采购材料计划提报管理规定.docx

采购材料计划提报管理规定 1.目的 为加强采购系统流程的日常管理，进一步完善公司采购链管理流程，提升工作效率，有效降低成本，特制定本办法。 2. 项目材料计划的提报 2.1供应商管理 由采购部和招标办负责合格供应商的申请和录入，技术设备部、生产技术部、及相关车间提供供应商参考意见。 2.2材料计划提报业务流程 根据相关设计图纸及资料，技术设备部、生产技术部、档案室等业务归口管理部门需根据系统运行要求将所有提报的材料进行编码、录入，电器仪表部分由库房负责。 3.材料计划提报 3.1各需提报材料计划部门根据《备品、配件管理制度》，合理制定本部门的材料计划采购申请审批表，并经由流程汇总到技术设备部、生产技术部、办公室等归口管理部门。 3.2所提计划表均需要依据要求录入编码和规格型号并分类提报,发至归口管理部门请购和备案。没有规格型号、编码及材料计划未分类的材料计划一律不予请购。需要增加编码的汇总至仓库，由仓库增加请购编码，申请编码项必须填写明确的规格型号及材质并注明所属分类，否则均不受理。 3.3材料计划提报周期及频次由各归口管理部门依据《物资采购管理制度》执行。 材料采购计划是指某人或者某部门根据生产、经营、项目建设或办公需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请经部门负责人审批，各生产部门及辅助部门提交计划采购物料申请规定每月15日至16日（“抢修应急物资采购计划“流程使用前需争得公司总经理同意后方可使用，）装置检修或技术改造提交计划采购物料申请规定提前一个月，提交给物资采购计划员审核后报采购部的书面凭证依据。 3.4设备部门负责所属各生产装置大修、维修、维护、保运、设备更新等项目的工程用料、设备、备品备件、维修工具（含电气、仪表）等采购计划的审核及申报。 3.5生产技术部门负责所属各生产装置生产所需化工原材料、辅助生产用料计划的审核及申报；负责技改、技措、工艺研发用设备、材料以及全厂的“三剂”等物资采购计划审核及申报；负责化验车间提交分析仪器、设备、物资及药剂需求计划的审核、申报；负责计量器具、检测设备的采购计划审核及申报。 3.6项目部负责所辖工程建设项目所需材料、设备、采购计划的审核申报。 3.7安环部负责劳保用品、消防器材、设备计划的审核、申报。 3.8办公室负责后勤所需日常生活用品、公司办公用品、车辆以及相关设备和物资计划的审核及申报。各相关部门所需的办公用品，每月集中一次向办公室申报。 3.9采购部是公司物资采购计划的执行和实施部门，负责按照采购计划员提交的采购计划对物资质量、技术指标、材质、采购周期等的要求，组织按时保质保量采购到厂区。 3.10各采购计划提报部门对采购计划的准确性和物资费用负责；各采购计划审核提报部门对采购计划的完整性、准确性、采购周期的及时性负责。 3.11紧急采购计划提报是因突发事件或应急需要进行的计划提报，设备部应在接到计划的第一时间进行库存核对，在2小时内向采购部提交紧急采购计划，采购部经核实后，根据实际需求，按时按需求采购到位。可先领料或采购，需求计划3天内补办。 3.12对采购计划提报不准确的要及时整改完善；各部门提交的采购计划不详细、不完整、不符合要求的各审核部门不能组织提报，审核通过后签字并提交给采购计划员；采购计划由采购计划员统一提交至采购部，任何部门、个人不得直接将采购计划提交至采购部。 3.13采购计划的开立、递送 3.13.1设备部、生产技术部、项目部、安环部、办公室应对各部门提交的对口采购计划进行审核，查看申购物料名称、使用部门、详细的规格型号、材质（操作条件）、用量、技术要求、到货日期、生产厂家（备选厂家）等内容是否齐全，查看计划是否经部门负责人审核，审核通过后方可提交给采购计划员。 3.13.2需用日期相同的物资，申购部门应以一单多品方式填制采购计划单；需用日期不同的物资，申购部门应以分两张或多张采购单据方式填制采购计划单。 4.采购到货 4.1 到货根据采购订单采购的所有材料计划到货进仓库验收前，仓库管理人员根据采购订单做到货单。一个订单可以对应多个到货单，如果是分批到货，可以一批做一个到货单。 4.2 退货发生退货业务时，由归口管理部门通知负责采购部人员填制退货单，联系退货。 4.3 所有到货物资均需经过验收方可入库。 4.4采购发票 相关采购部门及业务管理部门查询与业务相应采购入库单，选择要接收发票的入库单行后，确定发票的数量、单价、金额等数据，对采购发票进行必要的编辑并保存。由部门负责人审核。 4.5物资采购计划的编制流程 4.5.1各用料部门将需求计划报到设备部后，设备部计划人员对现有库存进行核对，根据需求数量、预留数量、库存数量，确定最终的拟采购数量，并形成最终的采购计划。需求物资的材质及技术要求应在采购单上说明，如所采购物资的材质及技术要求无法描述清楚时，则需求部门应附上相关的采购产品的质量标准、要求。 4.5.2物资需求部门在提报采购计划申请单时应要求设备部签字，提交部门和接收人同时备份，便于追查责任。 4.5.3设备部将汇总、资源平衡后的最终采购计划报采购部。 4.5.4采购部根据采购数量及技术要求确定采购厂家，经采购部部门领导和公司领导审批后的采购计划作为物资采购依据。 4.6补充库存计划的