公司日常备用金管理办法.docx

公司日常备用金管理办法一目的为了加强各部门备用金的管理提高资金利用效率有效控制资金占用根据公司特制定本制度二管理范围适用于公司总部及各部门三备用金管理的原则1坚持定额管理原则备用金的申报和借支必须在预算定额的范围内没有列作预算的备用金不得借支2专款专用原则借款人不能编造借款理由套取使用备用金已提取的备用金不得挪作他用3时效性管理原则备用金的时效为一年4权责对等责任连带原则部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人借款人为部门负责人的主管领导为其第一管理人第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性必要性和借款标准并督促其及时办理冲账还款手续第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任四管理细则1申请备用金1本公司备用金采取按需申请的方式以供日常零星开支之用2各部门根据需求向公司提出部门备用金需求申请申请中必须包含备用金额持续备用时间财务人员必须见总经理或财务部负责人签字并阅读对应的文件及经办人的证件方可支付备用金备用金发放形式可按照双方需求进行打卡或者发放现金3备用金每年申请一次并保证备用金的长效性4该备用金限用于购置公司易耗品及事务性临时开支如支付各部门工作人员差旅费水电费通讯费办公费汽车费用等以现金方式借用的款项其余购置办公设备装修或金额较大的开支均应先行呈准后始得办理2备用金监管1备用金实行本人借支本人负责主管领导负连带责任的管理办法不得转给他人借款人无法偿还时相关损失由主管领导承担连带责任若存在特殊情况由借款人或主管领导写出书面申请按法定代表人批示的意见办理2借用备用金额度由所在部门根据实际业务和本办法规定的额度标准进行合理核定同时每半年对使用人员额度和用途范围审定一次审定结果报财务部门备案3使用备用金各部门若有购买或支付需求时使用人必须提前申请注明用途1使用金额在1000元以内需经部门负责人签字批准2使用金额大于1000元小于申请备用金的需经二级领导签字批准3使用金额大于申请备用金金额以上的申请需经过总经理签字批准备用金管理员可根据申请支付相应的资金完成支付由资金使用人签字确认备用金管理员必须收好所有的申请做好存档工作注此处账务报销经过公司二级领导审批即可无需总经理签字4账务清理1所有账务的使用完成后应向资金使用人索取发票或收据并核实公司抬头对方单位部门负责人签字品名金额数量等对于不符合要求的发票有权拒付备用金管理者应做好账务统计工作所有账务从使用到报销必须保持在一个月之内同意同意同意大于备用金金额大于1000小于备用金金额1000元以内提出备用申请部门公司领导审核资金管理员储备同意财务审核并拨款不同意退回申请人提出使用申请部门领导审核签字二级领导审核签字总经理审核签字备用金管理员办理账务汇总与统计公司领导审批财务报销备用金补足2资金管理员每月底将本月的费用进行统计汇总后交由财务进行冲账财务在接到冲账单据时需对单据再次进行核对确保其准确无误后给予冲账处理并按照备用金冲账金额给予备用金管理员备用金补充3公司或部门备用金管理员每月必须做好资金使用明细报表每季度需和公司财务进行一次对账处理财务需查看每笔资金使用申请确保公司账务准确无误4备用金管理员应每半年对备用金全额冲账和还款由公司财务和备用金管理共同进行处理清零后财务按照申请时间应重新办理申请审批手续超出规定期限不冲账或不还款者财务部门除在工资及其他收入中扣除借用金额外可按每日1的比例扣罚滞纳金5对于临时出差借款的应自返回公司之日起一周内到财务部门办理报销冲账和还款手续其他临时业务借款的应自借款之日起二十日内到财务部门办理报销冲账和还款手续6借用备用金人员应在规定期限内及时冲账和还款超出规定期限一个月不冲账或不还款者财务部门除在工资及其他收入中扣除借用金额外可按每日1的比例扣罚滞纳金7财务部门的备用金管理人员每月末对备用金台账进行核对盘点及时督促借款人冲账和还款8借用备用金员工在工作变动或离职时人力资源部门须及时书面通知财务部门核对调整相关财务手续待财务部门反馈后方可办理员工变动或离职本办法未定事项按惯例或会计一般处理原则办理公司20X年X月X日主题词报送抄送行政部备用金申请尊敬的公司领导为解决公司各类临时性现金支付确保顺利完成各项工作特向公司申请行政备用金元请批示使用和监管办法附后附行政部备用金管理办法申请备用金额为元有效期为1年该资金用于公司内部所需的各类临时性现金支付包括临时办公用品购买公司物管费水电气费接待费用等备用金由管理公司行政主管监管2000元以内的使用权限由行政主管批示使用该资金每季度和财务进行对账处理每半年进行清零一次管理员必须做好账务统计及冲账工作每月需向上级领导进行使用汇报工作严格执行公司备用金管理制度申请部门申请人审核批准