采购管理-采购结算制度规范.docx

采购结算制度规范 .1 采购结算管理制度 企业建立采购结算管理制度，有利于规范企业采购结算的申请和审批、执行过程，减少采购结算风险。 采购结算管理制度 第1章 总则 第1条 为了达到以下目的，特制定本制度。 1.加强采购订购、付款、结算管理。 2.做好采购结算工作，确保按合同付款。 3.合理运用公司资金，维护公司利益。 第2条 本公司采购付款结算工作的相关事项，均依照本制度进行处理。 第3条 部门职责 1.采购部负责采购订购、结算方式确定以及结算单证传递等工作。 2.财务部负责按照合同规定查验结算单证，并与供应商办理结算事宜。 第2章 办理结算单证 第4条 采购部根据公司的请购需求与供应商签订《采购合同》，并负责向供应商发出订单，说明采购物资的型号、种类、技术指标、价格和数量等。 第5条 采购专员与供应商签订《采购合同》时，应明确规定货款的结算方式。一般情况下，不允许采用现金付款方式，可采用银行汇票、商业汇票、银行本票、支票、汇兑结算、委托收款、托收承付、信用卡结算八种结算方式。 第6条 采购专员要求供应商确认《采购合同》，并按照订单的各项内容监督供应商组织生产、备货，保证按期交货。 第7条 供应商交货时，采购部应会同仓储部、质检部根据采购订单的要求进行验货、入库，并认真填写“物资验收单”等相关单据。 第8条 采购部及时收集“物资验收单”，并做好分类、记录、存档工作。采购专员应定期汇总“物资验收单”，以此作为采购结算的重要依据。 第3章 核对结算单据 第9条 采购专员须将“物资验收单”与《采购合同》、订单等进行核对，确认单证所列内容全部一致后，对各项数据进行整理和汇总。 第10条 若“物资验收单” 中存在栏目缺失，或与订单、《采购合同》所列内容不符，采购专员应及时与仓储部、质检部、供应商联系协调，追查原因。 第11条 采购专员汇总相关单据，对缺失和不符的地方予以记录。 第4章 付款结算 第12条 采购专员确认各项数据准确无误后，填写“应付账款单”，列明应付款项明细。 第13条 采购专员将“应付账款单”送交采购主管审核并请其签署意见，经采购主管审核无误后，交供应商确认。 第14条 如果供应商对“应付账款单”存在异议，采购专员应重新审核已经发生的订单情况，并再次进行确认。 第15条 采购部将供应商确认过的“应付账款单”交与财务部，由会计人员根据采购订单、《采购合同》、“物资验收单”等进行审核，审核无误后交出纳人员查验。出纳人员在确认各类单据均符合财务规定、数据均一致后，办理结算手续。 第16条 根据合同规定的结算方式进行结算后，出纳人员须要求供应商在五日内提供发票等有关票据和证明文件。 第17条 采购专员依据财务部规定的报销程序，每半月集中办理一次报销手续，采购过程中发生的交通费、管理费、招标费用等均可依照报销制度予以报销。 第5章 应付账款管理 第18条 财务部负责采购应付账款的管理工作，并设立应付账款台账。 第19条 财务部应定期编制与供应商的往来对账单，每月发送至对方单位进行核对，并妥善保存对账记录。 第20条 采购部相关人员须归档保管相关的采购合同、提货凭证和首付款凭证，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款和余款等。 第6章 附则 第21条 本制度由财务部负责制定，总经办核准。财务部保留对本制度进行修订和解释的权利。 第22条 本制度自颁布之日起执行。 .2 采购付款管理办法 企业建立采购付款管理办法，有利于规范企业采购付款的执行过程，减少采购结算风险。 采购付款管理办法 第1章 总则 第1条 目的 为了降低采购成本，进一步规范公司采购及货币资金支付行为，结合本公司的实际情况，特制定本办法。 第2条 适用范围 本办法适用于公司所有原材料、辅料、设备等物资的采购工作。 第3条 基本原则 1.公司所有物资采购工作一律实行比价采购制度。 2.严格执行决策、监督、检查等物资采购程序。 3.采购物资的数量、质量、金额须严格纳入公司计划管理，根据项目实施情况按计划实施采购。 4.公司支付采购进度款、材料设备款及各项费用时要严格执行签字程序。 第2章 付款申请及审批程序 第4条 采购专员应根据《采购合同》的付款约定，收集采购订单、“入库验收单”等相关单据及记录，核对合同的执行情况，汇总应付货款款项。 第5条 采购专员需及时、准确填写“付款申请单”、“应付账款表”。 第6条 主管副总在接到财务部审核过的“采购项目应付账款表”及付款申请后签署意见，在权限范围内进行付款审批。 第7条 对于大额采购项目的付款，在主管副总签署意见后，还须上报总经理审批，如总经理存在异议，则将“付款申请单”等票据转交主管副总处理。 第8条 财务部将验收单与采购合同副本、供应商开具的发票及其他银行结算凭证核对，以此作为是否支付货款的依据。 第3章 支付货款 第9条 财务部接到主管副总审批通过的“付款申请单”等文件后，应根据公司的相关财务制度安排付款事宜。 第10条 财务部会计人员及时开立付款凭证，交出纳人员办理付款手续。 第11条 出纳人员付款后，需在进货发票上盖“付讫” 章，再转交会计人员进行账务核算与处理。 第4章 账务核查 第12条 采购部按月向供应商取得对账单，将其与“应付货款明细账” 或“未付凭单明细表”互相调节，并查明发生差异的原因。 第13条 财务部的物资明细账应定期与采购部、仓储部的物资明细账进行核对，做到账账相符。 第14条 相关部门针对采购业务进行评审，找出差错问题，并提出相应的改进意见。 第5章 附则 第15条 本办法由财务部负责制定、修改及解释。 第16条 本办法自总经理审批通过之日起执行. .3采购付款对账管理制度 企业建立采购付账对账管理制度，有助于减少采购付款结算过程中出现的问题和错误，提高采购付款效率，降低采购结算风险。 采购付款对账管理制度 第1章 总则 第1条 为了达到以下目的，特制定本制度。 1.加强采购应付账款的管理工作，减少采购结算错误出现的次数。 2.理解应付款项目是否继续存在，及时发现应付款项目是否串户。 3.及时清理不良的应付款项目。 第2条 适用范围 本制度适用于企业在采购付款之前，与供应商的对账管理工作。 第3条 术语解释 本制度所称付款对账，是指会计人员完成报表后配合或主动与供应商核对往来账，双方签字或盖章确认的过程。 第2章 应付账款记录与核对 第4条 应付账款由财务部专人管理。所购物资入库的次日，仓管员将送货单、入库单等单据上交到应付账款管理员处，应付账款管理员要在收到单据的当天核对完毕。 第5条 应付账款的核对内容包括请购单、采购合同、送货单、验收单和入库单，所有单据核对无误后，加盖审核章，并记录应付账款。 第3章 应付账款对账管理 第6条 开展应付账款对账一般是应供应商的要求，会计人员应当认真积极应对；同时，在应付款单位或个人没有要求对账的情况下，会计人员应当每月进行自我检查，重点检查应付款账面出现负数的项目和大额应付款的项目。 第7条 每月与供应商进行一次对账，对账工作由采购员与会计人员共同完成。 第8条 每季度报表完成后两天内由采购会计或通过采购专员通知供应商提供对账明细资料，一般情况下，应要求供应商将对账单及时传真或递送到本公司，对账单件除有供应商的公章或财务印章外，还必须由经办人员的签字，对账单列明从上月底至本月 日止所有采购明细及欠款金额。 第9条 采购专员收到供应商的对账单后，应及时做好核对工作；核对无误后，将对账单交会计人员。 第10条 会计人员根据供应商提供的明细资料，与本公司账务记载数进行逐笔核对。如果与供应商的对账单存在差异，会计主管应立即查明原因。 第11条 核对完成后，会计人员应保存好明细资料，同时双方在供应商提供的“对账确认表”上签字确认。 第12条 对账后，会计人员应编制“应付账款汇总表”，内容包括应付账款总额、应付账款明细合计数及应付款金额。 第13条 对账特殊情况处理 1.如果供应商不能提供“对账确认表”，公司可以设置“应付账款对账确认表”供双方确认，并与供应商提供的明细资料一并存档。 2.如果应付款单位或个人已三个月没有主动与本公司联系对账，会计人员应当主动或通过采购部门与应付款单位或个人对账确认。 第4章 付款结算 第14条 供应商请款 1.只有经过对账确认后的款项，供应商才能请求付款。供应商请求付款时，首先应将按要求开具的发票、本公司入库单结账联及“月结对账单”提供给采购专员（发票必须与入库单一一对应，以便核对）。 2.采购专员收到供应商提供的发票、入库单结算联、对账单后，要做好审核工作，审核无误后，填写“结算清单”，交财务部会计人员。 3.会计人员收到上述单据后，及时进行核对，相符后在“付款申请表”上签字确认，并根据采购合同约定的付款期限，注明付款日期，在所有单据上加盖核销章。 第15条 付款的审批 所有付款必须填写“付款申请审批单”。付款申请由应付会计进行核对，财务部经理进行审核，总经理进行付款审批。 第16条 出纳人员根据“结算单”付款后，盖“已付款“章，把单据返回给应付账款管理员，应付账款管理员核销应付账款。 第5章 附则 第17条 本制度由财务部制定，经总经办审批签字后通过，财务部保留对本制度额解释和修订权。 第18条 本制度自颁布之日起实施。 .4预付账款审批管理制度 企业建立预付账款审批管理制度，有利于规范企业采购账款预付和定金给付工作申请、审批、执行过程，减少采购付款风险。 预付账款审批管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了加强对预付账款的采购结算付款管理工作，减少供应商对公司资金的占压，使公司资金能够得到合理运用，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司所有预付物资的采购、结算、付款工作。 第3条 术语定义 预付账款是指公司按照采购合同或订单规定，预先支付给供应商的部分款项，以确保物资正常供应。 第2章 采购预付账款申请范围控制 第4条 预付账款的支付必须严格按照财务部规定的借款授权权限进行审批。 第5条 公司采购预付的适用范围 1.合同中明确约定以“先款后货”方式结算的账款。 2.对于较大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于 %时，采取一定预付款的形式，但是在执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。 3.合同中规定超额度进货需“先款后货”时。 第3章 采购预付账款申请审批程序 第6条 采购部与供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购的付款方式为预付款采购，经采购部经理及总经理审批后双方签订《采购合同》。 第7条 合同签订后，采购部根据公司生产、经营的实际需要发出采购订单，详细说明采购货物的数量、质量要求、技术指标要求、价格和交货日期等内容。 第8条 采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款数额，填写《预付款申请书》，报采购部经理、财务部、总经理审批。 第9条 预付款申请经总经理审批通过后，财务部按照相应程序将货款划入供应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时通知供应商查收款项并开具发票。 第10条 经验收确定货物不存在质量等问题后，采购部根据合同规定，要求供应商开具发票，经本公司校验无误后，安排支付剩余货款，并填写“应付