文明办公规定

三一重工股份有限公司管理制度文明办公规定修订版QGZXZ0292006修订号1实施日期2006年1月1日第1页共4页1目的规范办公秩序提高员工的素养素质和工作质量树立良好文明形象适用范围本规定适用于三一集团长沙工业城外地各分公司参照执行3职责31各部门主管公司领导负责对本部门员工进行文明办公监督并为本部门协调工作第一负责人32各部门主管和6S专兼干负责本部门员工的日常办公行为的考核和管理33行政本部负责对各部门文明办公现场的检查考核并提出相关处理意见董办运营部负责督办考核34财务本部负责从被处分员工当月工资中扣除相应款项相关规定41办公用具定置管理411办公桌电脑显示屏电脑主机打印机电话机传真机文件柜按指定位置摆放412办公桌及卡座横竖在同一直线413文件夹架置于办公桌上与电脑显示屏相对的一侧文件夹分类放置定期清理归档下班或离开本岗位超过30分钟必须清理桌面文件资料归位放置414与办公桌配套的移动式抽屉柜统一置于办公桌侧板下方415下班时办公椅应置放于办公桌下416废纸篓置于办公桌下417除废纸篓和电脑主机外办公桌下不准堆放其他与工作无关的物品418下班后办公桌桌面上除文件架外不允许摆放任何零散纸面文件资料和空白纸张419个人茶具等统一置于桌面靠近文件栏位置个人衣物等叠整齐统一置于办公桌侧板上4110办公区各部门协调公共用品和个人用品应分区摆放42办公环境管理421个人使用的办公用具包括办公桌椅电脑电话机文件柜要保持洁净无灰尘无污痕422废纸等垃圾丢入垃圾篓423禁止在墙壁立柱上涂画和粘贴任何纸张424禁止随地吐痰和随地泼水425鞋底如粘有泥土先在门口处踏净再进办公场所426办公桌壁面不准粘贴任何纸张资料43形象要求431工作时间统一着工作服端正佩带工发文范围三一集团更改记录标记处数更改依据更改人更改日期编制人审核人批准人颜家宏周涤非三一重工股份有限公司管理制度文明办公规定修订版QGZXZ0292006修订号1实施日期2006年1月1日第2页共4页2作牌432保持个人卫生头发干净无头屑梳理整齐保持脸部清洁常洗澡勤换衣433男职员不准蓄长发剃光头留胡须女职员不准化浓妆434上班时间不准伏在办公桌上和仰躺在座椅上任何时候禁止将脚搭在办公桌上和坐在办公桌上435坐立端正不勾肩搭背讲普通话语言文明见附件日常用语规范436不准打赤膊穿短裤穿拖鞋打赤脚44工作规范管理441按时上班不迟到不早退不擅自离岗串岗闲谈或打瞌睡不打闹嘻笑442办公室内不吸烟不嚼槟榔上班时间不干与工作无关的事情如玩电游听广播看与工作无关的书报杂志等443不准利用电脑和打印机打印私人资料444未经允许不得翻阅和随意拿走他人办公桌上的文件资料445服从公司关于工作岗位地点时间和职务级别的安排446工作积极主动按时完成任务一般应做到日事日毕未完成当天任务主动加班447认真履行本部门本岗位职责积极配合其他部门和其他岗位工作不推诿扯皮对其他部门或公司外来人员按首问责任制热情接待或指点不允许置之不理或故意刁难448部门之间协调收函部门应积极配合提出部门完成所要求协办的相关工作在24小时或承诺时间内作出答复449相关协调工作完成后接收部门应及时将完成情况反馈到提出部门4410上级做出决定前下级可各抒己见上级做出决定后下级必须坚决服从执行时遇到困难及时主动沟通4412主管与下属应多沟通主管应定期与下属交谈员工应主动向主管汇报4413不越级报告但可越级申诉4414岗位异动或离司时认真做好工作交接4415文明接听电话使用礼貌用语说普通话语调温和热情语速适中吐字清晰见附件日常用语规范45安全保密451靠近窗户办公的人员下班时要关好窗户452财务出纳室工作人员离开办公室时要把现金收入保险柜大额现金应存入银行453公司秘密文件和资料不准擅自扩大传阅范围人不在时不准摆放在办公桌上454属于公司的内部资料未经批准不得擅自带出公司455会客不得泄露公司秘密不得擅自向客人提供公司保密文件资料456不准擅自拆开计算机主机封条未上网的计算机不准擅自上网计算机开机密码和上网密码不准泄露相关文件51员工守则52行政处罚条例12536S处罚条例6附件61附件一日常用语规范62附件二办公区6S管理考核标准7附则71违反本规定按行政处罚条例和6S处罚条例及相关6S标准进行处罚三一重工股份有限公司管理制度文明办公规定修订版QGZXZ0292006修订号1实施日期2006年1月1日第3页共4页372本规定由董办运营部修订并负责解释附件一日常用语规范一电话中的标准用语1接听电话铃响三声之内拿起电话您好三一1如接听人不在应说对不起XXX暂时不在请您过XX分钟打过来好吗方便的话我代您转告好吗2如对方打错电话应说对不起XXX不在我们部门请拨或拨打4031888查询好吗3如当时确实很忙应表示歉意对不起我正有急事请您过XX分钟再打来好吗电话结束再见2拨打电话您好请问是XX部门吗我是XX部门XXX打扰您一下电话结束谢谢您再见二办公用语1禁忌以下言语给你说了半天怎么还不明白天天来这问真烦人这事不归我管别找我我不知道你有没有搞错这事也来找我我没有时间你别找我快下班了明天再来等不礼貌话语2同事之间见面时应相互问好如您好早上好周末愉快等3相互之间应团结合作彼此帮助在言语中应注意使用礼貌用语以示尊重如请求帮助时应说对不起打扰一下请您帮个忙好吗等无论对方是否能够提供所需的帮助均应向对方表示感谢谢谢提供帮助的一方应在自己力所能及的范围内尽量为对方提供帮助如确实不知道的应委婉地表示对不起这件事我不是很清楚您问一下其他人好吗等对对方的感谢应给予回应不用谢附件二办公区6S管理考核标准三一重工股份有限公司管理制度文明办公规定修订版QGZXZ0292006修订号1实施日期2006年1月1日第4页共4页4项目检查标准扣分标准分处地面通道包括楼梯走道以及桌椅底下角落等地面干净清洁无杂物通道畅通整洁530通用设施包括墙门窗天花板电器电线开关灯具洗手间门栓卷纸筒洗手台池垃圾筒盆景装饰等完好整洁定期维护洗手间无异味无积水无杂物330办公设施及用品包括文件柜文件栏文件夹办公桌椅会议桌椅设施电脑电话空调传真机打印机等设施茶水间以及个人用品等完好干净定点分类整齐规范摆放标识清楚专人管理无乱涂乱画乱张贴个人用品按指定点存放办公桌区域无废杂物320看板标识包括宣传栏座位牌标识牌提示板等张贴规范整齐清洁及时更新维护330安全保密管理文件资料管理分类标识归档定点规范摆放或按规定定期清理销毁涉密文件资料要按规定存放更不得擅自带出办公室涉密文件借阅和复印必须按有关保密制度执行550电子文档管理严格控制涉密共享文件的使用权限未经批准不得利用电子邮件向任何人传递涉密信息屏幕保护程序启动等待时间不得超过5分钟550其他明确专兼职保密员及其职责下班后所有保密文档及资料都必须处于保密状态言谈不涉及公司保密内容离司人员离司前要将有关文件资料全部交出并对交接过程进行监控550仪容仪表按规定着工服或劳保服配戴工卡及时修理边幅530劳动纪律无呆坐磕睡闲谈无溜岗串岗睡岗不抽烟吃槟榔不做与工作无关的事文明用语文明办公530