某某公司公文处理办法.doc

1某某公司公文处理办法第一章总则第一条为使某某公司简称某公司的公文处理工作规范化制度化提高公文处理效率和公文质量依据公司实际情况制定本办法第二条本办法适用于公司公文处理工作第三条公司的公文是公司管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书是传达贯彻党和国家的方针政策请示和答复问题联系商洽工作报告情况交流经验的重要工具第四条公文处理工作是指公文的发文办理收文办理和立卷存档管理等一系列相互关联衔接有序的工作第五条公司的公文处理实行归口管理行政部是公文处理的管理机构主管公司的公文处理工作行政部政务秘书负责公文处理公司各机构党委董事会监事会工会团支部等设专职或兼职人员负责本机构公文处理工作第六条公文处理工作应当坚持实事求是准确规范精简高效安全保密的原则第七条本办法涉及公文种类公文格式等标准化内容以国家标准为准执行中共中央办公厅国务院办公厅党政机关公文处理工作条例中办发201214号和党政机关公文格式的有关规定第二章公文种类第八条公文种类包括但不限于以下种类2一决议适用于会议讨论通过的重大决策事项二决定适用于对重要事项作出决策和部署三规定适用于对特定范围内的工作和事务制度带有约束性的措施四通知适用于发布传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项批转转发公文五通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神和告知重要情况六报告适用于向上级单位汇报工作反映情况回复上级单位的询问七请示适用于向上级单位请求指示批准八批复适用于答复请示事项九函适用于不相隶属单位之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项十纪要适用于记载会议主要情况和议定事项第三章公文格式第九条公文一般由份号密级和保密期限紧急程度发文单位标志发文字号签发人标题主送单位正文附件说明发文单位署名成文日期印章附注附件抄送单位印发单位和印发日期页码等组成一份号使用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行二密级和保密期限公文的秘密等级分别标注绝密机密秘密和保密期限使用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行保密期限中的数字用阿拉伯数字标注3三紧急程度公文紧急程度分别标注特急加急使用3号黑体字顶格编排在版心左上角如需同时标注份号密级和保密期限紧急程度按照份号密级和保密期限紧急程度的顺序自上而下分行排列四发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加文件二字组成也可以使用发文单位全称或者规范化简称联合行文时发文单位标志可以并用联合发文单位名称也可以单独用主办机构名称发文单位标志居中排布上边缘至版心上边缘为35mm使用红色小标宋体字五发文字号由发文单位代字年份发文顺序号组成联合行文时使用主办单位的发文字号编排在发文单位标志下空二行位置居中排布年份发文顺序号用阿拉伯数字标注年份应标全称用六角括号括入发文顺序号不加第字不编虚位在阿拉伯数字后加号字上行文的发文字号居左空一字编排与最后一个签发人姓名处在同一行六签发人上行文应当标注签发人姓名由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成居右空一字编排在发文单位标志下空二行位置签发人三字用3号仿宋体字签发人姓名用3号楷体字七标题使用2号小标宋体字编排于红色分隔线下空二行位置分一行或多行居中排布回行时标题排列应当使用梯形或菱形八主送单位使用单位全称规范化简称或者同类型单位统称编排于标题下空一行位置居左顶格回行时仍顶格最后一个单位名称后标全角冒号九正文使用3号仿宋体字编排于主送单位名称下一行每个自然段左空二字回行顶格文中结构层次序数依次4可以用一一11标注一般第一层用黑体字第二层用楷体字第三层和第四层用仿宋体字标注十特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章成文日期时可以采取调整行距字距的措施解决十一附件说明在正文下空一行左空二字编排附件二字后标全角冒号和附件名称如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号附件名称后不加标点符号附件名称较长需回行时应当与上一行附件名称的首字对齐十二发文单位署名署发文单位全称或者规范化简称十三成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期联合行文时署最后签发单位负责人签发的日期用阿拉伯数字将年月日标全年份应标全称月日不编虚位十四印章公文中有发文单位署名的应当加盖发文单位印章并与署名单位相符有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章十五附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行十六附件应当另面编排并在版记之前与公文正文一起装订附件二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行附件标题居中编排在版心第三行附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致附件格式要求同正文如附件与正文不能一起装订应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件顺序号十七抄送单位使用单位全称规范化简称或者同类型单位统称使用4号仿宋体字在印发单位和印发日期之上一5行左右各空一字编排抄送二字后加全角冒号和抄送单位名称回行时与冒号后的首字对齐最后一个抄送单位名称后标句号如需把主送单位移至版记除将抄送二字改为主送外编排方法同抄送单位既有主送单位又有抄送单位时应当将主送单位置于抄送单位之上一行之间不加分隔线十八印发单位和印发日期印发单位和印发日期使用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上印发单位左空一字印发日期右空一字用阿拉伯数字将年月日标全年份应标全称月日不编虚位后加印发二字十九页码使用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下数字左右各放一条一字线一字线上距版心下边缘7mm单页码居右空一字双页码居左空一字公文的版记页前有空白页的空白页和版记页均不编排页码公文的附件与正文一起装订时页码应当连续编排第十条公文使用的汉字数字外文字符计量单位和标点符号等按照有关国家标准和规定执行第十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定第四章行文规则第十二条行文要确有必要讲求实效注重针对性和可操作性第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级行文特殊情况需要越级行文的要同时抄报被越过的单位6第十四条向上级单位行文要遵循以下规则一原则上主送一个上级单位根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位不抄送下级单位二某公司的请示报告事项原则上须以母公司某某集团名义向上级单位呈报属公司职权范围内的事项经母公司批准后报送上级主管部门同时抄报母公司三请示要一文一事不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项四除上级单位负责人直接交办事项外不得以公司名义向上级单位负责人报送公文不得以公司负责人名义向上级单位报送公文第十五条公司内部行文要遵循以下规则一公司有发文权的机构在各自职权范围内可以向公司所属各部门行文二涉及多个部门或者机构职权范围内的事务部门或者机构之间未协商一致的不得向下行文第十六条公司各机构必要时可以联合行文联合行文应明确主办机构属于各机构各自职权范围之内的不得联合行文第十七条除经公司授权公司各职能部门不得以部门的名义对外行文第五章发文办理第十八条公司经营层的发文办理包括拟稿签发时限签发发文存档等五个程序第十九条拟稿属于综合性的发文由行政部组织起草审核属于专业性较强的发文由各专业部门起草由行政部审7核联合发文要征求联合发文机构的意见由主办机构负责起草由行政部会同联合发文机构共同审核第二十条签发时限行政部应根据拟发文的缓急程度确定签发时限将发文分为平件急件特急件限时办理一平件应于拟稿之日起不包括拟稿日2个工作日内签发即T2工作日二急件应于拟稿当日内签发即T0工作日三特急件应在拟稿完成后随报随签即H1工作小时四对于综合性较强的需要集体研究的事关重大的拟发文件可适当宽限但最多不能超过5个工作日签发第二十一条签发公司文件签发由行政部填写文件签发单履行如下签发程序一对于一般性文件行政部负责人提出拟办意见报行政部分管经理签发必要时呈报总经理签发二对于重要性文件行政部负责人提出拟办意见经行政部分管经理审核后呈报总经理签发三对于涉及专业性较强的文件由有关专业部门提出意见行政部负责人提出拟办意见经分管经理审核报行政部分管经理审批呈报总经理签发必要时呈报董事长签发四对于涉及合同协议对外担保法律事务的文件行政部负责人提出拟办意见有关专业部门提出意见经分管经理审核报行政部分管经理和总经理审批呈报董事长签发五对于联合发文文件由各机构主要领导会签后印发第二十二条发文文件签发后由行政部按发文规则编号印制用印由文件主办机构领取分发同时做好文件签收登记8联合发文由主办机构按发文规则编号印制联合发文各机构用印后由文件主办机构领取分发并同时做好文件签收登记第二十三条存档行政部将公司发文的拟稿纸文件的原件一式两份修改稿附件和文件发送登记表全部存档联合发文的原件由主办机构存档第六章收文办理第二十四条公司经营层的收文办理一般包括签收登记拟办递转办文时限传阅承办催办答复和存档等九个程序第二十五条签收和登记行政部对签收的文件资料等逐件清点根据文件资料的性质进行分类登记如发现问题应及时向发文单位查询并采取相应的处理措施一外来文件资料书信由行政部签收分类登记分发至相关部门二公司各机构上报的材料和文件报行政部行政部根据文件的内容性质进行登记履行公司文件处理程序三代表公司外出参加会议的人员回公司后应将会议资料全部移交行政部由行政部进行登记履行公司文件处理程序四代表公司外出考察人员回公司后应将考察资料考察报告移交行政部由行政部进行登记履行公司文件处理程序第二十六条登记登记项目包括收文编号收文日期发文单位文号标题份数并将办理结果予以登记9第二十七条拟办递转行政部按文件内容和缓急程度填好传阅单履行如下拟办程序一对于一般性文件由行政部负责人提出拟办意见报行政部分管经理阅批必要时呈报总经理阅批二对于重要性文件由行政部负责人提出拟办意见经行政部分管经理审阅后呈报总经理阅批三对于涉及有关专业内容的文件由行政部负责人提出拟办意见有关专业部门提出意见经分管经理审阅后报行政部分管经理和总经理阅批四对于涉及各机构的公文由行政部签收登记后递转至公司各机构第二十八条办理时限行政部应根据文件的缓急程度将文件分为平件急件特急件限时办理一平件应于文件送达之日起不包括文件送达日2个工作日内阅完即T2工作日二急件应于文件送达当日内阅完即T0工作日三特急件应随送随阅批即H1工作小时第二十九条传阅行政部根据批示意见按照一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示阅文人应根据文件要求严格按TX工作制度及时签阅行政部应随时掌握文件去向避免漏传误传或延误第三十条承办行政部按照批示将文件送达有关部门办理承办部门应认真负责及时办理不得延误和推诿承办时间从承办部门收到公文之日起计算第三十一条催办行政部应在规定时间前向承办部门询问办理结果以保证公文及时办理完毕10第三十二条答复公文的办理结果应当及时答复来文单位并根据需要告知相关单位第三十三条存档行政部应将领导阅批单原件和文件原件保存并存档第七章附则第三十四条公司各机构党委董事会监事会工会团支部等公文办理参照本办法执行第三十五条本办法由公司行政部负责解释第三十六条本办法自公司会议审议通过后执行