采购管理-采购计划制度规范.docx

采购计划制度规范 1 采购计划管理制度 采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性安排和部署。做好采购计划管理，有助于企业规范采购工作和部署，提高采购管理工作水平。 采购计划管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了达到如下目的，特制定本制度。 1.加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购工作按时按质地完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行。 2.采购部凭采购预算进行采购，财务部据预算筹措和安排采购所需的资金，控制采购费用的支出。 第2条 适用范围 本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。 第3条 管理职责 1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划与预算的审批与控制工作。 2.采购计划主管负责年度、季度、月度、临时采购计划与采购预算编制工作的组织与审核。 3.采购计划专员负责单项采购活动计划和预算的编制工作。 第4条 采购计划原则 1.现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。 2.能在本公司内部采购的，不得采用外购的形式。 第2章 采购需求确定 第5条 采购需求预测 1.在进行采购需求分析之前， 采购计划人员应收集采购历史数据、市场销售计划、生产计划等各类数据，为预测采购需求做好准备。 2.采购计划人员需将收集到的资料分类整理，以方便使用。 第6条 物资请购 1.各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求，并编制“物资请购单”。 2.各请购部门需在规定的提前期内，将“物资请购单”及时提交至采购部。 第7条 物资需求汇总 1.采购计划人员需将各部门的物资请购需求进行汇总并及时编制“物资需求汇总表”。 2.采购计划人员应将各部门的物资需求进行汇总分析，并与历史数据进行对比，查看需求是否合理。 第8条 确定物资需求量 1.采购计划人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况，确定独立需求物资的需求数量。 2.独立需求物资订购批量和订购点的确定可以采用订量订货模型和订期订货模型。 3.确定好独立需求物资的需求数量之后，采购计划人员应当进一步确定相关需求物资的需求数量。 4.相关需求物资数量的确定可以用传统的订货点法处理，也可按照相关产品的需求量进行分解。 5.确定上述两类物资需求数量之后，应当根据库存状况及在途物资的状况，确定采购需求数量。 6.采购需求数量可以由净需求数量扣减可用库存数量和即将到货的物资数量后确定。 第3章 采购计划的编制与审核 第9条 采购计划的编制依据 采购计划人员在制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。 第10条 采购计划的编制步骤 1.采购计划人员应明确公司经营计划，掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。 2.采购计划人员需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所做的市场销售预测情况。 3.采购计划人员应明确公司生产计划和库存状况，及时掌握生产部根据销售预测计划制订的生产计划和物资需求计划。 4.采购计划人员应汇总各种物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。 第11条 采购计划的审核审批 1.采购计划由采购部根据审批后的“采购申请表”制订，年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报请主管副总进行审批;短期采购计划由采购部经理批准执行。采购急需物资应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字、公司主管副总核准后列入采购范围。 2.采购计划应同时报送财务部门审核，以便公司各项资金计划工作的完成。 第12条 采购计划审核内容 采购部或财务部的相关领导在审核采购计划时，应着重审核采购计划中的以下内容。 1.各项采购计划的口径是否一致。 2.采购计划与销售计划、生产计划的相符性。 3.采购计划制订过程中所采用的物资需求计划与物资清单、库存状况等资料是否相符。 4.采购计划中各类物资的数量、计划单价、金额等是否合理。 第4章 采购计划的执行管理 第13条 采购计划分解 1.采购计划主管应将审批后的计划进行分解，分解过程包括两类：将采购计划按照时间分解和将采购计划按照职位分解。 2.采购计划分别按照时间和职位进行分解后，便可变为一项项的采购任务。 第14条 采购任务的下达 1.对采购计划进行分解后，采购部还需对采购任务进行进一步的执行落实。 2.采购部经理需将采购任务分配到人，并落实责任，向采购人员说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商的情况等内容。 3.采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购，对不同的采购作业采取不同的执行方法。大额采购由采购部经理签发“采购控制书”并报请总经理审批后，按照采购作业计划执行采购任务；小额采购可由采购部经理直接安排采购工作。 第15条 采购任务执行 1.采购计划主管应对采购部执行计划的过程进行监督。 2.采购部应当做好采购过程中采购数量和交货情况等信息的记录。 第5章 采购计划的变更管理 第16条 采购计划的变更管理 1.若计划执行过程中出现异常问题，采购部应对计划做出调整。 2.对于已经申请采购的物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。 第17条 采购计划的增补管理 1.各需求部门如发现采购物资不能满足业务需求时， 应编写“增补需求计划申请表”。 2.采购部需编制相关的说明文件(说明增补物资需求的原因以及已采购物资的使用状况)，附在“增补需求计划申请表”之后。 3.申请表经需求部门经理审批签字后，递交采购部。 4.如增补需求的申请符合公司相关规定，则采购计划人员应着手编制采购计划增补方案；如增补需求的申请不规范或申请原因不充分，采购部有权驳回相关部门的申请。 5.采购计划增补方案经采购部经理、财务部、总经理分别审批通过后，便可作为增补采购计划的依据。 6.增补采购计划制订完成后，采购部应将其发放至需求部门，作为采购增补实施的依据。 第6章 附则 第18条 本制度由采购部制定，经公司常务会议决议后通过，修订、废止时亦同。 第19条 本制度自公布之日起生效。 2 采购计划编制办法 第1章 总则 第1条 目的 为加强采购计划的管理，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于采购部负责的所有物资采购计划的制订和预算管理工作。 第3条 管理职责 在采购部经理的指导下，采购计划主管负责组织编制年度、季度、月度和临时采购计划，计划的具体工作由各采购专员负责。 第4条 采购计划的分类 采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划四种，具体如下图所示。  采购计划分类图 第2章 采购计划编制要项管理 第5条 采购计划的编制依据 采购人员制订采购计划时，应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。 第6条 编制采购计划应注意的事项 1.采购计划应避免过于乐观或者保守。 2.采购计划编制过程中应考虑公司年度目标达成的可能性。 3.分析销售计划、生产计划的可行性和预见性。 4.注意物资需求计划与物资清单、库存状况的确定性。 5.考虑保障生产与降低库存的平衡。 6.注意物资采购价格和市场供需的可能变化。 第7条 采购计划的编制原则 1.采购专员应审查各部门的请购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。 2.如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门生产的物资，且其他部门所生产的该物质在性能、质量、交期、价格等方面均能满足采购需求的情况下，必须采用内购。 第3章 采购计划编制步骤 第8条 明确公司经营计划 1.采购专员需明确掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。 2.采购专员还需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所做的市场销售预测情况。 第9条 明确公司生产计划和库存状况 1.采购部应及时掌握生产部根据销售预测计划制订的主生产计划以及生产部门根据生产计划和库存状况制订的物资需求计划。 2.采购部应掌握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预估的各种消耗物资的需求量。 第10条 编制采购计划 采购专员需汇总各种物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。 第4章 采购计划的审核与变更 第11条 采购计划的审核审批 1.采购计划由采购部根据审批后的“采购申请表”制订。年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报请主管副总进行审批；短期采购计划由采购部经理批准执行；采购急需物资应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字、公司主管副总核准后列入采购范围。 2.采购计划应同时报送财务部审核，以便公司各项资金计划工作的完成。 第12条 采购计划变更管理 对于已经申请的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。 第5章 附则 第13条 本办法由采购部制定。 第14条 本办法自公布之日起实施。 3 采购订单计划制订规范 编制采购订单计划之前必须做好采购认证计划，并根据采购认证计划准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量，最终制订订单计划。 采购订单计划制订规范 第1章 总则 第1条 目的 为了指导订单计划编制工作，使订单计划科学、合理，帮助公司减少库存、降低运营成本，特制定本规范。 第2条 适用范围 本规范适用于订单计划的制订、审批、实施等各项工作的管理。 第3条 管理职责分工 1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划的审批与控制工作。 2.采购计划主管负责根据已编制的年度、季度、月度计划和其他相关资料，编制单项采购活动计划和订单计划，并做好各类采购计划的组织与审核。 3.采购专员负责协助采购计划主管编制计划，并负责收集筛选各项计划所需资料。 第4条 订单计划的编制依据 1.采购人员在制订订单计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况和公司现金流状况等相关因素。 2.编制依据还包括每年的销售预测、生产预测、经济预测、材料消耗量状况等，采购专员务必准备好上述资料，以便开展采购计划工作。 第2章 编制采购认证计划 第5条 准备认证计划 1.采购计划人员在拟订订单计划、与供应商接触之前，要熟悉认证的物资项目，具体包括该物资项目涉及的专业知识范围、认证的需要以及目前的供应状况等。 2.采购计划人员需熟悉开发需求计划，包括从已有的供应商中开发需求和寻找新的供应商。 3.采购计划人员应注意市场物资供应状况，防止出现市场有效供应小于公司采购需求的情况。当有效供应小于公司采购需求时，采购计划人员就应寻找新的供应商，进行适当扩容。 4.采购计划人员需分析供应商认证容量和订单容量，并制定认证计划说明书，准备好认证计划所需材料，并附上开发需求计划、余量需求计划和认证环境资料等。 第6条 评估认证需求 1.采购计划人员分析开发批量需求，掌握物资的技术特征信息。 2.采购计划人员需要分析供应商有效订单容量、认证容量和本公司采购需求的差距。 3.采购计划人员应当通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购供应商，确定认证需求。 第7条 计算认证容量 计算认证容量主要包括以下四个方面的工作内容。 1.采购计划人员应分析采购项目认证资料，了解各类物资的加工过程和技术特点，尽可能熟悉需采购的各类物资。 2.采购计划人员需选定认证供应商，并在认证合同中说明认证容量与订单容量的比例。 3.采购计划人员需要及时计算供应商的承接认证容量， 确定其正在履行认证的合同量。 4. 对于某种或某类物资，采购计划人员需要确定现有所有供应商认证容量的总和，并减去供应商承接认证容量，计算该物资认证容量。 第8条 制订认证计划 1. 制订认证计划可采用下图所示的流程开展。  认证计划制订示意图 2. 确定认证物资数量及开始认证时间的方法如下。 (1)认证物资数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量 (2)开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间 第3章 采购订单计划管理 第9条 采购订单计划管理环节 采购订单计划主要包括以下四个环节：准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。 第10条 准备订单计划 1.公司应在上年年末制订年度销售计划，经审核通过后下发至销售部、生产计划部、采购部，以便指导全年的供应链运转，作为其他各类计划制订的基础。 2.生产计划人员需要根据年度销售计划以及预测的市场需求，掌握客户订单和市场需求计划，并对其进一步分解，得到生产需求计划。 3.生产计划部门应根据生产需求确定生产计划，并据此制订生产物资需求计划，及时报送至采购部。 4.准备订单环境资料。采购人员应在采购认证计划完成后制订订单环境资料，主要资料包括订单物资的供应商信息、订单比例信息(每一个供应商分摊的下单比例)、最小包装信息、订单周期信息等。 5.采购计划人员应准备好制订订单计划所需的资料，编制订单计划说明书，并附上市场需求计划、生产需求计划和订单环境资料等。 第11条 评估订单需求 采购计划人员应准确评估订单需求，为计算订单容量提供参考依据。评估订单需求主要包括以下三个方面的内容。 1.分析市场需求。采购计划人员必须仔细分析市场上已经签订合同的数量、还没有签订合同的数量(包括没有及时交货的合同)等一系列数据，同时考虑其他因素，对市场需求有一个全面的了解。 2.分析生产需求。采购计划人员需研究生产需求的产生过程，然后再分析生产需要量和要货时间。 3.确定订单需求。采购计划人员可以根据对市场需求和对生产需求的分析结果，确定订单需求。 第12条 计算订单容量 1.采购计划人员应及时分析供应商资料，并计算总体订单容量。总体订单容量中需包括供应商可供给的物资数量和可供给的物资时间。 2.调查并计算现有供应商的已承接订单容量。 3.确定物资剩余订单容量，一般采用下面的公式进行计算。 物资剩余订单容量=物资供应商群体总体订单容量-已承接订单容量 第13条 制订订单计划 采购计划人员在制订订单计划时，应对比采购需求和容量，结合市场、生产、订单容量等要素进行综合平衡，分析物资订单需求的可行性，并据此制订订单计划。 1. 下单数量=生产需要量-计划入库量-现有库