合同管理制度.doc

陕西广源建筑有限责任公司合同管理规范21目的22范围23职责24方法与过程控制包括一般规定合同订立的管理合同履行的管理合同档案的管理及其他规定241一般规定242合同订立的管理343合同履行的管理644合同档案的管理745其他规定85表格9陕西广源建筑有限责任公司工程合同审批表10陕西广源建筑有限公司工程付款审批表11陕西广源建筑有限责任公司工程合同摘要表12陕西广源建筑有限责任公司工程合同执行情况评估表13陕西广源建筑有限责任公司考察发包商结果审批表15廉洁合作协议16工程变更的流程18工程变更申请报告单20陕西广源建筑有限责任公司合同管理规范1目的为加强本公司项目的工程合同管理规范工作流程维护公司权益根据陕西广源建筑有限责任公司合同管理规范制定本管理办法2范围本管理办法适用于陕西广源建筑有限责任公司3职责31陕西广源建筑有限责任公司总部财务管理部成本管理组负责对本管理办法的制订修改解释指导监督检查32陕西广源建筑有限责任公司所属公司负责签订履行工程合同的人员包括经办审批资料管理等贯彻执行本管理办法4方法与过程控制包括一般规定合同订立的管理合同履行的管理合同档案的管理及其他规定41一般规定411本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品如土建安装装饰园林环境等的合同勘测监理造价咨询委托类合同参照本管理办法执行土地材料设备采购设计类合同则另按有关管理办法执行412陕西广源建筑项目的工程合同管理必须遵循以下原则4121合法性原则工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定使得公司的权益能够依法受到保护4122合同书原则工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利义务和责任但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理4123事前签订原则工程合同应在经济事项发生前签署禁止工程类业务未签署合同即先行施工4124招标原则本原则包括以下两方面含义采用招标方式确定合作方除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定1某项工程产品业已经过陕西广源建筑有限责任公司审批确定了长期合作伙伴关系2某些政府垄断工程3属于陕西广源建筑有限责任公司工程招标管理办法规定的适用情形经详细填写陕西广源建筑有限责任公司考察结果审批表详见附件并按规定经公司有关负责人集体会签批准后方可采用考察对比的方法确定合作方合同随附招标文件拟签合同正文及其补充协议包括设计变更与现场签证协议工程保修协议廉洁合作协议应作为招标文件之附件一并发给投标单位投标单位需对其进行确认4125利益明晰原则合同应清楚地界定描述各方的权利和义务以杜绝模糊歧义推诿扯皮现象合同中尤其应有明确的可以界定清楚的合同价款结算办法及付款方式如果合同价款可能调整则应明确调整依据调整方式如何计价总价如何最后确定等并就设计变更与现场签证的有效性可控性作出明确规定42合同订立的管理421标准示范合同在招标招标文件附件及合同签署时工程合同应尽量应用合同标准文本4211总部有关部门将就房地产业务逐步建立统一的合同标准文本各公司应予采用4212合同标准文本内容尽量采用示范文本条款模式内容分为协议条款通用条款补充条款和附件其中协议条款根据具体业务对象的不同而定通用条款适用于所有的同类合同补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款通用条款中未尽事宜4213如当地政府部门有强制性规定可按当地政府部门标准合同执行但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容4214如公司尚未制定合同标准文本可以延用以往的合同但经办部门应联系成本管理部工程管理部财务管理部办公室法律组尽快制定相应的标准合同4215当客观条件发生重大变化原有合同标准文本不再适用时业务部门应及时提出与相关部门共同修改422合同的经济条款应包括但不限于以下内容4221合同价款或委托酬金采用招标方式选择合作方的应以双方确定的最终报价作为合同金额提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款如果是采用费率折扣方式确定合同价款合同中应明确费用计取的依据主材价格计取办法并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款以及就确定后的合同价款签署补充协议4222为防止承包单位高估结算应与承包单位在工程合同中约定控制办法比如报送的结算造价最终核减额在审核总价5以内含5的造价咨询酬金由发包单位支付若结算造价最终核减额超出5则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额10含10时承包单位除造价咨询酬金外发包单位应进一步扣款扣款比例金额各公司自定直至取消今后的投标资格且应在工程结算通知单强调此内容4223计价依据工程类合同应将施工图预算书作为合同的组成附属部分合同附属文件一般还包括招标文件投标文件答疑文件等并应在合同条款中明确以下问题包干形式定额标准取费方法发包单位分包工程甲供发包单位材料设备发包单位限价的范围和种类人工材料机械台班的价格及其价差的结算办法总分包的关系配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等开办费施工组织措施费扰民费文明现场施工费赶工费等费用的取舍计取办法及其包括的具体范围4224设计变更及现场签证合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据结算核价办法对于承包单位可依据陕西广源建筑有限责任公司设计变更和现场签证管理办法的规定与其另外订立关于设计变更现场签证的协议4225总价结算办法工程类合同可在合同中明确规定按结算合同价或预算造价材料价差设计变更现场签证增加项目减少项目奖励罚款确定结算总价4226结算和付款办法合同应明确规定验收及付款办法保修维护办法及保修金处理办法进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额不采用分月审核进度款的方法各期进度款累计不应超过总造价的80无准确施工图预算或无准确合同总价时应充分考虑付款风险尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款以防超付4227廉洁合作约定为维护公司利益防止黑幕保护职员在工程或其他高金额的合同中应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议4228保修协议对施工合同为保证工程质量保护公司利益应与承包单位另外签署工程质量保修协议作合同的补充协议423合同起草谈判与签署的主要职能部门工程管理部负责工期质量等技术部分的起草谈判和合同签署成本管理部负责其中的合同价款计价方式付款方式等经济部分工程的起草和谈判424合同审批流程通过招标确定合作方后由主办工程师填写合同审批表在征得有关职能部门同意会签后上报分管副总总经理审批合同审批应按照合同的审批流程工程合同审批流程如图一所示图中实框为必经流程虚框为按实际情况选择之流程工程合同审批流程425为提高合同审批的效率公司领导职能部门经理可根据实际情工程管理部项目部复核签字驻项目部造价工程师复核签字主办工程师填写合同审批表招标确定合作单位主办工程师造价工程师共同确定合同格式法律组审核非标准合同成本管理部复核签字财务管理部复核签字分管副总复核签字总经理批示签字办公室等存档下发执行况需要在自身职能范围内对于某些类别一定金额以下的工程合同在不违反有关规定的前提下可对下级部门或人员作一定的授权但授权人仍为责任人43合同履行的管理431合同的交底在合同签订之后一般要求至少就主体合同填写陕西广源建筑有限责任公司合同摘要表发至各部门并向工程成本采购等有关人员进行合同讲解交底说明工期质量工程范围付款方式发包单位职责即甲供材料设备甲方限价甲方分包等范围总分包的关系等以便各岗位人员协调配合金额较小的合同交底可只填写陕西广源建筑有限责任公司工程合同摘要表发送到相关部门的有关人员以便执行432合同款支付4321项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办填写付款申请单工程付款审批表等经相关职能部门审核公司领导审批后支付合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程工程进度款的支付流程如图二所示图中实框为必经流程虚框为按实际情况选择之流程工程付款审批流程工程管理部复核签字4322对保修金等余款的支付办法应作明确规定除一般保修金外可承包单位报付款申请报告附所需付款依据监理审核形象进度附质量等说明现场工程师复核驻项目部造价工程师复审现场工程师填写工程付款审批表分管副总或总监签字财务管理部复核签字成本管理部复核签字项目经理复核签字总经理签字财务开支票并登记成本管理部登记实际完成和付款台账项目部合同管理员登记台账在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金433合同变更的管理合同订立后因客观条件发生变化需要变更合同内容的或者承包单位提出变更要求的经办人员应及时向部门经理请示报告部门经理同意变更的经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款再按照合同订立的有关程序办理严禁擅自变更合同434合同结算4341当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成并且通过验收达到了工程结算条件由主办工程师协助合作方收集整理结算资料填写工程结算申请表4342如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等主办工程师应在结算申请表中作出详细说明及处理意见4343由成本管理部负责按合同确定的结算方式办理结算并特别注意奖罚条款的执行如工期奖罚质量奖罚安全奖罚等承包方承诺让利各项费用的计取或扣除如水电费扣款项目保修金等承包单位多报领的甲供材料变更签证未如实实施的部分钢材实际用量主材价格等4344工程结算的具体方法按陕西广源建筑有限责任公司工程预结算管理办法执行4345工程结算要注意结算资料的及时整理分类归档保存435合同执行情况的评估主体合同等金额较大的合同执行完后应由合同主办部门对发包单位的合同管理工期质量成本配合等承包单位的工期质量成本配合等进行总结并填写陕西广源建筑有限责任公司合同执行情况评估表44合同档案的管理441合同文本保管应遵循及时整理分类归档保存以便复查442合同文本原件包括合同文本相关补充协议合同审批表等应由办公室专人妥善保管工程管理部成本管理部财务管理部项目部应备有合同文本等资料的复印件443公司有关职能部门应全面运用成本管理软件设立合同管理台帐系统地填报合同的签定履行结算等动态情况444公司合同专用章由专人管理经法人代表或其授权人签署同意后合同文本才能加盖专用印章并作相应的用章登记同时要求承包单位盖有有效印章的同时其法人代表或法人代表授权人还需签字每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章445工程合同编号4451合同应该由专人连续统一编号因主合同的变更解除等订立的补充协议按主合同类别编号因补充合同中可能涉及其他类别的内容合同有关部门皆应采用统一编号4452以公司为买方或卖方合同按内容可分为六大类土地合同总承包合同一般施工合同材料设备采购合同专业分包合同劳务分包合同4453合同编号次序为项目名称及期或区栋不能确定具体期别列入跨期待分摊分类流水号按订立日期编制流水号如四季花城二期施工003号四季花城跨期待分摊前期001号等4454成本管理部财务管理部在合同分类登记时还应对每份合同按总部成本核算科目进行归属以便动态反映工程成本发生情况446关于合同的保管期限保密销毁等具体规定按照陕西广源建筑有限责任公司合同管理规范执行45其他规定451本管理办法陕西广源建筑有限责任公司所属公司务必严格执行如在执行过程中与实际情况确有不适合之处执行部门可根据实际情况作修改之请示报经总部财务管理部成本管理组核实后经总部分管领导批准后方可实施452本管理办法自2001年6月1日起执行5表格0305F1陕西广源建筑有限责任公司工程合同审批表0305F2陕西广源建筑有限责任公司工程付款审批表0305F3陕西广源建筑有限责任公司工程合同摘要表0305F4陕西广源建筑有限责任公司工程合同执行情况评估表0305F5陕西广源建筑有限责任公司考察承包商结果审批表6支持文件0305001廉洁合作协议0305002工程质量保修协议陕西广源建筑有限责任公司工程合同审批表编号0305F1表格生效日期20年月日序号项目名称填写日期年月日工程名称合同编号合同类别总承包类一般施工类专业分包类劳务分包类签约单位甲方乙方丙方合同内容概要承包范围合同价款及及单方造价计价方式付款方式工期质量要求保修约定经办部门说明合作单位情况选择理由招标资料编号考查审批表编号目标成本总额与合同价款差异数额成本差异说明会签栏项目部法律组工程管理部成本管理部陕西广源建筑有限公司工程付款审批表编号0305F2表格生效日期年月日序号项目名称填写日期年月日合同名称合同编号收款单位全称开户银行帐号合同签约总价款元调整后的合同总价款元截止目前累计已付款元目前合同未付金额元本次承包单位申请支付金额元我方月度资金计划中所列本次计划付款额元本次我方拟付金额人民币元小写大写付款理由本次付款合同条款摘要合同履行情况进度质量配合等付款金额简要计算过程会签栏项目部经办人经理工程管理部经办人经理成本管理部经办人经理陕西广源建筑有限责任公司工程合同摘要表编号0305F3表格生效日期年月日序号项目名称填写日期年月日合同名称合同编号承包单位发包单位序号内容摘要1工程范围2合同总价及计价方式3工期及付款4质量要求5甲供材料及设备6甲方限价材料及设备7甲方分包8三方合同备注9其他经办人经办部门陕西广源建筑有限责任公司工程合同执行情况评估表编号0305F4表格生效日期年月日序号项目名称填写日期年月日合同名称合同编号承包单位发包单位资质等级序号内容经验教训总结1合同订立招投标合同的规范性等2工程质量控制3施工工期控制4工程成本控制5合作配合情况6其他情况对施工单位的综合评价优秀良好一般较差是否推荐列入合格合作伙伴数据库是否1质量控制优秀良好一般较差填表负责人签字2工期控制优秀良好一般较差3合作配合优秀良好一般较差4报价合理优秀良好一般较差5现场管理优秀良好一般较差6技术实力优秀良好一般较差7经济实力优秀良好一般较差