滨海市民政局关于全市民政工作会议纪要3各县民政局并抄报省民政厅现将全市民政工作会议纪要发给你们请贯彻执行5滨海市民政局二零零五年八月八日12005那个小括号改成方括号2滨海市民政局去掉3会议纪要后面加通知4并抄报省民政厅去掉5抄送附件6零零改成132请阅读以下材料后回答问题小王是选择什么方法管理文件的1建立稳定的文书收发文处理流程和岗位2收发文登记簿3文书流通的环节监督4文书立卷归档制度通过这段材料谈谈你对文书处理工作有什么认识文书处理是指公文在机关内部依次运转处理的一系列工作步骤具体讲文书处理工作就是机关企事业单位在公务活动和经营管理过程中围绕公文的撰写印制收发办理及立卷归档等一系列环节所进行的许多具体文书工作一个机关能够科学的组织与安排文书处理的程序对于机关各类公文的正常运转处理建立机关正常的工作秩序提高机关的办事效率都是非常重要的小王的工作经历对你做好日常文书管理工作有哪些启示在文书处理过程中无论是收文还是发文都存在一个科学管理的问题做好文书的日常管理做到文书既不遗失泄密又便于查找调阅方便工作是机关实现其职能的一项重要工作要实现文书的全面管理应完成以下几方面的工作1控制文件的数量2提高文件的质量3对文件传递运转过程进行管理4建立健全各项管理制度3阅读下面的材料回答问题结合材料谈一谈日常档案业务基础工作的重要性首先档案的两个基本作用是凭证作用和参考作用再次档案是历史的真凭实证是第一手的原始参考材料档案记录了本事件的真实经过对于人们查考既往情况掌握历史材料研究有关事物的发展规律3都具有重要的参考作用本案例中应当在哪些环节加强文书和档案的管理领导批示后A县县委办公室应作文书立卷并归档以形成档案接下来是统一领导分级管理并做到维护档案的完整与安全方便社会各方面的利用论述收发文登记的作用收文登记就是对收进的文件在收文登记薄上编号和记载文件的来源去向以保证文件的接受和处理目的是便于收文数量进行统计以及今后的查考利用收文登记是文书工作中的一项重要环节和程序发文登记是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录以便对发出的文件进行统计核查等管理4阅读以下材料回答问题将某乡进行民主建政的试点报告定为短期保存的合理性有哪些定为短期是因为对于当时的民政厅来说这份报告的试点性质不必长期保存按照这个意思答自己做一些发挥只是论述题不要只写一句话机关档案人员在没有发现后一卷案卷的时候拟将某乡进行民主建政的试点报告定为永久保存的合理性有哪些这是出于对档案价值因素的考虑决定的正如稳重所述机关档案人员认为在解放初期的民主建政是一项很重要的工作所以在没有发现后一卷案卷的时候把它定为永久是合理的机关档案人员在发现后一卷案卷后为什么放弃了将某乡进行民主建政的试点报告的案卷改为永久保存的打算结合材料谈谈你的看法以该厅名义向上级机关报告的工作总结中已经包含所有全省民主建政工作情况还有各个试点乡的民主见证情况这中间当然含有该工作组写的某乡的民主建政的试点报告没有必要重复做永久保存5阅读以下材料回答问题从本案例中我们应当在文书处理程序的收文处理部分如何有效监管传阅环节传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件传阅文件有以下要求1有密级的文件应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作即按不同的密级要求限定传阅范围2传阅文件要有时间限制尤其对有办理时限要求的文件更要严格控制好传阅时间3文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管不得随意存放在个人手中4每份传阅文件都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期