公司日常行政工作管理办法.docx

公司日常行政工作管理办法 为了加强对公司日常行政管理工作，规范公司内的各项工作的流程，根据公司具体情况特制造本管理办法： 第一章 办公用品管理 一、办公用品发放 （一）各部门、事业部在每月的25号前，填写下月“办公用品申请单”，由部门经理签字后，报总裁办，由总裁办统一购置，在下月5日前发放。各部门、事业部的办公用品申请额度不能超过公司日常办公用品预算。 （二）各部门、事业部有特殊需求的办公用品，需提前向总裁办申请，填写“办公用品申请单”，由总裁办主任签字后，由总裁办统一购买。各部门不得自行购买办公用品。 二、办公用品的费用分摊 总裁办根据各部门的实际情况，核定各部门一年的预算额度，各部门领取的各类办公用品都将列入本部门费用支出。凡预算超支的部门，总裁办不再发放任何办公用品。如有特殊情况，发生预算外支出，必须报主管副总裁批准后方可调整。 第二章 礼品管理 一、礼品的领取 各部门领取办公礼品，须填写“礼品领取申请单”，经有关领导签字认可后，方可到总裁办领取办公礼品。各部门有特殊要求的礼品可提前向总裁办申请，由总裁办统一购买。 二、礼品费用预算与分摊 (一)总裁办依据各部门对礼品的需求档次以及数量，年初制定礼品预算费用的额度，合理安排全年的礼品档次、数量，尽可能做到少花钱多办事。 （二）根据各部门领用情况，分摊费用，计入各部门业务招待费。 第三章 会议室管理规定 一、公司办公楼共有会议室八个（六层一个；五层两个；四层四个；二层一个）。各部门使用会议室须提前预定，并将会议事由、参会人数及会议要求一一告诉会议室管理人员，由会议室管理员进行登记。如果需要投影仪请提前半天预定。 二、若有其它特殊要求如：饮料、水果、鲜花、桌旗、及会议需要人服务等须提前告知总裁办，并需要征得其部门经理及总裁办主任同意，由总裁办统一负责准备。 三、各部门会议结束应及时通知会议室管理员及本楼层保洁员，以保证会议室的使用。 四、各部门在使用中应爱惜会议室内设施，不要将坚硬的和腐蚀性物品放在桌面上，以防划伤桌面。 五、会议室内设施专门为会议室正常使用准备，任何人不得随意挪用。 六、会议室内严禁吸烟，严禁用餐。 七、如有违反此规定，总裁办将追究使用会议室部门经理及当事人责任。 第四章 用餐管理 一、就餐： 1、公司员工：公司提供正常工作日每人一次工作午餐（为移动电话制造部生产线白班员工提供午餐、晚餐，夜班员工提供夜餐及早餐）。公司员工凭餐卡到餐厅用餐，公司不再发放午餐补助。 2、加班用餐：因工作原因需要加班的人员，经部门领导同意可在餐厅用工作餐，加班用餐使用公共用餐卡。 3、来访人员：外来与公司洽谈业务的人员，经部门领导同意可以在餐厅用工作餐，用餐使用公共用餐卡。 4、自费用餐：为方便员工早晚用餐，餐厅为员工提供自费用餐（只限于早餐、晚餐），采取餐票用餐的方式，餐票由员工个人在餐厅办公室购买。 二、报餐： 各部门用餐管理员负责本部门员工早、中、晚、夜（夜餐只限移动电话制造部生产线员工）用餐人数及名单的统计、上报。 根据餐厅要求：各部门在上午9：30以前将本部门中午用餐人数报公司前台，下午15：30以前将所有用晚餐、夜餐及第二天用早餐的人员报公司前台，由公司前台汇总后报餐厅办公室。 周六、周日需加班要在周五下午17：00之前将用餐人员交公司前台，由公司前台汇总后交餐厅，餐厅将按名单提供用餐。 三、餐卡的使用及管理： 1、员工用餐卡每人一张，不得转借，每餐只能划卡—次。公共用餐卡每部门一张，每餐可划卡多次，由部门领导管理使用。 2、员工遵照“射频卡就餐使用注意事项”（附件）正确使用就餐卡。 3、餐卡丢失：餐卡丢失应及时到总裁办公室登记挂失，补办新卡。制作新卡费用由个人负担， 4、餐卡损坏：视情况而定。若因个人原因造成餐卡损坏，制作新餐卡的费用由员工个人负担，每张收工本费30元，交公司经营财务部，由经营财务部开据收据。 5、餐卡的办理：各部门如有新员工入职，到总裁办公室统一办理员工用餐卡。 6、餐卡的变更：公司内部员工调动工作，由员工所在原部门用餐管理人员负责到总裁办公室办理变更手续。 7、退卡：员工办理离职手续时应将餐卡退总裁办公室。 8、餐卡充值：在每月月初由餐厅办公室负责按每月实际工作日为员工的餐卡充值。每卡每月充值一次，充值时将卡中未消费的剩余金额冲销。 附件：【射频卡就餐使用注意事项】 1、该卡仅限在首信集团内部使用； 2、一人一卡，个人所持卡请勿转借他人，否则后果自负； 3、请妥善保管射频卡，保持卡面清洁，防止卡片弯折，使用卡时不必将卡片从卡片套中拿出。如果由于持卡人保存不当造成卡上数据不能读出，责任由持卡人承担； 4、持卡就餐时，请将射频卡任意一面放入收费机。听到“嘀”声后，同叫收费机上显示出卡上余额，表示放入正确。等食堂工作人员操作完毕，扣除本次消费金额后，窗口机将显示本次消费后所剩余额，此时即可取卡； 5、在食堂工作人员进行收款操作时，切不可提前或中途取卡，否则造成卡上金额损失或卡片损坏(即卡上数据无法读出)责任自负： 6、在消费过程中请本人留意自己