采购管理-采购合同制度规范.docx

采购合同制度规范 1 采购合同管理制度 企业应建立采购合同管理制度，规范采购合同的制定、审核、执行等过程，合理地规避合同风险。 采购合同管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、外协服务等类型的采购合同管理工作。 第3条 职责划分 1.采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。 2.生产部、质量管理部、技术部和财务部负责参与合同条款的公审。 3.总经理或其授权人负责合同签订工作的批准。 4.财务部负责合同原件的保管。 第2章 采购合同的编制 第4条 采购合同编制条件 本公司一次性采购物品的金额高于 元时，必须签订采购合同。外地采购也必须签订合同。 第5条 采购合同的编制程序如下图所示。  采购合同编制程序示意图 第6条 采购合同的主要内容 1.合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2.采购物品的单价、总价。 3.采购物资的数量与规格型号。 4.采购物资的品质和技术要求。 5.履约方式、期限、到货地点。 6.采购物资的验收标准和验收方式。 7.付款方式和期限。 8.售后服务和其他优惠条件。 9.违约责任和解决争议的方法。 第7条 采购合同的要求 1.合同拟订必须在供应商调查和询价、比价的基础上进行。 2.采购合同主管根据对方资信情况起草符合本制度规定的采购合同。 3.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。 第8条 采购合同审批管理 1.采购合同主管应将拟订的合同草案交相关部门审核并请其提出建议。 2.财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。 3.法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。 4分管副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。 5.总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他需要审查的内容对合同进行阅并签署意见。 6.采购部根据总经理的审阅意见修改合同文本，并将总经理审阅意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。 第3章 采购合同的签订 第9条 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同。如果委托别人代签，采购部应审验委托证明。 第10条 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。 第11条 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司在回传的合同上盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。 第4章 采购合同的执行与控制 第12条 采购合同的执行 1.采购合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物资。 2.采购部应配合质量管理部做好采购物资的进厂验收工作，当所采购的物资不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。 3.合同执行过程中，采购部要处理好公司与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，使公司在生产旺季加大物资采购时能够及时得到供应，在生产淡季时能够缩减物资采购数量或取消物资的采购。 第13条 采购合同执行记录 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。 第14条 采购合同进度控制 1.采购部应本着经济性的原则做好物资的采购进度控制工作，既能保证仓库中的采购物资库存最低，又能保证采购物资满足生产的需求。 2.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物资，如果存在加工过程周期长、变数大、监控过程比较复杂的情况，采购部应要求供应商提供进度安排，并根据进度安排与供应商进行联络和协商，确保物资能够及时运送到公司。 3.如果某供应商提供的物资将延缓公司的生产，采购部应减少在该供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 第5章 采购合同的修改与终止 第15条 在合同执行过程中，如果出现因供应商的原因造成无法按量供应采购物资的情况，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物资的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。 第16条 在合同执行过程中，若外部市场环境发生重大变化，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。 第17条 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。 第18条 有下列情形之一者，视为合同终止。 1.因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。 2.因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。 3.出现违背合同条款的状况。 4.逾期没有履行合同约定的情况。 5.发生符合合同条款中合同解除的事项。 第6章 合同纠纷的处理与合同管理 第19条 当公司与供应商出现合同纠纷时，一般可采取如下四种处理方法解决纠纷。 1.与供应商协商解决。 2.请第三方协调解决。 3.由仲裁机构进行仲裁。 4.通过法律途径解决。 第20条 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。 1.泄露合同内容。 2.私自更改合同内容。 3.丢失合同。 4.在合同签订或资料保管过程中损害公司的利益。 第21条 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。 第7章 附则 第22条 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。 第23条 本制度由采购部制定，采购部保留对本制度的解释权和修订权。 第24条 本制度经总经理、分管副总办公会议审议后执行。 2 合同执行管理制度 合同执行过程是合同管理的重点，做好合同执行管理工作可以有效防范合同风险，确保采购工作顺利开展。 合同执行管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了确保采购合同的顺利执行，降低采购合同执行过程中发生的违约事件提升采购工作的管理水平，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购合同的执行控制工作。 第3条 管理职责 1.采购部全面负责采购合同的执行。 2.法务部协助采购部进行索赔、纠纷的处理。 第2章 采购订单编制管理 第4条 采购订单编制程序 1.采购合同签订后，采购部应根据本企业生产经营需求和各部门的申请编制采购订单，经采购总监审批后交送供应商。 2.订单发送到供应商处后，采购人员应与供应商代表进行沟通，确认其收到采购订单。 第5条 采购订单内容规范 采购订单应包括以下四项内容。 1.采购物资的名称、品种、型号、规格。 2.订货总数量、分期交货数和订单号。 3.包装运输说明、到货地点、随货文件和验收方法。 4.订单生效条件和纠纷处理办法等。 第3章 订单执行跟踪管理 第6条 执行订单跟踪 供应商确认采购订单后，采购人员应进行跟踪，实施订单执行过程中的管理监控。 第7条 订单跟踪内容 具体跟踪事项主要包括以下四个方面。 1.跟踪供应商生产及备货过程，发现问题及时反馈，出现变更时应立即解决并保证准时到货。 2.随时关注生产需求变化，如生产急需则应立即与供应商协调，协助供应商完成紧急供货；如生产活动出现延缓，经采购总监批准延缓或取消订单时，采购人员应与供应商进行沟通，确认其可承受的延缓时间或中止订单操作，并协商相关赔偿事宜。 3.跟踪库存状况，保证库存水平。出现库存过高或过低时，应及时与供应商联系，制定相应采购方案，保证库存控制在合理水平。 4.跟踪物资的备货、装运过程，确保供应商发货物资的规格、数量、质量符合要求。 第4章 采购物资验收管理 第8条 物资验收步骤 1.采购人员在接收货物前应与供应商确认交货与验收时间，并保证相关事宜符合合同约定条款。 2.交货验收的地点应依照采购合同制定地点为主，若预定地点因故无法进行校验，采购人员应提前通知供应商并立即实施转移办理，确保在约定时间实施验收。 第9条 物资验收内容 采购物资的验收工作主要有以下三个方面的内容。 1.点收数量，查验交货数量是否与采购合同、订单及运送凭单相符，采购人员应进行两次数量清点，确保验收工作准确无误。 2.检验质量，确认接收物资与订购物资一直，并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求， 3.检验单证，即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。 第10条 物资验收结果处理 采购人员应根据验收结果对物资进行处理，具体处理办法如下表所示。 物资验收结果处理说明表 处理办法 适用条件 具体说明 入库 验收合格的物资 对物资进行“合格”标识，并交送仓储部办理入库手续 拒收 验收结果不符合合同条款规定的物资 通知供应商在限期内收回物资 若合同约定准许换货，则应在供应商交妥合格品后再发还 补齐 物资短损 通知供应商在限期内补齐短损物资 索赔 物资出现损坏 向供应商或运输单位索赔 第5章 采购结算管理 第11条 通知结算 采购部确认物资已验收入库后，应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。 第12条 确认到账情况 财务部完成付款后，采购人员应及时与供应商进行沟通，确认款项到账情况，执行采购合同。 第6章 合同执行变更 第13条 合同变更条件 合同执行中出现下列情况之一的，采购人员应及时向上级领导报告，并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。 1.由于不可抗力致使合同不能执行的。 2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。 3.由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。 4.其他合同约定的或法律规定的情形。 第14条 合同变更处理程序 采购合同需要变更时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。协商不成需进行仲裁或诉讼的，采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。 第7章 合同执行纪律规范 第15条 合同法律约束 采购合同签订后即生效，具有法律约束力。采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。 第16条 执行记录管理 在采购合同执行过程中，采购部应对合同的执行情况以台账形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。 第17条 违纪行为 采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为，否则将视情节轻重给予相应处分。 1.泄露合同内容或私自更改合同内容。 2.丢失合同。 3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。 第18条 合同执行违纪处理 1.合同执行过程中，相关人员违反国家和本企业相关规定，造成经济损失或其他损失的，本企业将视其性质和情节轻重，给予责任人