某某公司档案管理办法.doc

某某公司档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用公司档案，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》及《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律、法规的有关规定，并结合公司实际，制定本办法。 第二条 公司档案是指公司在从事各项职能活动中形成的、与公司活动有关的、且具有保存价值的各种文字材料、电子档案、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。 第三条 公司档案工作的基本任务是贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规和各项方针、政策，严格遵守国家保密规定，坚持集中统一管理的原则，加强对公司档案各个环节的管理，确保公司档案的真实、完整、可用、安全。 第四条 公司全体员工都有收集、整理、保护、归档、对公司档案保密的义务。 第五条 本办法适用于公司档案工作。 第二章 管理体制及工作职责 第六条 公司档案管理部为公司的档案管理部门，档案管理部指派专人或兼职人员负责收集、整理、立卷、归档、保管和提供利用档案等工作，并设立专门的档案室。 第七条 除行政材料、文书等档案交由档案管理部统一管理外，其他档案包括公司财务、安全、工程等档案由相应部室指定专人按照档案管理要求代为管理。 第八条 公司档案管理人员应保持相对稳定。 第九条 公司档案管理人员应履行以下主要职责： （一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规，建立健全公司档案工作的各项管理制度，并对执行情况进行监督、检查； （二）负责对公司各职能部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导； （三）负责管理公司的档案，确保公司档案的保管安全，并积极提供档案为公司各项业务工作服务； （四）对公司各部门的档案工作进行监督、检查和业务指导； （五）其他应履行的职责。 第三章 档案的管理 第一节 档案的现代化管理 第十条 公司档案室要应用电子计算机等现代化管理手段和方法，逐步实现档案管理现代化。档案现代化管理以应用电子计算机管理为主。 第十一条 公司档案管理现代化应纳入办公自动化系统同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。 第十二条 公司档案室要编制两种以上的检索工具，采用现代化管理手段为档案利用提供咨询服务，及时、准确提供档案信息。 第二节 档案的形成和积累 第十三条 公司各职能部门在工作中形成的文件材料、电子文档及声像资料，应由各职能部门按其职责范围，设专人负责积累、整理、移交。 第十四条 公司档案必须按照归档要求，在规定的期限内，移交给公司档案管理部门。 第十五条 公司各部门应建立电子文件归档库，在年度归档时统一转入公司档案管理库；同时，公司各部门应随时做好电子文件的备份工作。 第三节 档案的归档 第十六条 凡是直接记述和反映公司的生产、经营和管理等，具有现实的和长远查考价值的文件材料、电子文档、声像资料，均须归档保存。 第十七条 下列文件资料、电子文档、声像资料等属于公司档案的归档范围： （一）公司执行、办理等外来文件材料，主要包括： 1.其他单位颁发的贯彻执行的法规性文件； 2.其他单位召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料； 3.有关机关和上级主管单位对公司请示、报告的批复、批示； 4.有关机关和上级主管单位领导视察、检查公司工作时的重要文件、重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像、照片等； 5.其他单位与公司联系、协商工作的重要来往文件。 （二）公司内部形成的文件材料，主要包括： 1.公司设立、变更、改制、分立等其他变动中的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文字材料； 2.公司党委、董事会、监事会的构成、变更、召开会议、履行职责等形成的文件材料； 3.公司资产和产权登记、评估与证明等形成的文件材料； 4.财务、会计及其管理等方面的文件材料； 5.人力资源管理、法律事务等管理方面的文件材料； 6.经营决策、企业管理方面的文件材料； 7.生产技术管理方面的文件材料； 8.产品生产、能源消耗、安全生产等方面的文件材料； 9.仪器、设备方面的文件材料； 10.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修等方面的文件材料； 11.科研、技术引进、转让方面的材料； 12.教育培训方面的文件材料； 13.信息、情报方面的文件材料； 14.党群（工会、共青团等）组织的文件材料； 15.声像资料：包括照片、影片、录音、录像等档案； 16.其他公司内部形成的文件材料。 （三）公司参与的合作项目，合作单位向公司提交的文件材料，主要包括：合作单位基本情况、合作意向等； （四）其他具有利用和保存价值的文件材料。 第十八条 公司各职能部门应按下列时间归档： （一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的下一年度6月30日前归档； （二）会计档案由财务部门负责统一归档保存； （三）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目检定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档，由工程技术部负责归档及保存； （四）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档； (五)公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档； (六)电子文件归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致； (七)声像资料等应在工作结束后及时归档； (八)下列文件材料应随时归档： 1.变更、修改、补充的文件材料； 2.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 3.公司产权变动过程中形成的文件材料； 4.其他临时活动中形成的文件材料。 第十九条 公司各职能部门应按上述归档时间将文件材料、电子文档、声像资料进行归档，需移交公司档案室管理的移交公司档案室。因特殊情况不能按时移交的，经部门负责人批准同意后，可延长移交期限。 第二十条 归档材料应符合下列要求： （一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系，并做到合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求； （二）归档的文件材料必须为原件,特殊原因为复印件时，必须标明原件出处； （三）文件材料归档后不得擅自变更；归档后的文件材料确需变更、修改的，应由归档部门负责人同意，经档案管理部门负责人及分管经理批准后变更； （四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档； （五）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求； （六）归档的文件材料一般一式两份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数； （七）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件； （八）电子文档的归档实行“双套制”，即具有永久、长期保存价值的电子文档，必须形成一份纸质文件归档，同时做好电子文件归档的工作，即从电脑硬盘、移动硬盘上刻录到统一载体上,转入公司档案管理库,统一归档； （九）声像资料要与其文字说明共同归档，接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 第二十一条 公司各职能部门检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清单。 档案管理部门与归档部门核对档案与移交清单无误后,履行签字手续，移交档案。移交清单由交接双方各留一份以备查考。 重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。 第二十二条 电子文档移交前,公司各职能部门负责电子文档管理的人员应对电子文档进行检查,如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性。 第二十三条 档案管理人员接收档案时应按照国家档案管理的有关规定检查归档文件是否符合归档要求。凡不符合要求的，档案管理人员可退回归档部门更正，否则不予归档。 第四节 档案的保管 第二十四条 公司档案保管期限分永久和定期两种，定期一般为30年和10年。根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)等有关规定，公司档案室统一对公司档案分类、编号、装订、装盒、排架等。 第二十五条 公司档案室必须建立、健全档案检索工具体系，编制档案归档文件目录,并按照国家《档案著录规则》(DA/T1899)的要求,进行档案文件级、案卷级条目的计算机著录，建立档案数据库，实现档案的计算机检索。 第二十六条 公司档案室接收档案必须认真验收,并办理移交手续,移交入库后档案的遗失由档案室负责,存放档案必须有专用橱(柜)架。 第二十七条 公司档案室禁止吸烟,严禁将易燃、易爆物品和私人物品带入档案库房,明显处要设立安全防火标示,设置