某某公司印信管理办法.doc

某某公司印信管理办法 第一章 总 则 第一条 为进一步加强某某公司（简称某公司）印信管理，维护印信使用的合法性、规范性和安全性，依据公司实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于某公司。 第三条 行政部是印章刻制、使用、监督和销毁的管理部门，是公司委托书、授权书、介绍信等的管理部门。 第四条 本办法所称印章是指公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、公司各机构（党委、董事会、监事会、工会、共青团等），以及根据工作需要刻制的其他印章。 第二章 印章管理 第五条 印章管理部门 公司各机构、各部室印章由相应职能部门负责管理。 （一）公司印章、合同专用章、法人（党委书记）印章（编码：1504990002108）由行政部保管、用印； （二）公司各机构（党委、董事会、监事会、工会、共青团等）印章由其职能部门保管、用印； （三）财务专用章及法人印章（编码：1504040001895）由财务部保管、用印； （四）其他各部门印章由各部室保管、用印。 第六条 印章的刻制、保管、使用和销毁，必须严格履行审批程序。 行政部应建立印章管理登记档案，详实记录印章刻制、保管、使用和销毁情况。印章管理档案定期移交档案室。 第七条 印章的刻制 公司印章由行政部统一刻制，严谨私刻印章，私刻印章无效力。 （一）公章和法人印章的刻制。行政部提出申请，填写《印章刻制申请表》，经行政部分管领导、总经理、法定代表人批准后，刻制并登记备案。 （二）各机构印章的刻制。各机构提出申请，填写《印章刻制申请表》，经各机构主要领导批准后，刻制并登记备案。 （三）各部门印章的刻制。部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，经部门分管经理批准后，刻制并登记备案。 第八条 印章的保管 （一）公司各类印章应由所在部门分管领导指定专人（印信管理员）保管； （二）印信管理员不得私自使用、外借、丢失印章，未经批准不得转借他人，否则由此产生的责任由印信管理员承担； （三）如临时外出，印信管理员应将印信及相关用印台账转移交其部门负责人代管，代管人必须做好移交期间的用印登记； （四）印信管理员必须妥善保管印信，如有损坏、遗失等现象，必须及时向本部门的分管领导报告，及时声明作废； （五）印信管理员离职时，须办理管理印章的移交手续，并及时将印章移交事宜报行政部备案。 第九条 印章的使用 （一）使用印章必须严格履行审批程序。 （二）各机构、各职能部门印章使用，按照各机构、各职能部门有关规定办理。 （三）印章的使用范围包括但不限于以下情形： 1.公章的使用范围： （1）公司签发的文件； （2）公司章程； （3）协议(合同)； （4）公司对外提供的财务报告； （5）员工的任免、聘用及调动； （6）担保承诺书等； （7）公司出具的证明及相关材料。 2.合同专用章的使用范围：各类经济合同等。 3.法人印章的使用范围： （1）加盖私章的合同、财务报表及人事任免等各类文件； （2）以企业法人名义发布的命令、通告等； （3）需加盖法人印章的证书、证件及其它有关材料。 （四）公章使用的审批 1.公文用印。印制公文时，主管领导已在《发文拟稿纸》上签字批准,印信管理员即可用印。 2.一般性业务用印。用印部门提出申请，填写《用印申请表》，经用印部门分管领导批准后，办理登记用印手续。 3.重大业务用印。公司经营管理、企业形象等可能产生重大影响的对外业务用印，由用印部门提出申请，填写《用印申请表》，经用印部门、行政部分管经理审核后，呈总经理或董事长批准后，办理登记用印手续。 4.合同、协议用印。按照《公司章程》及公司合同管理有关规定，履行审批程序，经法定代表人或其授权代表在合同或协议上签字后，办理登记用印手续；合同、协议要求使用合同专用章的，加盖合同专用章。 5.证照用印。公司证照等能证明公司主体资格及权利的复印件上用印时,应同时表明“此复印件与原件一致”等字样,并标明用途和有效期。 (五)开具介绍信。申请部门应填写《介绍信申请表》。一般日常性工作所需介绍信由行政部负责人审批；归口管理的专项工作所需介绍信由分管领导审批；重大事项所需介绍信由总经理或者董事长审批。由行政部按要求办理,并做好登记备案。 (六)出具委托书、授权书。原则上全公司使用统一格式的委托书、授权书。由业务部门主管领导签署的授权书、证明信等，经行政部负责人确认,印信管理员在文本上编号、加盖公章，办理登记备案手续,行政部留原件存档。 (七)法人章的使用 1.用印部门填写《用印申请表》,经用印部门负责人和分管领导、行政部分管经理、总经理及法定代表人逐级签字批准,办理登记备案手续。 2.依据董事会决议形成的材料,经行政部负责人确认后,印信管理员可直接用印。 第十条 印章的使用要求 （一）用印须由印信管理员亲自加盖,不得委托他人代替。 （二）印信管理员用印时应对文件内容、用印程序和领导签署的意见予以核对,无误后方可用印。 （三）严禁在空白纸张和空白印信证明上加盖印章；因工作需要确需加盖印章的，必须严格审批。使用公司印章必须经总经理批准，印信管理员在文本上编号、加盖公章,做好登