采购报价作业流程.doc

注： 1、此份为试运行文件，该流程/制度负责人为采购部经理，主要职责是维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理； 2、若在试运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉欧博老师指导； 3、试运行过程中若同变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。 文件更改一览表 版本 更改内容 更改日期 更改人 试行 初版发行 评 审 栏 部 门 总经办 采购部 财务部 PMC部 技术研发部 行政人事部 工程部 生产部 仓储部 会 签 核准： 会签： 审核： 制定： 1．0目 的： 规范公司所有外购物资的报价审批程序，落实对各供应商物料价格的比较、审核及监控功能，使各供应商合理报价、定价，以维护公司利益，规范公司报价作业。 2．0范 围： 公司所有外购、外协物资的报价作业。 3.0定 义： 3．1 特殊和重要物料：指单位价值超出500元以上的物料、合金刀具、化工、五金配件类、委外加工物品（包含外协加工、外协材料、委外维修）等。 4．0职 责： 4．1采购员：对所负责采购之物品报价进行评估、初审、报批，以及与供应商进行价格谈判等相关事宜，并将评估后价格交采购文员登录造册。 4．2采购部经理：对所有外购物料、物品报价单的审核、单价评估以及进行价格谈判等相关事宜。 4．3 总经理：对公司所有采购物资、外协加工的报价以及专项费用报价进行审核批准。 4、4 财务部：对公司所有采购物资、外协加工的报价单进行稽核评估并依据审批有效的报价单进行核算、计价。 5．作业流程： 5．1 报价作业 5．1．1 报价审批规定是指已同公司确立正式采购合作关系的供应商，或预选多家备用而尚未确定业务合作关系的供应商之报价审批程序。 5．1．2采购部须统一制定富山《报价单》的格式传给供应商，要求供应商依统一格式的《报价单》填写，并执行报价作业。 5．1．3 采购员确定需开发新供应商或原供应商单价变更时，应提供样品或图纸给供应商，要求供应商给予报价，并要求供应商相关权限人员签名并加盖业务章。若属无样品或图纸提供的物料、物品时，可先通知供应商送样，然后由采购员依样品与使用部门或技术部门确认。样品确认依【采购作业流程】执行。 5．1．4 选择供应商报价时，采购员应依据“货比三家”的原则通过多渠道报价、比价，至少选择三家以上价格及品质均合理的新供应商进行议价，同时应考虑供货品质、运输费用及发票等因素，属签订《购销合同》的供应商则参考《购销合同》条款，若属未签订《购销合同》的供应商，则先同供应商签订《购销合同》，具体作业依【采购作业流程】执行。（若无法选择三家以上供应商时，须向采购经理作详细说明，由采购经理负责,确定重点开发对象）。 5．1．5采购员获取已落实合理的价格后，制作《原材料比议价表》，同时在《原材料比议价表》及《报价单》的采购员一栏签字,然后附上供应商《购销合同》交采购部经理批准。采购部经理按照《原材料比议价表》和《报价单》、《购销合同》对单价、交货方式、税票、品质、供货能力等进行评估，必要时可依据物料的类别进行市场单价调查和价格评估。采购经理须在1个工作日内评估完成，确定供应商，并在《原材料比议价表》及《报价单》、《购销合同》审核栏内签字并交采购文员送总经理处确认。关于特殊和重要物料、以及专项费用性支出的《报价单》必须经总经理亲自核准后才能生效。采购文员须在当天将经审批有效的《报价单》复印三份，一份存档，一份交供应商保留，一份交财务部作市场单价调查并将原件给财务部作供应商付款凭证。 5．1．6 属一次性、现金购买的物料供应商则无须以《购销合同》作业。 5．1．7 在实际作业过程中，由于特殊原因致使某种物料需要作当次的临时单价调整，但又不作为正常采购报价依据，原有报价单又须继续保留作下次正常采购作业依据等情况时，采购部可针对特殊情况使用“一次性报价单”进行报价审批作业，此报价单财务部、采购部、供应商等只能作当次使用。（采购部须在报价单上注明在×××批货物上使用）。 5．1．8 辅助材料（不含油漆类、汽体类等材料）、易耗件以及维修类材料因其使用频率较低且供应商变更可能性大，可直接依供应商之报价单逐级审批。 5．1．9零星、现金购买或外出采购之物料因使用频率低、品种多、没有固定供应商，其相应的报价资料或报价单经采购员初评后由采购员将相应的《物料请购单》、《来料检验入库单》、《送货单》及卖方名片等直接交采购经理确