行政公文处理中常见的格式问题分析.docx

1行政公文处理中常见的格式问题分析国家行政机关公文处理办法以下简称办法国家行政机关公文格式以下简称格式对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准但在我们黄委系统的公文处理实际工作中仍然存在着许多不规范的现象和问题主要表现在以下几个方面1公文格式组成部分中常见的问题11眉首部分111发文机关标志黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委各市河务管理局应小于省局但有的单位字号比黄委省局都大略小于国务院发文机关标识字号应予以纠正112发文字号上行文的发文字号居左排列左空一字但这一点往往被忽略左空不是多就是少括年份应使用六角括号而经常用方括号如某黄办XX21号便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识可是有的将发文字号置于武文线上有的标识时没有右顶格到边缘113签发人有的公文将签发人标识为签发有的将签发人姓名居前如签发某某如某某签发还有的签发人姓名字体不是楷体规范的标识应为签发人用3号仿宋字体标识后用全角冒号冒号后用3号楷体标识签发人姓名114红色反线党的文件红色反线中间为一红色五角星可是有的单位党政不分行政公文也使用中间有红色五角星的反线这是不2对的12主体部分121标题常见的问题一是字体字号不规范有用黑体的有用宋体加黑的有用二号字的也有用小二号字的不一而足格式规定公文标题用2号小标宋体字二是标题中滥用书名号等标点符号办法规定除法规规章名称加书名号外标题中一般不加书名号有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来有的标题中还有顿号逗号等标点符号不伦不类122正文小标题办法规定公文正文内容结构层次为一一11格式规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字但对四个层次的标题字体没有区别建议一级标题用黑体二级用楷体三级用宋体加黑四级同正文123附件附件一般在正文之下空一行标识常见的问题是没有与正文空开一行附件名称后不加标点但是有的公文经常在名称后加句号还有就是没有在附件左上角标明附件或者附件字样124成文日期纵向与正文的距离依印章的大小而定其标准为印章盖在成文日期上上距正文不到1行的空白如空白过大就容易被加入其他内容但在实际操作中成文日期往往与正文拉的距离过大另一个常见的问题是将零写作o如二oo三年二月一日正确的写法应为二三年二月一日125印章印章要端正清晰地盖在成文日期的上方并做到上3不压正文下压成文日期的年月常见的问题是盖章不清晰不居中不端正或上下压文等还有将印章盖到成文日期以外126附注公文如有需要说明的事项要标识附注如请示需标识联系人联系电话等常见的问题是请示没有标识附注或者是附注标识的位置不规范13版记部分131主题词常见的问题是主题词词目均用黑体标引且词目之间空格不均规范的标识主题词三字用黑体词目用小标宋体3号字体词目间空一字此外还有表外词不用括起来的现象黄河水利委员会公文主题词表规定表外词用括起132抄送机关常见的问题是有的公文还将抄报和抄送分开而不是统一为抄送有的抄送机关较多回行时顶行而不是与冒号后的抄送机关对齐再有就是最后一个抄送机关经常不标句号133印发机关和印发时间印发机关和印发日期在抄送机关之下印发机关左空一字印发日期右空一字但有的单位公文经常将二者左右顶格2公文组成部分标识规则中常见的问题21排版装订公文用纸应采用国标标准a4型一般每个页面排22行每行28个字双面印刷左侧骑马装订或粘贴目前存有页面排版不整齐行数和每行字数不一左侧明订坏订订位不正等问题422页码置于版心下边缘之一行左右各一条4号一字线单页码居左空一字双页码居右空一字目的是方便阅读但有很多公文的页码一律居中还有的页码两侧没有一字线23表格公文正文中如有表格需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述正文中穿插表格往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便但有的公文中经常穿插一些表格3公文格式中常见的其他问题31数字一般情况下在公文中主要使用阿拉伯数字如表示数量长度高度面积体积重量和百分比等词词组成语惯用语缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字32名称公文中第一次出现人名地名组织机构名均应全称使用简称必须是约定俗成的规范化简称为方便行文如名称较长可在第一次使用时说明以下简称为再次使用时用简称33时间尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念如去年前天等而应写明具体的年月日公文中如出现历史朝代年号时同时加注公历年份34标点符号有将间隔号写为点号的如968洪水写为968洪水山东省志黄河志写为山东省志黄河志还有的连接号使用不规范如XX年2月26日使用连接号应占一字的位置并上下居中4规范公文格式提高公文质量的措施41提高认识加强领导5规范公文格式防止格式的随意性维护其规范的体式对于进一步提高公文的处理效率推动机关正常工作的开展有着十分重要的意义各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义各级要加强对公文处理工作的领导不仅明确分管领导分管安排业务精责任心强的文秘人员专职从事公文的审核而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守42加强文秘队伍建设适应新形势下公文处理工作的需要必须建设一支思想素质好工作业务硬勇于吃苦乐于奉献的文秘队伍加强文秘人员的政治理论学习不断提高他们的理论和政策水平使之认识到文秘岗位肩负的重任树立一丝不苟精益求精的工作作风增强干好工作的自觉性加强文秘人员的业务培训积极创造条件支持文秘人员参加业务知识的培训学习尽快提高业务素质43健全制度规范程序各级各单位应根据办法和上级的实施意见相应制定本单位公文处理的实施细则建立健全有关的公文处理制度严格发文处理中的拟稿审核校对印制等每一道程序做到有章可依照章办事形成公文处理规范化的运行机制坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则防止政出多门对某些格式问题要做出统一规定保证规范的公文格式落到实处