文书与档案管理 文书处理PPT课件

第三章 文 书 处 理 学习要求: 理解和掌握文书处理的程序及其各环节的要求; 能够根据文书处理 程序的要求分析案例;把担文书立卷的分类方法及组合方式。第 三章文书处理第一节概述第二节登记收发第三节 分发 传阅 第四节 拟办 批办 第五节 承办 催办 查办 第六节 核稿 签发 第七节 绻印 校对 盖印 第八节 注 办 第九节 信访文书的处理 第十节 电子文件的处理 第十一节 文书的 立卷与归档 第一节 概 述 公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一， 有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。 但平 时撰写的文书如何整理，又怎样向 档案部门移交? 收到的文书如何处理? 这些对正确撰写公务文书,做 好单位的日常 工作同样重要。这是文书处理的程序问题。为了建立机关的正常工作秩序，提高机 关的办 事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。 文书处理程序指 的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环 节所 安排的工作顺序。其全部程序包括对本机关发文、内部文件的扔制，对机关收 文的处理, 以及对各类文 件的日常管理等一系列工作环节, 通常可分为收文和发文 两方面的处理程序。 1 收文处理程序: 包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、 批办、承办、催办、查办、注办、 清退、归着等需要办复的文件和需要向外转发的 文件，从拟稿起进入发文处理程序。 2 发文处理程序: 包括拟稿、核稿、签发、强 印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷 等。 文书处理的各个环节之间 有密切的关系，一环扣一环， 相互制约。虽不同机关对于某个环节的具体做法 可以 有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颊倒 安排，否则会影 响文书处理的正常运转和工作秋序。例如，要制发一份文件，必须 经过拟稿、核稿和签发等工作环节才 能完成，不能随意制发。 公务文书的处理除 了上述所具有的程序性之外, 还具有规范性的特点。 各单位均应根据党和国家的有 关规定, 制定本单位的文书工作制度, 对文书处理程序的各个环节须明确 提出具体 要求，文书的撰写和存档编目等须具有严格的形式规范。 第二节 登记 收发 一、 登记 二、收发 一、登记 一文件登记的概念和作用 文件登记是单位管理与保护文 件的一种手段，用以记录文件的收进、发出和运转情况,统计文件的数量 和检查文 件的处理周期。一个单位日常往来文件很多，为了加强管理，防止紊乱、积压和发 生丢失，必 须建立与健全文件的登记制度。 文件的登记主要有以下几方面作用: 一是便于管理和保护文件; 二是便于文件的查找; 三是便于文件的 统计和催办: 四 是用以作为核对与交接文件的凭据。 二文件登记的形式 登记的形式大体可分为三 种: 短式、卡片式和联单式。 !1 每式登记即采用事先装订成册的登记短来对文件按 收进和发出日期的先后顺序依次编号登记。 这种登记竺易于保存, 是一种普遍使用 的登记形式。 2 卡片式登记即使用单张卡片进行登记。 这种形式的优点在于在文件 数量较多时可以几个人同时 登记, 并且可以将登记卡片按照需要灵活排列。 当然它 也有较明显的缺点，就是卡片数量较多，不易查 找，容易抽乱和丢失。 3 联单式 登记即采取一次复写二联或三联的方式进行登记这种形式可以减少重复登记手续， 提 高效率。这种形式有复写麻烦、纸张单薄、易丢失等缺点。采用这种方式登记的 不是很多。 凡属于正式来往公文、组织内部文书、会议文书等都必须登记。外出开 会、出差的"账外"文书也不应 遗漏，同样需要登记。而与本单位业务无关、不需要 办理的文书,越级行文和非隶属关系的机关抄送的 无须办理的文件以及没有任何查 考价值的事务性和临时性文件就不需要登记。 二、 收发 一收发的概念 收发指文件  的收进和发出， 是文书处理的一个重要环节，是文件进出的 必经"关口"。文件的收 发必须由机关指定的专门工作人员和负责。在中等以上机关, 多设有内、外两种收发。 机关的总收发室负责外收发， 对于收进的文件经过简要登记, 不启封， 然后转送机 关的办公厅、秘书 对于收进的文件经过简要登记，不启封， 然后转送机关的办公厅 秘书 处和各个业务部门的内收发。内收发工作多由部门办公室的文书工作人 员负 责，进行启封、装封、加盖收发公章、编号和登记，送领导批办和 有关承办人员处 理。而在发文时由内收发装持后，交由外收发对外发出。 比较小的机关则在办公室 内设专职或兼职的人员负责。 二、 收发 二收发的内容和要求 收发工作的有具体内容 和要求总的来讲有四个方面: 1 点收- 点收工作必须细至认真- 收发人员接到邮递 员、通信员投送的封件，或内收发与外收发相互之间收到对 方转交的封件, 均须根 据登记按号检查与清点，确认无误，方能签名妥收。 2 和启封。启封也叫拆封，由指 定的文书工作人员和负责。一般对于写明机关领导人末收的封件，须交有关领导人杂 启或交领导委托的负责人代启，其他可由内收发作启封处理。启封后要检查文件是 否完整齐全，发现问题应即刻查询。 其他问题具体处理。 启封后信封和包装用封 皮, 一般不用留存。对于首次发生工作联系的机关, 适当保留其信封,以备查用。 3 鞘封。待发的文件，应在入封或包装之前，根据签发人批准的分发单位，准确书写 封皮。封皮准备好后，对照 开列的分发单位和份数，逐个单位核点文件份数入封。 密件、急件应在封口的明显处加盖淮记标识, 绝密文件应加*密 封"封条。封 封条。 4 登记。收发文登记是管理文件的账目，必须手续清楚，防止漏洞。凡属正式往来 行文、机关内部使用的文件、 会议文件等均应逐件登记，便条、介绍信、回热、节 假日通知等例外。 还有"账外"文件更要严格登记。 登记的内容一般应包括文件的来 源、文件的特征与有关情况、处理情况等。具体项目有: 收、发文顺序号、收进或 发文 日期急件还应写明发出、收到的具体时间、发文字号、密级、份数、来文机关、 文件标题、分发单位、签收人、复文 字号、归卷号等。外收发不登记文件的特征和 有关情况，格式比较简单; 内收发需作详细登记，要求项目齐全。 登记需明确以下 几个方面: 1 收文和发文应分别进行登记，密件和平件应分开登记。 2 收发文件 应分清缓急，急件随到随登、及时处理，以免误事误时;一般平件可以分批登记， 但应于当日进行处 理，不得积压。 3 收文启封后，应在文件的右上角处加盖收文 章。收文章应包括本机关、单位的名称，收文日期、字号、文件份 数等项。登记时 应根据收文顺序编号，注意不要空号、重号。 4 由领导人亲启的收件，只登记封简 号和来文机关、收到日期等, 启封后再适时补登其他有关项目。 $ 登记的字迹应清 晰工整，以便以后查用。 原文无标题、漏写日期和发文机关等问题要予以解决。二、 收发二, 收发二、 收发二、 收发二 收发 第三节 分发 传阅 一、分发 二、 传阅 一、 分发 一分发的概念及目的 分发也称为分送，是指文书工作人员将文件分送给有关 领导人、有关部门或承办人员