采购循环内部审计.docx

采购循环内部审计序号常见之错误或舞弊行为可能的形成原因必要的控制程序可能之控制测试备注1采购和厂商勾结高价采购索取部分回扣采购过程未进行询价比价及议价之过程进行采购应经适当核决权限人员之核准采购人员未定期轮调采购应依询价比价及议价之过程进行采购人员应进行定期之工作轮调采购人员之录用应以品性为第一优先考量注意采购人员之生活方式及财产是否有大幅改变2采购和厂商勾结虚假采购采购和验收由同一人担任采购未定期轮调采购及验收未经适当之核准采购与验收工作应由不同人员担任采购人员应定期轮调不定期由独立人员寄发应付账款对账单检视验收单发票送货单之一致性观察询问验收程序不定期由独立人员寄发应付账款对账单不定期由独立人员盘点存货3采购和厂商勾结溢量采购或未经核准之采购索取回扣采购未经适当之核准以紧急采购为先斩后奏采购和验收由同一人员担任未订立溢量采购之处理程序送货单数量与采购单数量不同时应予拒收或经适当之核准采购人员应定期轮调采购和验收应由核对采购单与验收单之数量核对溢收数量之适当核准不同人员担任4溢付采购款请款未经采购之核准或会计勾结采购清款相关单据未交出纳做最后复核采购之请款作业未经采购之核准采购请款应同时附不请购单采购单验收单厂商送货单及发票并复核一致后始可付款观察请款之程序不定期由独立人员函证厂商款项金额5重复请款付款原先请款之进货发票于付款后未盖付讫章请款未经采购之核准或会计勾结采购采购之请款作业未经采购之核准采购请款应同时附不请购单采购单验收单厂商送货单及发票并复核一致后始可付款付款后应由出纳于原始凭证盖付讫章不定期由独立人员函证厂商应付款项金额观察请款之程序6无适当之合法凭证给予付款浮报费用饱入私囊清款或付款人员无正确观念以为凭证是会计人员的事请款程序先经出纳付款再请会计催收凭证明确定义合法凭证含外来凭证及内部凭证请款程序应是由需求单位请款经会计复核再经出纳付款检视请款程序抽核凭证7验收单常不遗失致厂商请款时有纠纷验收单未事前连续编号或未使用自制之验收单验收单未由验收人员直接输入电脑使用自制之验收单并连续编号之由验收人员验收相关资料观察验收单使用情形8账列库存与实际库存不符不是太多就是太少采购验收入库未立即填单入账现埸领料未即填单领料出账仓库货品进出均应不单据管制进出账包括验收入库进货退回出库领料出库领料出库退料入库等观察作业流程不定期盘点库存数与账列数比较9所取得之发票与实际进货厂商不同可能违反营业税法所取得之发票非实际进货对象供应商跳开发票保留进货之送货单托运单等付款并以记名抬头禁背书支票方式支付之设立子公司透过竞争优势要求供应商配合若厂商采客票付款该客票应经厂商背书比较发票与支票送货单等之一致性10未订立各项核决权限致主管疲于奔命或时而会有缺料状况高阶人员未能充份授权或不知充份授权之重要性订立各项核决权限包括采购额售价折让进出货之核准人事固定资产采购等观察核决权限11资料输入常有错误资料输入后未经复核且电脑未设定自动检测功能由非现场人员记录或输入采购验收货品出库等资料资料输入后应至少经一人之复核并于电脑设定自动检测功能由现场助理人员负责资料输入观察职能分工情形12成本会计记录错误频出且结账速度慢成本会计人员由蜚现场人员担任而将相关资料交由总公司记录部分价格或损益资料不希望让现场人员知道成本会计人员应长驻工厂以能正确迅速处理各种帐务观察职能分工观察结帐时间13各单位自行采购形成浪费或无效率未设立专责采购人员设立专责专业之采购人员专事统筹采购相关事务以降低原料采购之议价能力并提长效率观察职能分工情形14客户跳票公司遭厂商行使追索权采用客票并经本公司背书后付款予供应商采客票付款该客票必须经原客户背书向发票银行查询客户之信用状况尽量不要采客票付款并要求客户开立抬头禁止背书之支票以免业务或出纳用以周转询问并观察付款情形15未建立正确或执行代理人制度致舞弊或错误可能发生管理阶层过于信任某些特定人员忽略制度管理之重要性尽速订立之订立时宜注意代理人原则上应由同一部门人员担任以免采购验收仓管会计出纳或业务仓管会计出纳由同一人员担任观察询问16未建立正确或执行印鉴管理管理阶层过于信任某些特定人员忽略制度管理之重要性尽速订立之印鉴之刻印使用销毁均应填单申请重要印鉴应置于保险柜并由专人保管观察询问