关于高校网上预约报账管理的思考.docx

关于高校网上预约报账管理的思考近几年越来越多的高校相继开发和使用网上预约报账系统效果显著目前复旦大学南京大学苏州大学上海交通大学浙江大学和西南大学等多所高校都相继推行了网上预约报账系统该系统的实施使各高校在报账效率服务水平及管理水平方面有很大的提高网上预约报账是指通过网络可以从任何地方登录学校的财务预约报账系统预先进行网上报账单申请财务报销发票审核和公务卡结算等一系列操作根据预约核准的时问和地点到财务办公点办理报账手续不必费时等待从而达到高效快捷的完成财务报账流程一网上预约报账流程简介预约报账的报销流程主要分为以下几步首先登录学校财务处网站填写相关报销信息包括报销基本信息报销票据类型报销单的数量和支付信息填写完成之后向财务处理系统发出预约处理请求财务系统进行格式规范等初步的审查之后传到系统后台由财务工作人员进行人工的再审核审核确认无误之后再返回给申请人由申请人在系统中自助打印报销单并在报销单上签名确认签名确认之后的财务单据自动生成会计凭证并利用在线支付系统进行相关的资金转人转出和核销操作通过网上预约前端财务处理后台和在线支付系统三者的对接整合实现了对财务数据的自动处理缩短财务报销处理时间提高了工作效率二网上预约报账的优点一网上预约报账减少排队处理时间传统的报销模式导致在某一时间去财务处办理报销业务的师生过多其他时间又会有空闲时间出现实行预约报账后师生可以根据预约情况合理安排报销时间同时改变了财务部门很多时候如同集贸市场的情况教师尤其是学校的中青年教师平时承担着大量的教学和科研任务很多教师到财务部门报销经费往往由对财务制度不熟悉经常出现发票不合审批手续不完整等现象要多次到财务部门补全材料或手才能完成报销工作这样既增加了财务部门报销的压力同时无端的占用了教师部分教学和科研时间传统的报销流程中每天全校的师生将人量单据送到财务部门财务工作人员需要先审核原始单据同时还要审核业务流程审批手续最后才能编制记账凭证输人会计信息系统高校的季节性和特殊性每学期开学初都有人量的财务借款和学生学费到账期末有人量的还款报销和奖学金的发放学期初和学期末正是高校财务最忙的时候既有各种计划和总结上级的各种检查相关工作的各种安排等二网上预约报账提高了财务人员的工作效率当前高校都已经普及了网络的财会系统这在一定程度上提高了财务报账的效率使报账难的问题并没有得到根本解决高校财务部门的重要任务就是受理全校师生的报账和规范使用上级投人的资金近年来普通高校规模不断扩人学生数量不断增多与之对应的现金流量也与日俱增收人和支出来源均出现复杂多样和社会化的特点涉及到教学科研基建后勤产业等方面的资金使用量越来越人每天均有人量的资金往来很多教职工的相关报销问题一直不能及时解决在学校举行各种会议和基层意见反馈的时候对财务报销的意见总是位居前列高校财务部门蒙受着来自各部门和一人教职工的巨人压力推进网络预约报销成为了当务之急在网络预约报销系统中报销人员登录预约系统后系统会自动显示当前预约处理的财务报销项目以及所需要准备的票据和报销流程注意事项特殊报销还有相应的消息友情提示报销人员按照系统提示准确录人报销的相关信息包括票据金额票据数量和相关文件等财务人员在后台根据预约号查看对应的报账凭证结合交上来的原始票据进行审核并自动生成记账凭证在这种处理流程中申报环节就对票据进行分类处理系统会自动提示常见的错误方便了报销人员也人人节约了财务人员的作业时间财务人员能够从低效繁琐的重复劳动中解放出来有效地实现财务工作向更高层次的管理型为一向转变三网上预约报账提升资金使用效率在传统的报销制度下各个部门和各项目在预算编制及控制时由无法及时得到准确的资金使用数据从而无法做好对应的预算工作严重影响预算编制的进度和准确性导致预算执行的准确度差操作困难传统报销的流程缓慢导致报销处理的资金受到报销流程和银行业务处理速度的双重制约严重滞后业务处理造成财务工作处理不能及时有效同时短期内的人量资金支付带来了对应的银行对账工作这使得财务人员工作量加人而且容易出错网上预约报销系统与财务部门账务处理系统的数据库进行了数据联网不仅可以在后台对整个财务数据进行合并处理还可以让校内各部门和各位老师及时了解相关的财务资金运作情况可以更好的制订财务预算有效分析资金使用情况借还款情况确保各项资金合理使用人人提高了资金的使用效率促进了财务决策的更合理的制定三网上预约报账存在的问题一部分师生不适应网上预约报销网上预约报账系统要求申请报销的教师需要通过网络登陆预约报销系统录入相关报销信息再整理纸质报销单这对部分教师尤其是那些年龄较人并且对电脑操作不熟悉的教师会增加较多的工作量他们往往会选择按照原有的业务去财务处报销网络预约系统操作的不熟悉一定程度上阻碍了网上预约报销流程一财务审批制约了网上预约报销一般而言高校的审批制度相对严格部分经费报销需要多个部门领导签字审批报销的教师往往需要在多个部门之间来回奔波才能完成相应的票据审批工作如果中间因为领导出差或者其他环节有子耽误则可能导致整个审批时间人人延长因此尽管现有网上报销系统相比传统报销系统具有改观节省了人量报销审核时间但网上预约报销系统没有对应的网上审批系统配合无法达到整个财务报销的全程网络化系统优势没有充分发挥这也对网上预约报销系统的造成了一定的阻碍二网上预约系统目前还不够稳定财务部门的网上报销系统经常会遇到短时期内的人量访问特别是在学期初和学期末访问量的短期人增网上预约系统会经常发生预约过程中断现象偶尔还出现无法访问的情况结果造成财务部门最需要预约系统支持的时候预约系统却帮不了忙因此需要加强系统稳定性建设增加高性能的服务器以便让预约系统足够稳定规续四改进措施网上预约报账系统在使用过程中需要从以下几个方面进行改进一加人宣传力度让更多的师生都参与和使用减轻财务部门人员的工作负担财务部门可以依托校园网对系统进行相应的宣传和介绍让人师生更好的了解和认识系统二对师生进行相应的系统使用培训和宣讲这里可以由财务部门牵头通过举行讲座的形式组织学校各级部门相关老师和人员学习网上预约报账系统教职工对系统的认识和掌握三完善网上预约系统建设减少系统出错的机率预约系统定期进行系统安全检查数据实时备份人员安全培训等减少系统的不稳定性四完善对应的财务管理制度通过预约系统来推进财务系统的改革这里可以由学校统一规定相应的财务报销流程必须要通过网上预约系统来完成以此来推进财务报销无纸化的进行