财务软件存在的问题与解决方案.docx

毕 业 设 计 作 品 课题名称：***有限公司财务软件存在的问题与解决方案 类型： □产品设计 □工艺设计 ■方案设计 目 录 一、***有限公司基本情况...........................................1 （一）***有限公司基本经营情况....................................1 （二）用友软件在东势单超市的使用现状................................1 二、***有限公司使用财务软件存在的问题............................ 2 （一） 数据备份功能不完善，保密功能差，存在安全隐患...............2 （二）财务软件中会计报表自动核算时存在错误........................2 三、***有限公司财务软件存在问题的解决方案.........................3 （一）加强软件的保密性............................................3 （二）利用Excel办公软件解决财务软件会计报表模板公式错误问题......4 (三)更换用友软件u872............................................4 参考资料............................................................5 ***有限公司财务软件存在的问题与解决方案 近年来，随着计算机技术的高速发展，会计信息化也得到了前所未有的进步。会计电算化也实现了很大的一步跨越。财务软件的应用，极大地简化了企业大量繁琐的核算工作，减少了企业的人工成本，加快了企业会计核算的速度。但由于各单位业务类型、规模大小、经营管理特点、会计人员配置不同，就会出现报表模板核算不符合单位现状、保密性差等问题。***有限公司在使用用友软件的过程中，同样存在上述问题。本方案深入分析了***有限公司用友财务软件使用的情况，根据现状提出解决性的方案设计，从而较好地解决用友软件在使用过程中存在的问题。 一、***有限公司基本情况 （一）***有限公司基本经营情况 ***有限公司落座与有天然氧吧城之称的桂东县中心，是桂东最大的超市之一。经营范围包括商品零售，经营商品种类包括：食品、鲜肉、熟食、其他副食品、日用百货、日用杂品、文教体育用品、珠宝、金、银制品、化妆品、糕点加工、烟、酒、参茸补品、保健品、食盐及农副产品（含蔬菜、水果、水产品、肉禽、蛋等农副产品的收购）、无线电产品、图书、期刊、国家正式出版的音像制品、钟表等。公司员工300人。 东势单超市财务状况良好，在财务方面有自己独特的管理模式，设会计主管、会计、出纳3人，工作责任明确，管理体系健全，运用用友财务软件u872版本为主进行会计核算与管理。 超市运转初期，财务人员是根据原始凭证填写记账凭证然后编制明细账和科目汇总表最后登记总账，期末根据总账编制报表。由于商品品种繁多，交易数量庞大且频繁，现金流进出庞大频繁，业务量庞大，使会计人员的工作量巨大且易出现错误，工作效率低下。所以超市从2005年企业开始使用用友财务软件u872。之后，减少了会计人员的工作量，从而大大的提高了财务数据计算的准确性与财务工作的工作效率。 （二）用友软件在东势单超市的使用现状 在2005年开始使用用友财务软件u872后，大量的减少了财务人员的工作量，提高了会计核算的准确性。例如在往来、工资结算、采购、存货等方面，会计人员只需要把往来的企业和真实情况输入往来管理模块，财务软件自动计算出往来款项并自动生成记账凭证；使用工资模块和报表生成模块，在结算员工工资时只需把员工每月的工资数及缺勤、请假天数等输入工资生成模块链中，工资模块就会自动生成一张工资表，系统会根据工资表自动生成一张会计凭证。同时，报表工作也能自动生成，报表模块会根据月初（年初）余额输入的数据和每天的会计凭证，在每个会计科目的月末（年末）自动结算，生成一张完整的会计报表，最后再把会计报表输出打印就可以了。 二、***有限公司使用财务软件存在的问题 （一） 数据备份功能不完善，保密功能差，存在安全隐患 ***有限公司财务人员为了工作更加简便，系统的登录密码和操作员的密码在财务工作人员之间是互相公开的，而且由于公司财务制度不够完善，保密意识不强，财务主管也没有尽到主管的职责，为了简便，把工作权限都下放给操作员。这就导致操作员在会计信息处理时权限过大，相互之间又缺少监督，这样很容易造成财务数据出错且无人察觉的情况，同样也非常容易导致内部财务人员相互隐瞒、互相勾结牟取公司利益，滋生出谎报、漏报等腐败现象。另外财务软件输出的账套和输出的明细账、利润表、资产负债表等报表数据是以数据文件的形式保存在电脑的硬盘上的，而且这些数据都是可读取状态，因此很容易被有心人拷贝、删除、篡改，而不会留下任何的痕迹。 会计人员在日常的工作中，由于对账套的备份不够重视，很多时候不能做到每天备份，这样如果电脑一但出现病毒，木马或电脑坏死等故障，就要面临账套丢失的风险；在之后的工作中，超市财务主管人员意识到这个问题后，在电脑保存输出的同时，要求每个会计人员准备U盘另外备份保存，这样在一定程度上减少了丢失的风险，但由于一些不可避免的意外情况或人为丢失等造成数据丢失或U盘中毒导致数据被破坏、丢失，难以恢复原有的会计资料和账套，造成财务系统不能正常运行，最终导致丢失的会计资料需要重做，浪费大量时间。 （二）财务软件中会计报表自动核算时存在错误 ***有限公司由于在制作会计报表时是采用软件本身的UFO报表模板，而报表模板中有一部分会计科目不适合公司本身的现状。这时就需要会计人员手动进行修改，这样不仅麻烦，还容易造成错误。 资产负债表出现错误 （1）在UFO报表模板中，未分配利润账户公式错误 未分配利润期初余额的取数公式为：QC(“4104 “,月,,,,,,年,,,,,,) 在年度终了进行会计核算时，“本年利润”的余额要转入“利润分配-未分配利润”账户，“利润分配”中的各明细余额也要转入“未分配利润”中，这样在结转后，“本年利润”的余额就为零，而“利润分配”其他各明细账也为零，这时只有“未分配利润”账户中有余额。就公式本身来说公式是正确的，但它没有考虑到本年实现的利润，因此计算出来的数据是错误的。 在UFO报表模板中，存货账户公式不适用于超市本身的现状 东势单超市为零售企业，库存品种繁多，因此账户也多，存货项目公式设置不全面，所以有些项目可能没有取数公式。 另外,相应的不常发生的业务但在零售业中很常见的，公式里面也有可能没有取数公式。例如 “受托代销商品”、“商品进销差价”、“受托代销商品款”、“存货跌价准备”等会计科目。这些项目都不常见，因此可能不含有这个取数公式。 2.利润表取值错误 在利润表“营业收入”项目的核算中，“主营业务收入”科目,借方登记实际发生销售退回和销售折让时应冲减的主营业务收入和期末转入“本年利润”的余额,结转后余额为零，贷方登记实际发生的主营业务收入;“营业收入”科目在利润表模板中默认的取数公式为:FS“(6001”,月“,贷”,,年)+FS“(6051”,月“,贷”,,年)。因此，当东势单超市本期发生销售退回和销售折让时，此公式计算出来的数值是错误的。而实际上，发生销售退回和销售折让在超市中非常常见，因此利用利润表模板计算出来的数据在实际运用中并不适用。而直接在利润表模板上直接更改公式又很繁琐而且容易出错。 三、***有限公司财务软件存在问题的解决方案 加强软件的保密性 在实际工作中，***有限公司可以采取多种加密方式来保证财务数据的安全性和保密性。在进入系统时不仅仅要输入用户口令,会计主管还可以增加用户权限设置等限制手段。也可以考虑在电脑硬件加密、软件加密或在芯片上加密等方法，还可以使用云盘、网盘等软件进行备份，这就可以大大的减少数据的丢失。同时，随着网络时代的到来,还应增强财务人员网络安全防范的能力和意识。网络实现了会计信息资源的共享,但同时也增加了财务数据丢失和资料泄露的风险,这些风险主要来自病毒和网上黑客的攻击等。而这些风险都是可以有效规避和防范的，公司可以在电脑上安装杀毒软件和网络防火墙等软件，采用实名登陆方式来进行身份认证。 利用Excel办公软件解决财务软件会计报表模板公式错误问题 可以充分利用办公软件，使财务软件和办公软件相结合，更好更快速的完成会计工作。对于资产负债表模板与利润表模板中计算错误，财务人员可以采用Excel2013版进行资产负债表的编制。 资产负债表的编制 资产负债表是反映企业财务状况的报表,报表主要由“年初数”和“期末数”两项和相关固定会计科目组成。“期末数”的填列方法一般情况由以下几种方式取得: (1)根据总分类账的借贷方余额直接填写 (2)根据期末核算后的总分类账填写 (3)根据期末核算后的明细账的余额填写 (4)根据报表有关数字计算填写 依据期末用友财务软件期末结转后生成科目余额表、明细账等工作表输出转换为Excel表格后，根据表格进行资产负债表的编制。 具体编制如下：  = 1 \* GB3 \* MERGEFORMAT ①利用用友财务软件输出的科目余额表（如图一），在资产负债表中编辑各个会计科目的来源公式，例如： 在资产负债表的C5单元格中输入“=” 单击“会计科目余额表” 单击“F4” 输入“+”单击“科目余额表” 单击“F5”单击确认便完成这一科目的填列了
图一  = 2 \* GB3 \* MERGEFORMAT ②选择D17 、D36 、D37、 H18 、H28 、H35 、H38单元格，输入SUM函数，并在函数中输入相同的范围，显示其计算结果。 D17=SUM(D6：D16);D36=SUM(D19:D35);D37=D17+D36;H18=SUM(H6：H16) H27=SUM(H20:H26);H28=H18+H27;H35=SUM(H30:H34);H38=H28=H35  = 3 \* GB3 \* MERGEFORMAT ③核对“资产负债表”的“资产总额”、“负债及所有者(股东)权益总计”数据是否一致  = 4 \* GB3 \* MERGEFORMAT ④将资产负债表年初余额按相同方法填列，一个完整的“资产负债表”便编制完成了，具体事例数据如图二所示：
图二