采购与付款业务内部控制审计研究.docx

采购与付款业务内部控制审计研究一内部控制的目标和基本要素内部控制属于管理范畴是企业管理现代化的产物只要存在经济活动和经营管理就需要有相应的内部控制它贯穿于企业经济活动的各个方面对于促进国家各项政策法规的贯彻落实实现企业经营目标具有重要作用内部控制既是被审计单位对其经济活动进行组织制约考核调节的工具也是审计人员用以确定审计程序的重要依据随着内部控制的产生和发展审计工作从详细审计发展成为以测评内部控制为基础的抽样审计在现代审计的发展过程中对内部控制制度的重视与信赖完善了审计职能提高了审计效率二企业采购与付款循环内部控制审计的意义采购与付款循环业务是外部商品和劳务的购置和付款过程是存货流动的起点是影响资产增加和现金支付的重要环节该业务环节在企业生产经营活动中占有重要地位它主要涉及采购验收储存会计等部门具有与生产经营活动联系密切业务发生频繁和容易产生管理漏洞等特点根据内部控制的基本原理应该将各项职能活动指派给不同的部门或者职员来完成以确保业务处理的正确可靠因此企业必须建立健全采购与付款循环的内部控制制度防范和化解可能存在的财务风险保证企业生产经营活动顺利健康发展采购与付款循环审计是财务报表审计的重要组成部分加强采购与付款循环内部控制的审计能够了解被审计单位情况找出内部控制的薄弱环节并能够确定实质性测试的性质时间和范围因此企业采购与付款循环内部控制的审计是实质性程序的基础三采购与付款循环主要内部控制和可能存在的风险采购与付款循环的主要内部环节应该包括仓库或者资产使用部门根据需求经过授权批准后提出请购采购部门在收到请购单后对经过批准的请购单发出订购单对于大额的重要的采购项目应采用招标竞价的方式来确定供应商以保证供货的质量和及时性验收部门检验所接受货物的数量和质量与订货单上的要求是否相符编制一式多联的验收单仓库对于验收合格的商品组织入库填写入库单仓储区应相对独立限制无关人员接近仓库验收货物后应该核对购货单验收单和供货发票的一致性确认负债编制付款凭单送交会计部门以编制有关记账凭证登记有关明细账和总账账簿会计部门在收到付款凭单后对有关单据的内容逐项进行核对后编制记账凭证记账凭证经过编制凭证以外的其他人员审核后由记账人员据以登记应付账款明细账预付账款明细账和存货明细账以及货币资金明细账等付款部门收到付款凭单后认真核对付款凭单和附件按照付款凭证上标明的付款日期支付货款月末时应由供货方向购货方寄送卖方对账单双方应及时对账发现不符要及时查找原因及时处理采购与付款循环业务可能存在的风险有一是计划外盲目采购或构建固定资产造成资金的挤压和低效使用二是混淆收益性支出和资本性支出挤占生产成本行为三是通过多提少提折旧调节费用从而达到调节利润的目的四是利用固定资产清理截留转移企业资金五是为降低资产负债率可能隐瞒应付账款账面余额六是应付账款清理工作不及时长期挂账四采购与付款循环内部控制制度的测试一了解和记录采购与付款循环业务内部控制审计人员采用查阅被审计单位管理制度和相关文件口头询问或现场调查等程序了解被审计单位采购与付款循环业务的内部控制运用编写内部控制说明设计调查表法和绘制流程图等方式确定内部控制的关键控制点及控制目标审计人员以内部控制的健全性和有效性为目标确定每一个具体目标的有效控制和薄弱环节并对每一个控制目标的控制风险做出初步评估同时制定对哪些控制实施符合性测试的计划以进一步开展交易和余额的实质性测试程序二采购与付款循环业务内部控制的符合性测试检查企业有关岗位责任制度等文件检查购货与付款循环的业务分工是否合理并实地查看业务分工的执行情况从采购部门的业务档案中抽取购货合同或订货单查明是否附有请购单或其他授权批准的文件检查大宗商品是否通过招标方式选择供货商并检查执行情况核对采购合同上确定的价格付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致检查合同是否经过有关部门审查核对卖方发票上所购物品的数量规格品种与合同是否一致抽验部分付款凭单检查其是否附有请购单订购单验收单付款凭单和验收单是否连续编号核对采购合同卖方发票验收单和入库单是否一致检查企业月末对账制度的执行情况以及对不符情况的处理程序检查企业内部审计制度的执行情况是否定期进行采购与付款业务的审计并出具审计报告根据上述测试所取得的证据审计人员重新评估控制风险水平根据重新评估的结果确定哪些业务环节存在重大错报风险需要实施详细的审计程序哪些属于健全的部分可以减少审计程序通过对购货业务内部控制的测试和评价就可以确定实质性测试拟信赖的程度五采购与付款循环业务内部控制的审计内容采购与付款循环业务内部控制的审计内容主要包括物资采购计划是否为单位所需要购买的物资设备采购计划是否具有合理性采购资金的来源及到位情况物资采购方式和程序是否合理规范审查物资采购项目招投标范围方式程序和文件投标的条件和招标纪律等评标定标的合理性合法性和真实性审查供货方的资格条件是否符合要求物资采购合同的合法性和有效性采购项目是否符合立项审批物资采购合同的要件是否齐全采购物品是否符合国家或者行业的产品技术标准产品的交货单位交货方式运输方式到货地点交货期限验收方法以及结算及付款方式等条款在合同中是否予以明确规定是否明确了当事人双方或一方有违约行为时责任承担的方式和标准物资采购验收入库环节完好性和正确性查验交货产品是否和合同规定或样品的规格型号质量技术参数价格相同入库数量和质量与合同订购数量和质量相吻合物资采购的货款结算是否合规正确检查物资验收入库手续是否齐全产品单价结算方式是否与合同相符发票构成要素是否齐全金额计算是否正确物资设备采购的使用效率是否充分是否达到预期目标设备使用是否有详细具体的运行记录物资设备的使用效能效果是否符合采购立项的要求使用效益如何是否达到预期的目标使用部门是否健全和完善相关管理制度实施规范管理六当前采购与付款循环业务审计中存在的问题一管理当局内部控制意识不强单位没有高度重视内部控制制度建设未能及时开展内部控制业务培训未能及时全面掌握国家有关财经法规资产和债务基本建设经济合同管理会计核算等各项规定以及单位相关的内部制度对经济活动的重要环节未开展定期和不定期检查缺乏内部监督机制虽然在外部和内部审计中发现了本单位存在的财务风险但未按要求进行整改或者制度不健全或执行不力有的单位缺乏岗位责任制和议事决策机制经济活动的决策执行监督有效分离机制不健全内部控制关键岗位人员轮岗制度没有得到有效实施二采购的组织管理机构不健全采购机构组成不稳定职责界定不清晰因此不能很好地协调处理采购需求预算计划与运行等方面的关系难以承担采购管理的责任部分单位分散对外采购不能形成整体和批量采购优势造成采购资金的浪费和流失三物资采购价格管理人员专业素质不高大多数物资管理部门虽然设立了采购物资价格管理岗位配备了专兼职物资采购价格管理人员但所配备人员的专业素质和数量不能达到管理的要求对供应商提供的一些技术含量较高金额较大的设备物资的定价是否合理无法作出判断四采购合同或协议不规范采购合同或协议条款权责不清审批程序不当或不符合国家相关规定及贸易政策导致经济纠纷和经济损失五部分业务供货在先采购价格备案在后物资采购的实际操作程序为通知供货验收议价签订合同付款而且物资验收这项工作在工程竣工阶段时才能得到签认这种做法使得采购制度未能发挥事前控制作用六定价方法简单物资采购价格管理人员不论价格是否合理均要与供货商砍价这种定价方法认定价格依据不充分供应商摸准砍价规律后会采取高定价策略这些会直接带来物资采购价格偏高的问题七改进采购与付款循环业务内部控制审计的策略一提高物资采购审计人员队伍素质这是提高审计工作质量和效率的关键采购业务在生产经营过程中举足轻重要求采购审计人员必须具有较高的政治觉悟良好的专业素质和业务工作技能能够掌握需求分析采购计划制定采购洽商采购合同履行供应商管理采购信息管理等工作内容二推行物资采购集中管理体制分散采购是大量滋生舞弊的体制性原因集中管理是由企业物资供应部门实行业务归口统一管理采购业务的制度大量企业采购管理实践证明企业实施集中采购可以有效发挥规模优势不仅可以形成经济采购批量增强议价能力还能够获得价格折扣从而降低采购成本减少储备资金占用提高性价比因此集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的体制性保证三重视物资采购预算管理控制的审计采购计划应纳入采购预算管理经相关负责人审批后作为企业经营指令严格执行一是审查采购预算部门和权责划分按照对称信息的原则即谁需要谁申请制定采购预算方案明确采购预算的审批权确保采购预算的合理性二是审查采购资金管理的控制主要审计资金使用计划表资金来源预算监控采购资金使用过程三是审查采购预算人员计划包括预算信息调查人员资金管理人员预算编制人员活动实施人员计划等四加强对采购方式的审查物资采购方式可根据具体情况采取公开招标商业谈判询价等以获得合理的采购价格审计人员应运用经验知识来具体分析判断被审计单位采购方式选择是否得当是否节约资金减少了人力和物力消耗五审查供应商管理情况首先审查供应商评估和准入制度是否是在对供应商信誉度评价的基础上合理确定的供应商清单并按规定的权限和程序审核批准后确定供应商网络其次审查采购部门是否按照公开公正和竞争的原则择优确定供应商在切实防范舞弊风险的基础上与供应商签订质量保证协议第三审查供应商管理信息系统和供应商确认制度被审计单位是否对供应商的资信和经营状况考核评价后对供应商进行合理选择和调整并在供应商管理系统中作出相应记录六评价物资采购绩效建立涵盖物资采购数量质量时间价格和采购效率绩效指标体系对于储存费用指标实际价格与标准成本的差额采购计划完成率等指标计算分析以采购业务的历史绩效标准预算或标准绩效标准行业平均绩效标准以及目标绩效标准为参考对于采购部门和采购人员个人的采购业绩进行评估通过分析评价找出采购业务存在的问题和差距提出改进的意见和建议参考文献秦荣生审计学北京中国人民大学出版社丁瑞玲审计学北京中国财政经济出版社审计署人力资源和社会保障部审计专业技术资格考试办公室审计理论与实务北京中国时代经济出版社中国注册会计师协会审计北京经济科学出版社中国内部审计协会内部审计具体准则北京中国财政经济出版社