文书工作与档案管理

1文书的概念一是指文字材料二是指文字书写三指从事文书工作的人文书是人们在社会实践活动中为了传递记载信息而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料是以文字形式处理各种事务的凭证性工具2文书包括公务文书和私人文书3公务文书简称公文是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书如请示批复报告通知等4文书的作用主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针政策管理实务处理事务沟通机关单位之间联系的一种工具具体变现领导指导作用行为规范作用公务联系和知照作用凭据记载作用传递信息和宣传教育作用5档案的概念档案是机关组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字图表音像以及其各种方式好载体的历史记录档案是最原始的历史记录6档案的特性1来源的广泛性2形成的条件性其一处理完毕的文件才能作为档案其二对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件才有必要作为7档案保存其三按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案3记录方式和载体形式的多样性4原始的记录性8档案的类别文书档案科技档案专门档案9档案的作用1现实工作及各项社会活动的查考依据作用2历史凭据作用3科学研究的基础和条件作用10文书与档案的关系1文书与档案的联系1两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同2在内容格式上完全一致3两者互为因果文书是档案的前身档案是文书的归结2文书与档案的区别1两者的性质和形式不同2两者的目的和作用不同3两者存在和发挥效用的时间不同11文书工作的组织机构一种设立专门的文书工作机构一种不需要专门文书工作部门只在办公室秘书室内设一两个专职或兼职负责文书工作的人员12档案管理的工作机构类型1档案室2档案馆3档案事业管理机构第二章1公务文书简称公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书2文书种类的划分按公文种类名称是否法定划分1法定公文2事务文书2按公文的来源去向划分1发文2收文3按公文的行文方向划分1上行文2下行文3平行文4按公文阅读范围和机密程度划分1公布的公文2内部公文5按公文的使用范围划分1通用公文2专用公文3技术公文3党政文书类别命令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要4公告和通告有哪些区别公告的事项应该是国家大事非重要非法定事项不宜用公告公告的发布权限有严格规定通告往往针对实际业务活动而发布可用来公布社会生活中的一些具体事务制发单位十分广泛5文书的格式组成公文的各要素划分为眉首主体版记三部分6眉首一般由公文份数序号密级和保密期限绝密机密和秘密紧急程度特急急件发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加文件组成发文字号签发人等部分组成7主体主体一般由标题发文机关事由文种三部分组成主送机关又称送达机关和行文对象是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位正文正文是文件的主体部分用来表述公文的具体内容体现发文机关的意图是公文的核心附件用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数成文日期是指文件的制成时间它是文件生效及日后查考的重要依据之一印章是指正文末尾加盖的发文机关印章或领导签名章是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证附注等要素组成8版记的特点是位置要依公文主体的构成而定9版记一般由主题词抄送机关印发机关时间份数和版记反线等要素组成10主题词主题词是提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组11抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关12印发机关和印发时间印发机关和印发时间是指文件制发含翻印情况的说明记载包括文件制发单位的名称制发日期和印制份数13文书的文稿包括草稿定稿两种草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿14正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本15副本是指公文形成之后由于实际工作需要往往使正本文件发生许多增值或变化文本16存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关除草稿定稿以外的印制本17复制本是指依据正式文本进行复印或翻印缩微等复制出来的文本第三章1行文制度是指机关和机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定2我国行政机关的行文关系一般包括两个类别隶属关系非隶属关系3行文方式有逐级行文多级行文越级行文直达行文4文书处理程序图46页5收文的传阅是指分送人员按照办公室主任的指示或领导人的批示将单份收文按照一定顺序送给几位有关领导人及部门负责人供阅知或阅批6传阅收文主要有4种方式轮辐式集中传阅式阅文室传阅式回传式第四章1归档文件整理归档文件整理是指文书部门按照有关规定将处理完毕的具有保存利用价值的文件材料收集齐全经过价值鉴定区分保管期限分类整理排列编号装盒定期将整理好的文件材料移交给档案室2鉴定文件材料的价值指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小也即判定文件材料是否应当收集立卷及保管期限的长短文件材料的价值取决于两方面一是文件材料所含有的信息内容的重要性内容的独特性内容的时效性二是本机关和社会利用文件材料的需要3文件材料所含有的信息包括内容特征和形式特征1文件材料的内容特征一是内容的重要性二是内容的独特性三是内容的时效性2文件材料的形式特征一是文件材料的作者二是文件材料的文种三是文件材料形成的时间四是稿本五是文件材料的外形特点4归档文件的保管期限短期保存15年以下长期保存1650年永久保存50年以上5装订是整理归档文件的第一步包括三个环节1确定文件的整理单位1正文与不同稿本2正文与附件3文件处理单与文件4原件与复制件5转发件与被转发件6报表名册图册等7来文与复文8汉文文本少数民族文本与外来文文2修整文件是指对不符合要求的归档文件进行必要的修整包括修裱复制折叠等1除去易锈蚀的金属物2修裱破损文件3复制字迹模糊或易蜕变的文件4折叠超大纸张3装订文件1对齐文件2装订方式6归档文件的分类1选择分类方法年度机构保管期限分类法年度保管期限机构分类法保管期限年度机构分类法年度问题保管期限分类法年度保管期限问题分类法保管期限年度问题分类法年度保管期限分类法保管期限年度分类法7归档文件的排列1排列归档文件的事由2排列归档文件的方法8如何对归档文件进行分类排列首先选择分类方法确定分类方案对归档文件进行分类把类内归档文件先按事由原则将属于同一事由的文件集中在一起并按照一定方法排列再将不同事由的文件按照一定方法排列第五章1归档手续2发文3档案的鉴定4影响档案价值的因素5档案价值鉴定工作的内容6档案的销毁第六章1全宗是档案的保管单位全宗即一个国家机构社会组织个人形成的具有有机联系的文件整体是档案馆档案的第一层分类管理单位一个独立的社会组织形成的全部档案称为组织全宗一个著名人物形成的全部档案称为人物全宗2全宗常用的分类方法主要有三种年度分类法组织机构分类法问题分类法3年度分类法就是按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别4档案保管的重要性决定着档案寿命的长短2决定着档案事业的兴衰5进出库制度和八防措施1进出库制度库房是保管档案的重要场所因此必须有严格的进出库制度1库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入2档案工作人员在库房内不允许从事与管理工作无关的活动3非档案工作人员如因工作需要必须进入库房则必须有档案工作人员始终陪同4离开库房时必须关灯断电关好窗户锁好房门2八防措施1防火2防盗3防水4防潮5防霉6防虫7防尘8防光第七章1档案著录是在编制档案检索工具时对档案内容和形式及各种特征加以分析选择和记录的过程2档案著录工作的内容主要包括著录项目标志符号著录格式著录项目细则等方面3档案著录项目有七个大项1提名与责任说明项该项包括正题名并列提名副题名及说明性文字文字编号责任者附件六个单元2稿本与文种项3密级与保管期限项4时间项5载体类型及形态项6附注与提要项7排检与编号项该项包括分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号主题词或关键词等六个单元档案标引实在档案著录工作中对档案的内容进行分析和选择并赋予其规范化的检索标志的过程第九章1专门档案是一个集合概念是指在一些专门性活动中的产生和形成的档案种类2人事档案的概念人事档案是社会组织在人事管理活动中形成的记载个人经历德才能绩工作表现的以个人为单位集中保存起来的以备查考的文件材料3人事档案的特点其具体体现为现实性真实性动态性机密性4人事档案的正本其内容分为以下十类履历材料自传材料鉴定考核考察材料学历评聘干部专业技术职称评定职工岗位技能的材料政治历史情况的调查材料参加中国共产党共青团以及民主党派的材料奖励材料处分材料录用任免聘用招用劳动合同调动转业复员退伍工资保险福利待遇出国退离休退职的材料以及各种代表大会代表登记表等材料其他可供组织参考的材料5人事档案材料的收集1人事档案袋归档范围2人事档案的归档要求3多渠道收集人事档案材料4建立人事档案材料收集制度6人事档案的鉴别1人事档案鉴别的概念意义2人事档案鉴别的原则3鉴别人事档案材料的内容方法第一判断材料是否属于人事档案第二判断是否是当事人的档案材料第三判断材料是否办理完结和手续齐全第四判断材料是否真实准确完整第五检查材料是否重复7人事档案的保管根据规定具体范围划分如下1在职人员人事档案的保管2退离休人员人事档案的保管3死亡人员人事档案的保管4其他人员人事档案的保管8人事档案的传递1人事档案或人事材料必须通过机要交通转递不允许公开邮寄或让本人自带2转递档案必须办理转递手续3县级以上的组织人事部门才能直接转递人事档案4收到人事档案的单位应在核对无误后签名盖章并及时退回回执5转出的人事档案必须保持完整不允许分批转出或留存部分档案6严格执行转递制度避免产生无头档案