如何加强会计档案管理.doc

如何加强会计档案管理会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据会计档案管理是会计工作的重要组成部分然而会计档案管理作为财务管理的最后一个环节往往容易被忽视形成财务管理工作的一个薄弱环节直接了影响财务管理的质量和水平档案管理是一门学问需要会计人员去认真学习去积极探索通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质因此加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务一会计档案的定义和内容会计档案是指会计凭证会计账簿和财务报告等会计核算专业材料是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据具体包括一会计凭证它包括自制原始凭证外来原始凭证原始凭证汇总表银行存款对账单应行存款余额调节表等原始凭证粘贴时张与张之间要均匀整齐对于超过帐皮大中型原始凭证等应折叠摆放银行存款对账单应行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订会计凭证装订要整齐牢固美观不掉页不压字不串页不倒置便于翻阅二会计账簿它包括按会计科目设置的总分类账各类明细分类帐现金日记账应行存款日记账以及辅助登记备查簿等对于这些账簿要分别整理立卷组成保管单位订本式账簿以一本为一个保管单位活页式账簿在整理时去掉空白页按科目顺序整理成册装订后要加装封面封底和扉页计算机生成的总帐明细账等应单独组卷并加装封面和扉页填齐封面和扉页的各项内容账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号每册账簿单独编一个流水号编号可用号码机打印也可用碳素或蓝黑钢笔编写三会计报表分月季度年度会计报表每类报表包括资产负债表损益表利润分配表现金流量表成本费用表及各种附表报表附注和决算说明等会计报表按本单位隶属单位和月季年分别整理报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订各类会计报表应编写页码其方法与账簿相同四其他会计核算资料属于财务业务范畴与会计核算会计监督紧密相关的数据资料如经济合同数据统计资料财产清查汇总资料核定资金定额的数据资料会计档案移交清册等会计电算化存储在磁性介质上的会计数据程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理二会计档案形成与保管一上述会计档案均应整理装盒并按要求填齐盒上各项内容这些的会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求负责整理立卷装订成册编制会计档案保管清册二当年形成的会计档案可暂如会计机构保管一年期满之后应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管未设立档案机构的应当在会计机构内部指定专人保管三会计档案的保管期限分为永久定期两类定期保管期限分为3年5年10年15年25年5类年会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起总账明细账凭证等保管期限为15年银行现金日记账保管期限等25年年度财务报告决算等保管期限为永久四保管到期的会计档案由本单位档案机构提出销毁意见编制会计档案销毁清册单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销三会计档案管理中需要关注的几个方面一加强会计档案管理理顺会计档案管理体制由单位档案机构统一管理的会计档案应严格按照会计档案整理的有关规定明确会计档案的所有权是单位单位会计机构将会计档案整理规范在会计机构暂保管3年期满后编制会计档案案卷目录移交本单位档案机构统一保管未设立档案机构的应当在会计机构内部指定专人保管出纳人员不得兼管会计档案二规范会计档案立卷装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮封粘装订线并在封粘处加盖会计人员印章封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案凭证盒中移交本单位档案机构保管的会计档案原则上应当保持原卷册的封装个别需要拆封重新整理的档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理以分清责任三规范会计档案保管已建立综合档案室的单位财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续将会计档案移交综合档案室保管未建立综合档案室的单位会计档案暂由财会部门妥善保管但要由专人负责要配置专用箱柜及防盗防火防霉防蛀设施对已离任的会计人员其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管不得自行存放对已终止会计核算业务的单位或部门其会计档案应交上级档案室保管凡未移交的单位或个人应立即办理移交手续四规范会计档案保管的期限管理和销毁管理各单位会计档案的保管期限要严格按照会计档案管理办法的规定执行会计档案保管期满需销毁时由本单位会计档案管理部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴定严格审查后编造会计档案销毁清册机关和事业单位报本单位领导批准后销毁企业单位经企业领导审查报经上级主管部门批准后销毁对于其中未了结的债权债务的原始凭证应单独抽出另行立卷由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止各单位按规定销毁会计档案时应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销监销人在销毁会计档案前应认真清点核对销毁后应在销毁清册上签名盖章并将监销情况报告单位领导五加强会计人员岗位培训提高会计档案的案卷质量会计人员是会计档案整理的第一责任人会计人员对会计档案规范化整理的熟知熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低因此必须将会计档案管理及操作技能的培训纳入会计人员上岗前的培训中从会计档案整理的基础业务学起使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能进而从源头上做好会计档案的整理规范工作六完善会计档案管理的各项规章制度严格办理会计档案移交手续实行会计委派制的地区和部门除了建立会计档案立卷归档安全保密等管理制度外还应根据会计档案管理办法会计电算化工作规范结合实际制定会计档案的归档范围归档时间分类大纲保管期限表移交时间等确保会计档案收集的齐全完整在向委托单位移交档案时交接双方的监交人会计人员报账员档案员应同时办理交接手续并加盖公章清点会计档案是否齐全完整账目是否相符案卷整理质量是否规范交接凭据应一式三份双方单位各自保留一份存档一份七提高会计部门人员素质完善人员配置结构会计系统是由人来操作的一个系统是否安全不但取决于系统本身更应该注意操作使用人员的素质未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质必须大力加强人才培训的力度各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识培养复合型人才为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件对会计人员系统维护人员系统管理人员应按不同内容不同要求进行培训对系统维护人员应尽量用计算机专业人员毕竟计算机系统维护是一项专业性很强的工作对这些计算机专业人员只要简单的会计培训就可以收到良好的效果加强会计人员素质加强档案管理意识及时归还手中完善好的档案总之加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作各单位都要高度重视积极行动从基础工作做起切实提高财务管理工作水平更好地为企业服好务