信息化管理制度.docx

信息化管理制度 第一章总则 第一条为加强公司信息化建设，规范公司信息化管理，通过计算机及相关设备管理、OA系统管理、网络建设管理和信息系统安全管理的控制，降低公司管理成本，提高工作效率和管理水平，最大程度满足公司管理和经营活动对信息管理的需求，特制定本制度。 第二条本制度适用于公司信息化硬件、软件、系统、数据和安全等管理工作，指导公司的网络使用管理和维护工作，为公司的信息化系统健全完善和数据安全工作提供切实有效的方案。 第三条公司信息化管理实行统一管理、分项负责、责任到人的管理机制。 第四条本制度适用于海南省桂林洋热带农业公园有限公司。 第二章管理原则、分工及职责 第五条信息化管理原则及职责 （一）企业的信息化管理一般遵循以下基本原则： 1、战略导向原则：信息化管理应纳入到企业本身的发展战略中，要与企业未来的目标管理发展充分结合，信息化规划要适合企业的发展规模和发展阶段需要。 2、提前规划原则：企业信息化需要以发展的眼光，站在企业优化的高度，做好对公司信息化的中长期规划。 3、分步实施原则：公司的信息化建设工作由信息化职能部门进行整体统一规划，具体实施将采取按计划分阶段逐步实施的过程。 第六条信息化管理分工及职责 （一）公司成立信息化管理小组（以下简称信息小组），行政人事部分管领导任组长，行政人事部IT主管及相关人员为组员，负责建立健全公司信息化管理体系，组织制定和实施公司信息化管理的规章制度；监督、检查、指导公司各部门信息化建设、运行维护及管理工作。 （二）行政人事部是公司信息化管理常设机构（以下称信息化职能部门）。负责组织拟定公司信息化管理规章制度和管理流程，承办公司信息化设备的采购、调配与回收，组织信息化设备的安装、调试及技术支持，负责公司办公自动化系统(以下简称0A系统)建设、运营、维护和信息资源管理工作和计算机网络的组建、日常管理、使用、维护；统筹公司信息安全管理，组织公司信息化管理的知识培训，处理公司各类信息系统故障等。 （三）公司各部门分别负责权限内信息化设备设施的日常使用、维护管理和软件系统维护及信息收集、汇总、整理、申报及信息安全管理工作。 （四）公司各使用部门应指定专人负责本部门信息化管理工作。 第三章软硬件管理 第一节计算机及相关设备管理 第七条行政人事部负责公司各职能部门计算机及相关信息系统设备的配置技术标准等管理。 第八条公司因工作需添置计算机及其他设备，应先根据项目情况和公司计划管理规定编写《配置需求计划》或《固定资产申购单》，计划应详细说明使用目的、使用软件情况、配置计算机及外设数量、设备设施配置标准。提交到行政人事部审核后，履行公司采购计划审批程序。 第九条需求计划经批准后，采购依据公司管理分工和采购规定，硬件设施采购由行政人事部负责办理，软件由申请部门会同行政人事部办理，所有信息化设备设施的型号、性能数据、厂商、供货商、购买日期等详细数据及软件信息，各使用部门均应以书面的形式提供给行政人事部备案。 第十条行政人事部负责收集计算机及网络设备的最新市场行情信息，提供建议和方案，并负责对采购的设备进行验收。 第十一条各使用部门应加强信息化设备设施(含软件)的管理，落实专责制，严禁私自处置。如计算机或网络设备出现故障，知情人员及时告知信息管理人员，由技术人员进行现场处理并给予修复，对不能进行修复的设备，由技术人员明确故障原因，送外部机构进行维修处理。 第十二条公司各使用部门负责本部门计算机及辅助设施的日常维护工作，确保设备在使用期内正常使用。 第十三条计算机及辅助设施在使用中由于人为原因造成损坏，损失由当事人部门进行赔偿或由当事人赔偿。 第十四条公司各部室的计算机及辅助设施变更后，行政人事部应登记备案。 第十五条公司计算机设备的日常维修工作由行政人事部IT人员负责，维修和更换部件相关费用列入申请部门费用。 第十六条信息设备的淘汰、报废由使用部门提出申请，行政人事部审核，经公司主管领导审批后，行政人事部负责淘汰或报废设备的回收、处置。 第二节软件系统管理 第十七条0A系统使用规范 1、OA系统正式运行后，所有用户应长期登陆OA系统办公,至少每个工作日上午上班后一个小时内，下午下班前一个小时进入系统浏览一次。如因出差或请假者，应指定授权代理人处理，以保证文件正常流转和信息的及时传送，不得耽误工作的推进。 2、文件审批时间按工作日算，一个工作日为7小时。文件审批时间限制，见表1： 文件属性 部门 相关部门 业务分管领导 常务副总 总经理 普通 ≤1天 ≤1天 ≤1天 ≤2天 ≤2天 紧急 ≤4小时 ≤4小时 ≤4小时 ≤1天 ≤1天 （表1） 3、紧急文件审批只用于文件审批表、付款审批表、合同会签表。新建文件发起时系统默认状态为“普通”文件，如果是“紧急”文件请手动选择。 4、各部门在任何情况下不准搁置文件流转，可以填写不同意见，如相关部门与业务分管负责人超出审批时限,直接流转到下个审批环节，未按时审批文件的相关部门，应承担相应的责任。 5、OA系统由行政人事部门IT主管负责管理和维护，系统的帐号由行政人事部分配需求，由IT主管进行帐号权限的分配。 6、公司各部门根据工作需要，向行政人事部提出新增或修改软件相关系统模板。行政人事部根据各部门需求情况制定相应表单、流程。 第十八条公司QQ、微信群管理规范 1、各类工作群管理由行政人事部负责，加入群内成员一律实名制,初入职员工由群管理员或公司员工邀请加入,各类群名称与群号见表2：为例 类型 对象 管理部门 名称 备注 微信 管理层 行政人事部 农业公园管理群 加入需管理员或员工邀请 员工 行政人事部 农业公园公司群 QQ 员工 行政人事部 农业公园公司群 群号 （表2） 2、公司QQ、微信群用于平时工作或生活交流沟通，信息共享。 3、严格保守公司秘密，对业务通报、群内信息、工作内容等敏感信息严禁转发给非相关人员。 4、交流中，禁止诋毁公司及其各部门和员工形象，禁止出现有违社会公德、不文明、侮辱性及涉人身攻击性语言。 5、对于公司对外宣传分享的信息，每个群的成员都有义务分享到朋友圈，增加活动效果或公司影响力。 6、工作群中要积极散播正能量，禁止散播负面信息。 7、严禁在群内发布商业广告及其他有害信息。 第十九条微信公众号管理规范 1、微信公众号由行政人事部负责（部门负责人林传贤），日常管理维护由行政人事部或运营事业部营销中心负责。 2、各类信息发布由部门提供资料（电子档），通过OA系统发出申请，部门负责人和分管领导审核后再由公众号管理部门负责人审核批准，由管理员发布信息，如发布的信息涉及到政府部门需由总经理审批。 3、任何人未经批准，不得随意发布信息或更改页面版式画面及文字内容。 4、对发布的信息，网站或微信公众号管理员要以电子文档的形式备份后永久保留。 5、严禁任何媒体、个人或组织以任何形式在未经本公司书面授权的情况下修改本网站内容，或链接、转贴或以其他方式复制用于商业目的，前述行为均将构成对本网站版权之侵犯，一经发现，将依法追究其法律责任。 第二十条企业邮箱管理规范 2、企业邮箱由行政人事部IT主管负责管理，如设置部门、分配帐号、设定二级管理员与用户培训等。 3、企业邮箱仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情，不得利用企业邮箱进行任何不利于公司的行为。 4、员工对外往来邮件须使用企业邮箱。 5、邮箱用户不得将其帐号、密码告知他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即向行政人事部汇报。 6、定期更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率。 第二十一条短信平台管理规范 1、短信平台由行政人事部IT主管负责申请开通、费用缴纳、通讯录导入等工作。 2、各部门使用短信平台必须通过OA系统申请，添加发送内容附件，由部门负责人审批后到业务分管负责人审批发送，如对外客户发送需总经理审批。 3、发送短信注意事项。 3.1发送短信内容尽量控制在70字以内（一条短信70个字符，包括标点符号），平台最多一次发送400字符； 3.2短信发送对象可在系统通讯录里面选择或者手动输入手机号码。 4、短信平台是公司除OA、工作群之外的又一个重要联系平台，其发布的信息具有同等地位，涉及的相关要求及内容必须遵守或执行。 第三节网络建设与网络资源管理 第二十二条行政人事部根据公司对网络的需求，统一规划，制定相应方案报相关领导负责人审批后组织实