公司外发物资管理制度.docx

公司外发物资管理制度 一、 范围 本文件规定了公司差旅费、业务招待费、私车公用及其他日常费用报销的管理办法，适用于公司各项费用的报销。 二、 职责 1、财务部负责审核票据的真实性和合法性，拒签非法票据；审核报销标准是否符合管理规定，违规超标部分一律不予报销；审核报销金额的准确性；支付现金时，审核相关审批手续是否完善。 2、各部门负责人严格控制费用发生的必要性，杜绝随意使用费用；审核部门人员报销费用的真实性，杜绝弄虚作假行为。 三、 报销流程（标准根据《资金审批权限》而定） 1、日常、生产性费用请款、报销（业务招待费单笔 2000 元及以下）；换货等损失（单批） 20000 元及以下的签字审批流程： 报销人─→办公室经理（各部门名称的统一，最好先做一个组织架构图，统一各部门名称）─→财务主管─→总经理─→出纳 2、日常、生产性费用请款、报销（业务招待费单笔 10000 元及以下）， 单批换货等损失 20000-100000 元（含 100000 元），业务招待费 2000-10000 元（含 10000 元） 的签字审批流程： 报销人─→办公室经理─→财务主管─→销售总监─→总经理─→出纳 3、离职人员退押金审批程序：报销人─→办公室经理─→财务主管─→销售总监─→出纳 4、凡审批签字人因公出差或其他原因不能履行签字审批职责的，必须在离开公司前以书面委托书的形式指定被委托人履行签字审批职责，委托书必须传递至财务部存档。 四、请款规范 1、每月在 25 日前，各部门必须提交下月的《月度资金计划》，公司财务部按将计划筹款准备，资金计划包括日常费用和生产性费用。 2、各部门使用资金按《月度资金计划》进行请款，填写请款单按资金审批流程要求进行逐级审批，财务部按审批后资金准备给使用部门使用；3、各部门的资金使用，可以在月度资金计划审批后，以项目回款进行资金支付，计划外资金使用，单独以请款单报公司批准后使用。 4、公司对外支付生产性费用时，由公司直接与供应商对接支付，供应商直接开票给公司。 5、公司具体经办人，须对所办理业务，从合同订立、发票接收、货物验收、款项支付、问题处理的准确性等负责任，行政部对资金的使用有复核和监督的责任。 6、各部门资金使用流程 每月 25 日前向财务部提交《资金使用计划》─→按计划填写《请款单》审批后请款─→财务提供资金给使用资金部门─→使用部门使用资金─→报销费用；五、报销规范 1、报销人用签字笔如实填写“费用报销单”，字迹工整、清楚，详细注明报销部门、报销时间、费用发生时间、摘要、费用名称（如办公费、招待费、差旅费、车辆使用费等）、支付方式（现金、支票、电汇、冲帐等）、需付款的注明收款单位全称、收款单位开户行及账号、报销人姓名、大小写金额等，内容必须填列完整。 2、按费用名称分类归集，报销金额分行填列于“费用报销单” 上，并在摘要栏简要说明事由，内容较多不够填列时可另附页。报销金额加总后在金额栏最后一行填上总计金额， 小写金额前标上币种符号(￥、$等），同时填上大写金额，大小写金额必须相符。 3、所有原始票据按费用报销单上所列顺序排列，同类费用按发生日期先后排序，用胶水（不得用订书钉、别针、回形针）将票据依次在左上角粘好，正面朝上粘贴于费用报销单左上角的背面，粘贴后必须能看到票据号码及时间。将票据张数清点后填在费用报销单上“附单据 张”处。票据粘贴应当整齐、牢固，粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需折叠整齐。 4、原始票据必须真实合法，印章、财务专用章、发票专用章、税务章等必须清楚，不清楚者视为无效不予报销。原始票据不得涂改，凡涂改的票据视同废票处理。 5、 报销时限 报销人须在费用发生完毕后十个工作日内报销相关费用，对未按期报销的从当月工资中扣除所借备用金。如因具有审批权限的领导出差或其它原因影响不能及时签字的可适当延期报销。 六、 关于差旅费的报销 （一）、出差旅费包括往返交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、杂费（如邮电、打印、复印、运输、招待费）等费用。 （二）、出差借款 员工出差前须借差旅费的由出差人填写《出差审批单》及《请款单》预借差旅费。预借差旅费金额原则上应不高于[往返交通费+出差天数*标准费用（住宿费+伙食补助费）]*150%。 （三）、 差旅费报销标准 3.1 国内长途 3.1.1 国内长途出差标准见附录 A 3.1.2 往返交通费标准：坐火车、汽车或轮船：所有员工乘坐硬卧、二等座或三等舱。因公务紧急需搭乘与标准不符交通工具的须请示并附上总经理批准的《出差审批表》。员工搭乘飞机与乘坐火车、轮船的价差金额在高铁费用范围内的，允许搭乘飞机。 3.1.3 交通费按照购买机票、火车票、轮船票及往返机场、火车站、港口的车票实付金额据实报销。如因故未能取得车船票的，由出差人作书面说明，经总经理批准后方可报销。 3.1.4 经总经理批准的自行开车出差的，由分管车辆负责人审核标准后可报销油费补贴、车辆过桥过路费，但不得同时报销市内交通费，标准见《私车公用费用补贴及管理办法》；住宿费的报销以房间计算，若公司多人共同出差则应按照每两名同性员工同住的原则进行报销。 注意事项： 1） 、员工出差在不超出《国内长途出差费用报销标准》的前提下凭住宿发票据实报销。员工住宿费节约部分公司按节约部分的 50%予以奖励给员工。差旅费中住勤补贴的报销应有相应的住宿发票，否则只能报销住勤补贴中住宿费的 50%。 2） 员工在途时间（指在火车、汽车、轮船上住宿），则每天按 30 元报销伙食补贴；不得报销住宿费，也不再按伙食补贴发放出差伙食补助。 3） 在出差期间产生的招待费用,则应按在报销时适当扣减当日伙食补助费（可参照早餐为当日伙食补助费标准的 20％，午餐 40％，晚餐 40％） 4） 凡参加会议、培训、陪同客户出差等有指定住所、住宿费据实报销。对其他特殊情况，由行政部经理（各部门名称的统一，最好先做一个组织架构图，统一各部门名称）、报总经理审批后报销。另会务费中已包含住宿费、餐费的，不得报销会议期间的住宿费及伙食补贴，会议地点安排在住宿地点，不得报销会议期间的交通补贴。 5） 员工若可乘座硬卧者但未乘座硬卧者，可按硬座与硬卧票面价差补贴 50%。乘坐软卧按乘坐硬卧级别计算，不享受与硬卧的差价补贴。 3.2 国内短途 3.2.1 市内交通费：指在出差所在地乘坐车辆时产生的费用。原则上应乘坐公交车辆（含机场大巴）,特殊情况（如时间紧急、乘车不便、无公交路线）可乘坐出租车，但均应凭票报销。 3.2.2 重庆市内出差未在公司派车的，按公交车费据实报销；日常外出办事较频繁，附办事清单按月汇总据实报销一次，报销清单中列明时间、起止地点、外出原因、金额。（对于公司无法派车且乘坐出租车的需行政部确认） 七、 关于业务招待费的报销： 1、 因工作需要产生业务招待费，由部门提出申请说明招待对象、原因、方式、标准，经部门负责人同意后报销售总监批准。 2、 需要预支业务招待费，凭总经理批准的申请到财务部预支款项。业务招待费的报销，凭总经理批准的申请或签字报销。 八、关于公司私车公用的管理及报销 （一）、 报销办法 1 本市范围内用车，填写《私车公用审批表》申请，由部门负责人审核。按实际里程（行政部复核）计算车费，按1元/公里结算。 （二）、车辆管理细则 1) 对因公须至外地出差300公里范围内，公司原则上不安排私车公用。确实需要的，由用车人填写《私车公用审批表》直接向总经理提出申请。经批准后由行政部复核公里数、过路过桥费，经审核后予以实报实销。未经批准所产生费用自行承担。 2) 私车公用车辆和驾驶人， 必须持有合法合规的证照和车辆保险等规费。车辆一切费用由车辆所有人自行承担 。 3) 私车公用车辆在因公外出情况下，违反交通法规，罚款由当事人（实际驾驶人） 自行负担。 如发生交通事故，除向附近警察机关报案外，应立即联络部门负责人，并通知保险公司办理理赔及确认肇事责任。 4) 私车公用的管理及复核归口行政部。按正常费用报销程序，报销单须附经行政部复核的《私车公用审批表》，总经理审核，财务复核。 5) 报销人当月及时结算，提供有效的车辆使用票据(如过路过桥费、汽油费等) ，发票抬头必须是本单位名称，以个人名义为抬头的票据一律不允许报销。 6) 采用先用车后结算的方式，每次报销时，财务部根据《出差审批表》、《私车公用申请表》进行审核，按报销程序审核报销。 7) 员工在执行公司指派任务并自愿使用私人产权车辆者为私车公用行为，员工在规定时间驾车上、下班的行为，不属于私车公用的情形。 九、关于零星采购的报销 1、 生产性物资零星采购报销时须提供物资采购计划、采购入库单凭发票及销货清单报销。 2、 非生产性物资（办公用品、低耗品等）采购时须附上行政部经理批准的需求计划、采购入库单、增值税发票及销货清单。办公用耗材［如打（复）印纸、U 盘等，由办公室负责保管，各部门领用时必须在登记簿上签字。登记簿由行政部保管，每月底由行政部根据登记簿的登记情况，编制办公用品领用明细表，报送给财务部。财务部根据此表考核办公用品的消耗水平。以上发票原则上要求开具 13%增值税专用发票。对于只能开具手工普票须提前报总经理批准后报销。 3、 公司涉及固定资产的购买或项目实施等类似情况，须拟订《项目审批表》，待具有相关资金权限领导批准后方可实施。 十、其他费用报销的规定 本文件中未涉及的其他费用，经具有审批权限的分管领导审批后，按规定的报销程序予以报销。 报销注意事项： 1 出差费用报销应注明始发地