采购报价作业流程.doc

企业管理系列公司采购报价作业流程管理程序流程管理咨询小家注此份为试运行文件该流程制度负责人为采购部经理主要职责是维护流程制度的运行检查培训指导问题点收集处理若在试运行过程中遇到运作不畅等情况时请及时知悉欧博老师指导试运行过程中若同变革前文件有冲突时一律依本文件执行文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人试行初版发行评审栏部门副总经理采购部财务部部技术研发部行政人事部稽核组会签目的规范公司所有外购物资的报价审批程序落实对各供应商物料价格的比较审核及监控功能使各供应商合理报价定价以维护公司利益规范公司报价作业范围公司所有外购外协物资的报价作业定义特殊和重要物料指单位价值超出元以上的物料合金刀具化工五金配件类委外加工物品包含外协加工外协材料委外维修等职责采购员对所负责采购之物品报价进行评估初审报批以及与供应商进行价格谈判等相关事宜并将评估后价格交采购文员登录造册采购部经理对所有外购物料物品报价单的审核单价评估以及进行价格谈判等相关事宜总经理对公司所有采购物资外协加工的报价以及专项费用报价进行审核批准财务部对公司所有采购物资外协加工的报价单进行稽核评估并依据审批有效的报价单进行核算计价作业流程报价作业报价审批规定是指已同公司确立正式采购合作关系的供应商或预选多家备用而尚未确定业务合作关系的供应商之报价审批程序采购部须统一制定富山报价单的格式传给供应商要求供应商依统一格式的报价单填写并执行报价作业欧博企业管理研究所富山公司总经理采购员确定需开发新供应商或原供应商单价变更时应提供样品或图纸给供应商要求供应商给予报价并要求供应商相关权限人员签名并加盖业务章若属无样品或图纸提供的物料物品时可先通知供应商送样然后由采购员依样品与使用部门或技术部门确认样品确认依采购作业流程执行选择供应商报价时采购员应依据货比三家的原则通过多渠道报价比价至少选择三家以上价格及品质均合理的新供应商进行议价同时应考虑供货品质运输费用及发票等因素属签订购销合同的供应商则参考购销合同条款若属未签订购销合同的供应商则先同供应商签订购销合同具体作业依采购作业流程执行若无法选择三家以上供应商时须向采购经理作详细说明由采购经理负责确定重点开发对象采购员获取已落实合理的价格后制作原材料比议价表同时在原材料比议价表及报价单的采购员一栏签字然后附上供应商购销合同交采购部经理批准采购部经理按照原材料比议价表和报价单购销合同对单价交货方式税票品质供货能力等进行评估必要时可依据物料的类别进行市场单价调查和价格评估采购经理须在个工作日内评估完成确定供应商并在原材料比议价表及报价单购销合同审核栏内签字并交采购文员送总经理处确认关于特殊和重要物料以及专项费用性支出的报价单必须经总经理亲自核准后才能生效采购文员须在当天将经审批有效的报价单复印三份一份存档一份交供应商保留一份交财务部作市场单价调查并将原件给财务部作供应商付款凭证属一次性现金购买的物料供应商则无须以购销合同作业在实际作业过程中由于特殊原因致使某种物料需要作当次的临时单价调整但又不作为正常采购报价依据原有报价单又须继续保留作下次正常采购作业依据等情况时采购部可针对特殊情况使用一次性报价单进行报价审批作业此报价单财务部采购部供应商等只能作当次使用采购部须在报价单上注明在批货物上使用辅助材料不含油漆类汽体类等材料易耗件以及维修类材料因其使用频率较低且供应商变更可能性大可直接依供应商之报价单逐级审批零星现金购买或外出采购之物料因使用频率低品种多没有固定供应商其相应的报价资料或报价单经采购员初评后由采购员将相应的物料请购单来料检验入库单送货单及卖方名片等直接交采购经理确认后由总经理审批无须填写原材料比议价表其单价的合理性与真实性由财务部组织进行定期或不定期的核查与确认维护公司利益财务部收到经审批有效的报价单后应作市场单价调查监督对应物料的单价合理性并于每月日填写采购单价评估表每季度最后一天出具季度采购单价审计总结每年月号出具上年度采购单价审计总结月度季度和年度总结分别抄送采购部经理财务经理和总经理各一份采购经理依据采购单价评估表出具改善措施至财务经理审核总经理批准采购部经理依据财务部月度季度和年度总结分别在次月号前出具季度改善总结和下年月日前出具年度改善总结给财务部经理和总经理各一份资料存档采购员办理审批业务后将已签核有效的原材料比议价表报价单购销合同或供应商报价资料等及时统一交采购文员存档并将审批后的对应资料及单价录入电脑档案中以便体现现行交易单价的时效性及材料订购时单价的正确性作业声明各部门所使用的物料或其它用品的报价审批均由富山公司采购部统一实施采购员外出直接采购物资的报价审批按条款执行委外加工外协报价作业按此报价作业相同方式运作单价的确认及严肃性的维护所有材料单价的确认与审批必须依本程序规定的相关责权人确认后方可生效任何单位或个人未经公司授权均不得以任何形式参与或影响报价之正常程序特殊情况经总经理授权的除外否则采购部将严格禁止采购财务部将不得给予付款作业相关文件采购作业流程供应商管理办法记录和表格原材料比议价表报价单一次性报价单购销合同采购单价月评估表处罚规定在运行过程中若有不依流程作业者一律处以每单元的罚款财务部未按流程执行处以当事人元单的罚款直接主管处以元单的罚款采购员未及时将报价单分发至财务部门时一律处以元单的罚款部门直接主管处以元单的罚款采购报价作业流程图作业流程执行人部门表单作业说明采购部报价单采购部提供统一格式报价单传给供应商供应商报价单供应商依统一格式的报价单填写并执行报价作业采购部采购员采购经理报价单原材料比议价表购销合同采购员落实价格后将原材料比议价表及报价单等交部门经理批准采购部采购经理报价单原材料比议价表购销合同采购经理在个工作日内完成对单价交货方式税票品质供货能力等的评估总经办总经理报价单原材料比议价表购销合同总经理核准采购部采购文员报价单采购文员将经审批有效的报价单一份存档一份交供应商保留一份交财务部作市场单价调查并将原件给财务部作供应商付款凭证单价调查和价格评估确定供应商总经理确认报价单存档分发传报价单给供应商采购员制作原材料比议价表供应商按要求填写