公司办公管理制度.docx

公司办公管理制度 1.目的 为加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本，特制定本制度 2.原则 2.1 办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的理念 2.1.1 规范:以制度规范办公管理 2.1.2 效率：有助于提高整体工作效率 2.1.3 效益：减少资源耗费，降低成本 3.范围 3.1 办公管理的范围包括: 3.1.1 档案管理 3.1.2 办公用品管理 3.1.3 邮发管理 3.1 4 文件打印管理 3.1.5 办公现场管理 4.档案管理 4.1 归档范围: 4.1.1 由公司总部接收和发出的正式公文 4.1.2 公司总部接收和发出的重要文书，主要指及总部及下属公司各类规划、年度计划、规章制 度、统计资料、财务审计报告及报表、劳动工资报告及报表、经营情况报告及报表、公司级会议记 录、领导报告、决议、合同、协议、项目方案、通告、传真电报等 4.1.3 总部职员及下属公司委派人员人事档案、委任书 4.1.4 各类证书 4.1.5 以上内容的电子档案 4.2 档案管理由综合管理部指定专人负责，规范编码，设立卷宗。密级档案 必须保证安全 4 3 档案的借阅与索取 4.3.1 专业经理以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档 4.3.2 部门总经理借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档 4.3.3 总裁可直接提档所有档案 4.3.4 公司其它人员借阅绝密级文件需由总裁签准，需借阅其它密级档案时,需经部门负责人批准, 并办理借阅手续 4.3.5 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗 失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可复制，一般内部档案由综合 管理部总经理批准方可摘录和复制。 4.4 档案的销毁： 4.4.1 任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料 4.4.2 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，经综合管理 部总经理批准后方可销毁 4.4.3 经批准销毁的档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁  5.公文打印管理 5.1 本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书，对内的以总部或部门名义发布的各类正 式文件 5.2 公司公文的打印工作由综合管理部负责 5.3 各部打印的公文、文件须经本部门负责人签字，交综合管理部统一打印 5.4 各部门打印的公文、文件一式两份交综合管理部统一存盘 6.办公用品的管理 6.1 办公室用品的采购: 6.1.1 综合管理部制定每月办公用品计划及预算，报总经理批准，并负责采购 6.1.2 负责采购人员要做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要 6.2 办公用品入库 6.2.1 采购人员购入的物品必须附有合格证及入仓单，仓库保管员收票时要 当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数 目,如发现实物与入仓单数量、规格不符，应向交货人提出并通知有关负责人 6.2.2 库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐 6.2.3 物资入库后，应当日入帐。所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算 准确，不得随意涂改 6.2.4 物资出库须填出库单，经综合管理部总经理批准后方可出库 6.2.5 库房物资一般不可外借特殊情况由综合管理部总