公文基础

公文写作基础知识 2009-08-13 16:01 国务院笑布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共了确定了“命令(令)、 决定公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共 13 关、14 个文种。 公文文种的选择根据，一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。 经常出现的错误有: 文种选择不当，混用文种，生造文种等。 几种常用文种的区别: 《一) 请示与报告 “请示”和“报告”都是上行文,是行政机关公文使用频率较商且容易混淆的文种。 常见的 间题主要有:将“请示”文种用“报告”文种旺送上级机关，请求上级机关批复《答复) ， 这样就容易内误工作。 因此,在撰写“请示”和“报告” 时，要特别注意二者之间八个方面 的区别。 一是作用不同。 “请示”是向上级机关请求指示、批准，“报告”是向上级机关汇报工作， 反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。 二是内容不同。 “请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项， “报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。 三是容量不同。 “请示”应一文一事; “报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。 四是时间不同。 “请示”应事前行文; “报告”可在事前、事中、事后行文。 五是范围不同。 “请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送; “报告” 可 以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送- 六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复 《答复) ，是办理件，下级 应在收到上级批复《答复) 后才能实施，上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可 以不答复，下级不用等待上级答复。 七是篇幅不同。 “请示”的简幅比较得，一般不超过 1500 字; “报告”的篇幅相对较长， 但一般不超过 3000 字。 八是结束语不同。 "请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示” 等, “报告" 用“专此报告”、“特此报告” 《二) 请示与函 “函”是不相求属机关之间商治工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文 “函” 可分为商函、询答函、请批函《请求批准函、审批函) 。“函” 在公文往来中使用比 较广泛,其主要作用有两个方面一是不相隶届的同系统部门之问询问和答复工作; 二是请 求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项, 不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批  淮画” 在公文撰写中,容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种, 在与平行或 不相隶属的机关行文时使用“请示” 或“报告”，是从妥的。“请示”与“请求批准函” 有 严格的区别，主要有: 是类型不同。 “请示”是上行文; “请求批准函”是平行文， 二是主送机关不同。 “请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级 “请求批准函” 的 主送机关是平行或不相求属的职能单位- 三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示; “请求批准函” 是请求批准革项职能事项- 四是行文语气不同。“请示”的用语应莉葡上级机关; “请求准函”应互相租重。 五是办复方式不同. “请示”的事项由上级机关批复下级机关; “请求批准函”的有关批准 事项由受文单位复丽【审批) 《三) 报告与总结 “报告”是上行文, 其主要作用是向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问等- “兽结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文,如在 带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等,这样的标题是不对的。 其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关《可多 头主送) ，抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于 2007 年 MX工作情况的报 告”，这样就比较规范了, 《四) 意见与建议 “意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种-可用于上行文,平行文和下行文- 作为上行文, 应按请示性公文的程序和要求办理; 作为平行文, 提出的意见供受文单位参考; 作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可 参照执行-这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种.在实际工作中,部分拟稿人往往将“工 作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如: “某某单位 2008 年 XX 工作打算” 或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排 和“工作计划”不是公文文种。 可直接使用下行文的意见文种,规范的标题应为“某某单位 关于 2008 年XX 工作的意见”。 《五) 通告与通知 “通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定 的。如: “某某单位关于 MX 的通告”。 “通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相求属机关的公文， 传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或执行的事项，任免员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是 确定的- “通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。 转发性通 知应注意标题肝肿的问题 、公文和格式 《一) 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 组成。比如。 “编阳市财政局文件”。 主要应注意的问题是: 在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位置问题，平行文、下行文 发文机关标识上边缘圣版心上边缘为 25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为 SOmm。 如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空 2 行向下依次标识。 联合行文时应合主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布， 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 《二) 发文字号  发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下室 2 行,用 3 号仿宋体字，居 中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角“ 〔] ”括入，经常册现使 用”0 “或“【】 ”或“口”。文件序号不编虚位《即 1 不编为 001) ，不加“第” 字。 《三) 签发人 上报的公文需标识签发人姓名, 平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空 1 字， 签发人丰 名居右空 1 字， 签发人用 3 号仿宋体字，俭发人后标全角由号，旧号后用 3 号构体字标识答 发姓名。经党出现的错误是，左右空格不对，使用字体不对 如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第 1 行, 其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位 签发人姓名之下按发文机关顺序依次项排- 《四) 公文标题 红色反线下室 2 行,用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完 整，排列对称，间归价当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项 资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行, 正确的分行应在“资金”后; 使用字体字号 错误，有的没有用 2 号字，有的没有用小标宋字， 行距不对，有的距离过大，有的过小- 《五) 主送机关 标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格， 最后一个主送机关名称后标 全角旧号, 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时, 应将主送机关名称移至版记 中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 《六) 公文正文 主送机关名称下 1 行，每自然笑左空 2 字，回行项格。数字、年份不能回行。 经常出现自然 段开始少室或多空- 结构层次序数, 第一层为“一、”, 第二层为“(一) ”, 第三层为“1. ”, 第四层为“(D ”- 经常出现的错误有乱用次序数, 比如“一、”以后就是“1. ”,乱加标点符号, 比如“(一)” “(D ”后面加“、” 或“1. ”园点标为“、”- 公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。 常见问题是长度单位 RM 用成“公里”，重 最单位KG 用成“公斤”. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修苹 色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字, 1定型的词、词组、成语、懒用语、纵略语或具有修色彩的词语中作为语素的数字，必须 使用汉字，如，二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、 八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届 四中全会等。 2中国历史纪年干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如，万历十五年、两袖 年十月十作日、作月十五中秋节、正月初下等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后 边用阿拉伯数字揪注公历。如。吕历阴森龙年八月二十六日 (1964年10 月1 日) 3会有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、 十一月、十二月，为避免压义，要将表示月和日的数字用间隔号“ .”隔开，并处加引号- 如: “一二八” 事迹 (1 月28 日) 、“一二*九运动”(12 月9日) 等。 涉及其他月份时， 不用间隔号，是坎使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、 十一国 庆节、“九一三"事件等。 4.。相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之问不能用下 号隔开，如，三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四下里、四十五六岁等。 5 用“几” “多”“余" “左右" “上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如， 几 千年、百多次、十余年、作万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意  义和比较意义的数字, 用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也 可以使用阿拉伯数字。 如。该省从机动财政中侠出近 2000 万元,调拨钢材 3000 多吨、水泥 30000 多吨、柴油 1400 多吨，用于农田水利基本建设。 6.公挝世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字如，公元前9 世纪、公 元前221 年、20 世纪 80 年代、公元 1949年 10 月1 日、15 时 20 分 45 秒等。 年份一般不用 简写，如，2